Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Sub Bidang Sekretariat Pada Kantor Badan Pendapatan Daerah (BAPENDA) Kabupaten Tulungagung
ARCHIVE MANAGEMENT AT THE OFFICE OF THE REGIONAL REVENUE AGENCY (BAPENDA) OF TULUNGAGUNG REGENCY
Dalam era tata kelola pemerintahan yang semakin menuntut transparansi dan efisiensi, arsip memegang peran strategis sebagai sumber informasi, bukti hukum, dan dasar pengambilan keputusan yang akurat. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya mencerminkan profesionalisme suatu organisasi, tetapi juga menjadi indikator kualitas pelayanan publik. Namun, pengelolaan arsip dinamis aktif pada Sub Bidang Sekretariat Kantor Badan Pendapatan Daerah (BAPENDA) Kabupaten Tulungagung, masih menghadapi sejumlah hambatan seperti keterbatasan ruang penyimpanan, ketiadaan sistem peminjaman arsip yang formal, serta minimnya pemeliharaan arsip secara rutin. Situasi ini menjadi urgensi tersendiri untuk dilakukan penelitian mendalam guna mengevaluasi efektivitas pengelolaan arsip dan mengidentifikasi solusi strategis yang dapat diterapkan untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan teknik observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Analisis data menggunakan model Miles dan Huberman melalui tahapan reduksi, penyajian data, dan penarikan kesimpulan, serta validasi dengan triangulasi.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa meskipun seluruh tahapan pengelolaan arsip telah diterapkan mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan implementasinya belum optimal. Penciptaan arsip masih manual tanpa dukungan sistem digital resmi, seperti aplikasi ”Sri Kandi” . Prosedur peminjaman belum tertata, menyebabkan risiko kehilangan dokumen. Pemeliharaan terkendala ruang, ketiadaan pengkodean, dan jadwal rutin. Evaluasi penyusutan arsip juga belum dilakukan secara berkala. Ditemukan adanya kesenjangan antara praktik dan standar pengelolaan arsip. Oleh karena itu, disarankan pelatihan kearsipan bagi pegawai, penggunaan sistem pencatatan digital, pembentukan aturan peminjaman arsip, pemeliharaan rutin dengan penataan terlabel, serta penambahan arsiparis. Penyusunan dan penerapan SOP untuk tiap tahapan pengelolaan arsip juga menjadi rekomendasi utama.
Kata Kunci: pengelolaan arsip, dinamis aktif, badan pendapatan daerah kabupaten tulungagung.
In an era of governance that increasingly demands transparency and efficiency, archives play a strategic role as a source of information, legal evidence, and a basis for accurate decision-making. Good archives management not only reflects an organization's professionalism but also serves as an indicator of the quality of public services. However, the management of dynamic archives in the Secretariat Sub-Division of the Regional Revenue Agency (BAPENDA) Office in Tulungagung Regency still faces several obstacles, such as limited storage space, the absence of a formal archives lending system, and minimal routine archives maintenance. This situation urgently requires in-depth research to evaluate the effectiveness of archives management and identify strategic solutions that can be implemented to improve organizational performance.
The research method used was qualitative, using observation, interviews, and documentation studies. Data analysis employed the Miles and Huberman model, encompassing the stages of data reduction, data presentation, and conclusion drawing, as well as validation through triangulationn
Evaluation of archive depletion has also not been conducted regularly. A gap was identified between archive management practices and standards. Therefore, it is recommended that employees receive archiving training, use a digital recording system, establish rules for borrowing archives, routine maintenance with labeled organization, and recruit additional archivists. The development and implementation of standard operating procedures (SOPs) for each stage of archive management are also key recommendations.
Keywords: archive management, active dynamic, regional revenue agency of tulungagung regency.