Keefektifan penerapan sistem kearsipan subjek untuk temu kembali arsip di kantor kecamatan balongpanggang gresik

The Effectiveness of the Application of the Subject Archive System for Archive Retrieval at the Balongpanggang Gresik District Office

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis keefektifan penerapan sistem kearsipan subjek untuk temu kembali arsip di kantor Kecamatan Balongpanggang Gresik. Subjek penelitian adalah 4 pegawai Bagian Umum dan Kepegawaian kantor Kecamatan Balongpanggang Gresik, sedangkan 1 orang Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dan 1 orang pegawai Bagian Umum dan Kepegawaian sebagai triangulasi sumber. Teknik pengumpulan data menggunakan angket dan wawancara, sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa untuk indikator keefektifan penerapan sistem kearsipan subjek dapat disimpulkan sebagai berikut: 1) kegiatan pencatatan dan menghimpun arsip dilakukan karena sistem kearsipan subjek dianggap mudah dipahami dan dikuasai oleh pegawai; 2) arsip yang selalu digandakan menjadi 2 dimana satu diserahkan untuk pimpinan, dan satu disimpan oleh Bagian Umum dan Kepegawaian untuk diarsipkan; 3) bukti peminjaman arsip dilakukan melalui beberapa prosedur, diawali dengan peminjam menuju ke petugas administrasi untuk mencatat keperluan di buku agenda, setelah itu petugas akan membuatkan surat peminjaman dan diserahkan ke pimpinan untuk meminta persetujuan; 4) pengontrolan dilakukan agar arsip yang sifatnya biasa tidak menumpuk dan mengurangi ruang penyimpanan. Sedangkan untuk indikator temu kembali arsip dapat disimpulkan sebagai berikut: 1) sistem kearsipan subjek yang dilakukan sudah 80% karena mudah dipahami dan sesuai dengan standar operasional prosedur, sehingga mempermudah pegawai dalam menemukan kembali arsip yang sedang dibutuhkan; 2) sistem penyimpanan yang digunakan diklasifikasikan berdasarkan pokok surat dimana dibagi menjadi beberapa jenis seperti arsip vital, arsip penting, dan arsip biasa; 3) penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet dan snellhecter dimana kedua alat tersebut memiliki harga ekonomis; 4) keamanan yang dilakukan yaitu arsip yang sudah diklasifikasikan diletakkan ke dalam snellhecter, setelah itu dimasukkan ke filing cabinet agar arsip dapat cepat diketemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan; 5) arsip yang ada ditempatkan di lemari penyimpanan arsip di ruangan khusus yang ada di kantor kecamatan untuk mempermudah penemuan kembali arsip; 6) sistem kearsipan subjek yang digunakan sudah sesuai dengan standar prosedur penyimpanan arsip; 7) pegawai Bagian Umum dan Kepegawaian sudah berpengalaman menangani kearsipan sehingga memahami sistem kearsipan subjek dan cepat dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.

Kata Kunci: keefektifan; sistem kearsipan subjek; temu kembali arsip.

This study aims to analyze the effectiveness of the application of the subject archive system for archive retrieval at the Balongpanggang Gresik District office. The research subjects were 4 employees of the General and Personnel Section of the Balongpanggang Gresik District office, while 1 Head of the General and Personnel Sub-Section and 1 General and Personnel Division employee as source triangulation. The data collection techniques used questionnaires and interviews, while the data analysis techniques used were data reduction, data presentation, and conclusion drawing. The results of the study indicate that for indicators of the effectiveness of the application of the subject archive system, it can be concluded as follow: 1) recording activities and collecting archives are carried out because the subject archive system is considered easy to understand and master by employees; 2) archives that are always duplicated into 2 where one is submitted to the leadership, and one is kept by the General Affairs and Personnel Section for archiving; 3) proof of borrowing archives is carried out through several procedures, starting with the borrower going to the administrative officer to record the needs in the agenda book, after that the officer will make a loan letter and submit it to the leadership for approval; 4) control is carried out so that archives of an ordinary nature do not accumulate and reduce storage space. As for the archive retrieval indicator, it can be concluded as follows: 1) The subject archive system that has been carried out is 80% because it is easy to understand and in accordance with standard operating procedures, making it easier for employees to find files that are needed; 2) The storage system used is classified based on the subject of the letter which is divided into several types such as vital archives, important archives, and ordinary archives; 3) archive storage using filing cabinets and snellhecter where both tools have an economical price; 4) The security carried out is that archives that have been classified are placed in a snellhecter, after that they are put into a filing cabinet so that the archive can be quickly found again if needed at any time; 5) the existing archives are placed in an archive storage cabinet in a special room in the district office to facilitate archive retrieval; 6) The subject archive system used is in accordance with standard archive storage procedures; 7) General and Civil Service employees are experienced in handling archives so that they understand the subject archive system and are quick to find back the files needed.

Keywords: archive retrieval; effectiveness; subject archive system.