Inovasi Layanan Pensiun Melalui Aplikasi E-HRM di Balai Diklat PUPR Wilayah VI Surabaya (Studi Pada Bidang Tata Usaha)

Innovation of Retirement Services Through E-HRM Application in Education and Training Center of PUPR Region VI Surabaya (a study of the administrative)

Abstrak

Pelayanan pensiun secara manual atau langsung dianggap kurang efektif karena banyak pegawai yang mengeluh jika hal tersebut membuang-buang waktu dan prosesnya lama. Balai Diklat PUPR Wilayah VI Surabaya akhirnya mengeluarkan terobosan baru dalam pelayanan kepegawaian terkait pensiun pegawai yaitu inovasi layanan pensiun melalui aplikasi E-HRM. Tujuan dari dilakukannya penelitian adalah mendeskripsikan bentuk inovasi layanan pensiun melalui aplikasi E-HRM dalam meningkatkan pelayanan kepegawaian yang ada di Balai Diklat PUPR Wilayah VI Surabaya. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif. Fokus pada penelitian ini yaitu teori mengenai faktor yang menentukan keberhasilan inovasi menurut Cook, Mathew & Irwin (dalam Anggadwita dan Wawan, 2013:309). Subjek pada penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data (purposive sampling). Kemudian teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dokumentasi. Dan yang terakhir dalam teknik analisis datanya menggunakan teori dari Sugiyono (2012:246-252) meliputi pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa keberhasilan inovasi layanan pensiun pegawai ini meliputi, (1) Kepemimpinan, ditunjukkan bahwa pemimpin melakukan berbagai perbaikan agar dapat memberikan kepuasan pada pengguna layanan ini, seperti adanya sosialisasi yang diadakan setiap tahun. (2) Manajemen organisasi yang meliputi strategi yang digunakan Balai Diklat PUPR Wilayah VI Surabaya untuk memberikan pelayanan yang memuasakan yaitu dengan pembentukan tim untuk pengecekan jaringan wifi secara rutin. (3) Manajemen resiko berkaitan dengan kestabilan server yang sudah teratasi dengan pengajuan SK pensiun yang dilakukan jauh hari, dan juga terkait manajemen pada username dan password untuk perlu dilakukan perbaikan. (4) Kemampuan sumber daya manusia dalam pelaksanaan inovasi ini sudah baik akan tetapi penggunanya kurang berpartisipasi dalam pembaharuan data mereka. (5) Teknologi yang digunakan pada inovasi ini sudah sangat canggih terlihat dari adanya dua cara untuk mengakses aplikasi ini yaitu melalui laptop maupun mobile apps yang bisa diunduh melalui playstore ataupun appstore. Adapun saran yang harus diberikan yaitu, (1) Balai Diklat PUPR Wilayah VI Surabaya bisa mempertahankan apa yang sudah dilaksanakan dengan baik. (2) Perlu adanya aturan tegas mengenai kewajiban pengguna layanan ini yaitu pegawai, untuk selalu rutin dalam memperbaruhi data-data mereka dengan lengkap dan benar. (3) Sebaiknya Balai Diklat PUPR Wilayah VI Surabaya dalam pelaksanaan inovasi layanan ini tidak menseragamkan username dan password pegawai sesuai NIP mereka, melainkan harus mengacu dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh pusat untuk melindungi data para pegawai.

          Kata Kunci: Layanan Pensiun , Inovasi, Aplikasi E-HRM         

Abstract

Retirement services is considered ineffective since many employees are complained that it is waste of time even it takes long process both manually or immediately. Education and Training Center of PUPR Region VI Surabaya eventually make a new innovation of employment services related to retired employees through E-HRM application. The aim of the study is to describe the innovation of retirement services through E-HRM application in attempt to enhance the employment services in the Education and Training Center of PUPR Region VI Surabaya. This study used descriptive qualitative method. This study will focus on the theory of innovation success factors by Cook, Mathew and Irwan (in Anggadwita and Wawam 2013:309). The subject of this study used the data collection technique (purpose sampling). The data collection techniques consist of observation, interview, and documentation. In order to analyse the data, the study used the theory proposed by Sugiyono (2012:246-252) consist of data collection, data reduction, data presentation and conclusion. The result of this study shows that the success of innovation the retirement services all include, (1) Leadership, it show when the leader make some improvement in order to provide satisfaction for the customers which held the socialization every year, (2) Management Organization, consist of the strategy used by Education and Training Center of PUPR Region VI Surabaya to provide satisfying services is creating a team to control WiFi connection regularly, (3) Risk management, it is related with the stability of server that has been resolved with proposing a retirement policy, it is also related with the management of username and password that should be repaired, (4) Human Resources, the ability of human resources is already good but, the implementation is inadequate in attempt to update their data. (5) Technology, the technology used in this innovation is sophisticated since the two ways to access the application through laptop or mobile apps that can be downloaded in Playstore or Appstore. Through this study, the researcher give some suggestions, they are: (1) Education and Training Center of PUPR Region VI Surabaya should be able sustain that has been done well. (2) Therefore, there should be required of strict rules regarding this service`s user obligations: employees, in order to update their data completely and correctly. (3) Education and Training Center of PUPR Region VI Surabaya should be no unnecessary used the same username and password according to their employees` NIP, it should be refers to the rules that has been established by the agency to protect their data.

          Keywords: Retirement services, Innovation, E-HRM Application