TATA RUANG KANTOR DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTASURABAYA (Studi Pada Bidang Akuisisi Deposit dan Pengolahan )

OFFICE SPACES IN THE LIBRARY AND ARCHIVES OF SURABAYA CITY
(Study in the field of acquisition deposit and processing)

Kantor merupakan tempat karyawan melakukan aktifitas kerjanya. Kantor memiliki fungsi sebagai pusat saraf administrasi dan perencanaan kebijakan, pelayanan yang menghubungkan antar bagian dalam organisasi, mengawasi dan mengkoordinasi seluruh kegiatan organisasi. Dalam sebuah kantor, keberadaan tata ruang kantor penting bagi pegawai. Para pegawai akan mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan baik apabila terdapat tempat yang mendukung dan juga memadai. Penataan tata ruang yang baik dan benar akan berdampak positif bagi pegawai yaitu menambah produktivitas dan efisiensi pegawai dalam bekerja. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan selain bentuk tata ruang kantor yaitu asas-asas tata ruang kantor dan faktor-faktor dalam lingkungan kantor. Tujuan dari penelitian ini adalah mendeskripsikan Tata Ruang Kantor di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya (Studi pada Subbidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan ).

Pendekatan penelitian yang digunakan adalah pendekatan deskriptif dengan metode kualitatif. Fokus yang digunakan yaitu asas-asas tata ruang kantor dan faktor-faktor dalam lingkungan kantor. Terdapat instrumen penelitian yang digunakan yaitu pedoman wawancara, buku catatan, alat komunikasi. Sumber data yang digunakan adalah sumber data primer dan sumber data sekunder. Teknik analisis data menggunakan empat tahap yang meliputi pengumpulan data, reduksi data, display data (penyajian data) dan kesimpulan atau verifikasi .

Hasil penelitian ini mendeskripsikan mengenai Tata Ruang Kantor di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya yang diterapkan pada Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan. (1) Asas-Asas Tata Ruang Kantor seperti asas jarak terpendek, dan asas rangkaian kerja yang belum diterapkan dengan baik, hal ini terlihat dari pegawai yang masih kesulitan dalam menjangkau peralatan kerja. sedangkan untuk asas segenap ruangan yang ada dan asas perubahan tempat kerja telah diterapkan dengan baik. (2) Faktor-Faktor dalam Lingkungan Kantor yang meliputi cahaya, warna, suara dan musik sudah diterapkan dengan baik. terlihat dengan penggunaan cahaya yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Sedangkan untuk udara belum diterapkan dengan baik hal ini dilihat dari kurangnya jumlah AC yang tersedia.

Saran yang dapat diberikan untuk Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya (Studi pada Subbidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan) adalah  (1) asas-asas tata ruang kantor yaitu  mengatur jarak penempatan peralatan kantor dengan jarak sependek-pendeknya, menambah jumlah peralatan kantor sepeti komputer dan printer agar dapat menunjang penyelesaian pekerjaan yang lebih efektif dan efisien. (2) faktor lingkungan kantor yaitu menambah jumlah AC agar pegawai nyaman saat bekerja.

Kata kunci : Tata Ruang Kantor, Asas Tata Ruang Kantor, Faktor dalam Lingkungan Kantor.

administration and policy planning, a service that connects between parts of the organization, supervises and coordinates all organizational activities. In an office, the existence of an office layout is important for employees. Employees will be able to complete their work well if there is a place that is supportive and adequate. Good and correct spatial planning will have a positive impact on employees by increasing employee productivity and efficiency at work. There are several things that need to be considered besides the form of office layout, namely the principles of office layout and factors in the office environment. The purpose of this study is to describe the Office Spatial Planning in the Surabaya City Library and Archives Service (Study in the Subdivision of Acquisition, Deposit and Processing).

                    The research approach used is a The office is a place where employees carry out their work activities. The office has a function as the nerve center of descriptive approach with qualitative methods. The focus used is the principles of office layout and factors in the office environment. There are research instruments used, namely interview guidelines, notebooks, communication tools. Data sources used are primary data sources and secondary data sources. The data analysis technique uses four stages which include data collection, data reduction, data display (data presentation) and conclusion or verification.

                    The results of this study describe the Office Spatial Planning in the City of Surabaya Library and Archives Service which is applied to the Field of Acquisition, Deposit and Processing. (1) Principles of Office Spatial Planning such as the principle of shortest distance, and the principle of a series of work that has not been implemented properly, this can be seen from employees who are still having difficulty in reaching work equipment. while for the principle of all existing rooms and the principle of workplace change has been implemented well. (2) Factors in the Office Environment which include light, color, sound and music have been applied well. visible with the use of light in accordance with what is needed. As for air, it has not been implemented well, as seen from the lack of available air conditioners.

                    Suggestions that can be given to the Surabaya City Library and Archives Service (Study in the Acquisition, Deposit and Processing Subfields) are (1) the principles of office spatial planning, namely arranging the distance of office equipment placement with the shortest possible distance, increasing the number of office equipment such as computers and printer in order to support the completion of work more effectively and efficiently. (2) office environment factors, namely increasing the number of air conditioners so that employees are comfortable while working.

Keywords: Office Spatial Planning, Office Spatial Principles, Factors in Office Environment.