MANAGEMENT OF MAYA LETTER (SURYA) DEPARTMENT OF COOPERATIVES, SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES, INDUSTRY AND TRADE, SRAGEN DISTRICT

Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Sragen menggunakan aplikasi SURYA sebagai pengelolaan surat masuk dan surat keluar dinas. Tujuan penelitian ini untuk mendeskripsikan dan mengetahui tentang pengelolaan SURYA di DISKUMINDAG Kabupaten Sragen yang belum berjalan dengan maksimal dikarenakan  notifikasi surat masuk pada aplikasi SURYA yang tidak muncul yang mengakibatkan keterlambatan pada distribusi pengiriman surat kepada bidang atau pegawai dinas dan tidak ada fitur penyusutan pada aplikasi SURYA yang menyebabkan arsip 5 tahun terakhir tetap tersimpan dan mejadi menumpuk.

Metode yang digunakan penulis pada penelitian ini yaitu menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif. Berdasarkan hasil pengamatan di lapangan yang dilakukan oleh peneliti maka teori yang digunakan adalah teori Wallace (1992) dalam pengelolaan arsip elektronik yaitu penciptaan, pengelolaan dan distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Informan pada penelitian ini terdiri dari empat orang yaitu Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Komunikasi dan Informatika, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian serta dua orang pegawai pengguna aplikasi SURYA di DISKUMINDAG. Pada teknik yang dilakukan oleh penulis menggunakan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi.

Hasil pengamatan di lapangan yang dilakukan oleh penulis, menemukan pengelolaan surat masuk dan surat keluar menggunakan lima tahapan yaitu penciptaan adalah tahapan pembuatan surat masuk dan surat keluar memiliki permasalahan yaitu tidak terdapat notifikasi surat masuk. Pengelolaan dan distribusi adalah tahapan surat masuk dan surat keluar diolah seperti memasukan tanggal surat, perihal, surat, dan pembuat surat kemudian surat yang telah di kelola maka akan didistribusikan kepada bidang dan dinas luar. Penggunaan adalah tahapan perihal dari surat masuk dan surat keluar akan dilaksanakan oleh dinas. Pemeriharaan adalah tahapan yang dilakukan dengan menyimpan surat masuk dan surat keluar menjadi arsip pada aplikasi SURYA, permasalahan pada pemeliharaan adalah pemeliharaan dilakukan 6 bulan sekali untuk jangka pendek dan 2 tahun sekali untuk jangka panjang. Penyusutan adalah tahapan untuk menyusutkan arsip yang telah disimpan lebih dari 5 tahun.

Oleh karena itu pada tahapan penciptaan bagian penerimaan surat masuk untuk menambahkan fitur notifikasi surat masuk sehingga pegawai surat menyurat dapat mengetahui tentang penerimaan surat masuk, apabila surat masuk tidak diketahui maka pegawai surat menyurat merefresh 10 sekali melalui aplikasi SURYA dan surat masuk akan masuk dalam aplikasi serta segera diproses. Pada tahapan pemeliharaan agar dilakukan pembaruan pada aplikasi secara menyeluruh sehingga sistem pada aplikasi SURYA berjalan dengan baik. Pada tahapan penyusutan di dalam aplikasi SURYA untuk ditambahkan fitur penyusutan sehingga arsip yang telah tersimpan lebih dari 5 tahun segera dihapus agar tempat penyimpanan arsip tidak penuh. 

The Office of Cooperatives, Small and Medium Enterprises, Industry and Trade of Sragen Regency uses the SURYA application to manage official incoming and outgoing letters. The purpose of this study is to describe and find out about the management of SURYA at DISKUMINDAG, Sragen Regency, which has not run optimally due to incoming mail notifications on the SURYA application that do not appear which results in delays in the distribution of mail delivery to departments or official employees and there is no depreciation feature in the SURYA application which causing the archives of the last 5 years to be stored and piled up.

The method used by the author in this study is to use a descriptive qualitative research method. Based on the results of field observations made by researchers, the theory used is Wallace's theory (1992) in the management of electronic records, namely creation, management and distribution, use, maintenance and depreciation. The informants in this study consisted of four people, namely the Head of the General and Personnel Sub-Division of the Communication and Informatics Office, the Head of the General and Personnel Sub-Division and two employees using the SURYA application at DISKUMINDAG. In the technique carried out by the author using observation techniques, interviews, and documentation.

The results of observations in the field carried out by the author, found that the management of incoming and outgoing letters uses five stages, namely creation, the stage of making incoming and outgoing letters has a problem, namely there is no notification of incoming mail. Management and distribution are the stages in which incoming and outgoing letters are processed, such as entering the date of the letter, subject, letter, and the author of the letter, then the letters that have been managed will then be distributed to external fields and services. Use is the subject matter stage of incoming and outgoing letters which will be carried out by the service. Maintenance is a step that is carried out by storing incoming and outgoing letters into archives on the SURYA application, the problem with maintenance is that maintenance is carried out every 6 months for the short term and once every 2 years for the long term. Depreciation is the stage for shrinking archives that have been stored for more than 5 years.

Therefore, at the stage of creating the incoming letter reception section to add the incoming mail notification feature so that the correspondence employee can find out about the receipt of incoming mail, if the incoming letter is not known, the correspondence employee refreshes 10 times through the SURYA application and the incoming letter will enter the application as well immediately processed. At the maintenance stage, update the application as a whole so that the SURYA application system runs well. At the depreciation stage in the SURYA application, a depreciation feature is added so that archives that have been stored for more than 5 years are immediately deleted so that the archive storage space is not full.