ABSTRAK

PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK DI PPID (PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI) PEMBANTU DINAS KEPEMUDAAN DAN OLAHRAGA PROVINSI JAWA TIMUR

Nama                                    : M. Prayoga Pangestu
NIM                                       : 16040263072
Program Studi                    : DIII Administrasi Negara
Jurusan                                 : Administrasi Publik
Fakultas                               : Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum
Nama Lembaga                 : Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum
Pembimbing                       : Dr. Prasetyo Isbandono, S.Sos., M.Si.

Pelaksanaan pelayanan informasi publik di PPID Pembantu Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Jawa Timur masih memiliki beberapa kendala yang menyebabkan terjadinya hambatan. Hal tersebut antara lain adalah akurasi informasi yang diberikan. Tanggungjawab yang berkaitan peran pimpinan terhadap seluruh pelaksanaan pelayanan informasi publik. Kelengkapan sarana dan prasarana berupa data/informasi mengalami hambatan. Kemudahan akses belum termanfaatkan dengan baik. Beberapa kendala tersebut berdampak pada minimnya partisipasi pemohon berupa laporan layanan informasi pada tahun 2016 sebanyak empat pemohon, tahun 2017 sebanyak dua pemohon, dan pada tahun 2018 tidak ada pemohon yang melakukan aktifitas pelayanan informasi publik.

Jenis penelitian yang digunakan untuk melaksanakan penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan metode kualitatif. Fokus penelitian ini mengacu pada Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik dengan mengangkat prinsip-prinsip pelayanan publik. Data yang diperoleh  bersumber dari observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data melalui tahapan pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan verifikasi data.

Hasil penelitian menggambarkan bahwa (1) kesederhanaan dalam pelaksanaan pelayanan informasi berupa kemudahan prosedur yang terdiri dari pengisian formulir permintaan informasi dan pengumpulan identitas diri. (2) kejelasan mengenai persyaratan permohonan informasi dan rincian biaya. (3) kepastian waktu mengenai estimasi waktu yang diberikan selama 10 (sepuluh) hari dengan estimasi perpanjangan waktu selama 7 (tujuh) hari. (4) akurasi memiliki kendala berupa pemilihan informasi yang kurang maksimal disebabkan minimnya koordinasi di dalam internal PPID. (5) keamanan mengenai jaminan perlindungan privasi data pemohon maupun produk informasi publik. (6) tanggungjawab mengenai pimpinan penyelenggara pelayanan informasi dominan dilakukan oleh pelaksana teknis pelayanan informasi. (7) kelengkapan sarana dan prasarana terdapat kendala berupa ketidaksiapan data oleh bidang-bidang yang terkait mengenai informasi yang akan diberikan. (8) kemudahan akses belum dimanfaatkan dengan baik. (9) kedisiplinan, kesopanan, dan keramahan berupa penanaman etika dan sikap yang baik saat pelaksanaan pelayanan informasi. (10) kenyamanan berupa lingkungan ruang pelayanan informasi yang difasilitasi tempat duduk yang nyaman dan terdapat pendingin ruangan.

Kesimpulan penelitian ini adalah beberapa prinsip pelayanan publik belum sesuai dengan fokus penelitian. Saran penelitian ini adalah perlu adanya inovasi yang dilakukan oleh PPID agar pemohon bisa lebih banyak yang mengunjungi dan mengajukan permohonan baik secara layanan langsung maupun layanan melalui media cetak dan elektronik. Meningkatkan sosialisasi fungsi PPID kepada pihak terkait seperti SKPD yang membutuhkan informasi. Meningkatkan kordinasi dengan bidang-bidang terkait untuk memperbaiki kualitas pelayanan informasi publik. Meningkatkan kordinasi internal PPID sebagai upaya peningkatkan pelaksanaan pelayanan informasi publik. Pemberlakuan job description yang tegas agar seluruh struktur organisasi PPID bisa berjalan dengan baik.

Kata Kunci : Pelayanan Publik, Pelayanan Informasi Publik, PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi)

ABSTRACT

IMPLEMENTATION OF PUBLIC INFORMATION SERVICES IN PPID (INFORMATION MANAGEMENT AND DOCUMENTATION OFFICERS)

Name: M. Prayoga Pangestu

NIM: 16040263072

Study Program: DIII State Administration

Department: Public Administration

Faculty: Faculty of Social Sciences and Law

Name of Institution: Faculty of Social Sciences and Law

Advisor: Dr. Prasetyo Isbandono, S.Sos., M.Sc.

The implementation of public information services at the PPID Assistant for the Department of Youth and Sports in East Java Province still has several obstacles that cause obstacles. This includes the accuracy of the information provided. Responsibility that relates to the role of the leader in the overall implementation of public information services. Completeness of facilities and infrastructure in the form of data / information is experiencing obstacles. Ease of access has not been utilized properly. Some of these constraints have an impact on the minimum participation of applicants in the form of information service reports in 2016 as many as four applicants, in 2017 as many as two applicants, and in 2018 no applicants carried out public information service activities.

The type of research used to carry out this research is descriptive research using qualitative methods. The focus of this research refers to the Decree of the Minister of Administrative Reform Number 63 / KEP / M.PAN / 7/2003 concerning General Guidelines for the Implementation of Public Services by raising the principles of public service. Data obtained from sources of observation, interviews, and documentation. Data analysis through the stages of data collection, data reduction, data presentation, and data verification.

The results of the study illustrate that (1) the simplicity in the implementation of information services in the form of ease of procedure consisting of filling out the information request form and collecting self identity. (2) clarity regarding the requirements for requesting information and details of costs. (3) certainty of time regarding the estimated time given for 10 (ten) days with an estimated extension of 7 (seven) days. (4) accuracy has constraints in the form of selecting information that is less than optimal due to the lack of coordination within the internal PPID. (5) security regarding the guarantee of the privacy of the applicant's data and public information products. (6) the responsibility regarding the leader of the dominant information service provider is carried out by the information service technical implementer. (7) complete facilities and infrastructure there are obstacles in the form of unpreparedness of data by related fields regarding the information to be provided. (8) ease of access has not been utilized properly. (9) discipline, politeness, and friendliness in the form of planting ethics and a good attitude when carrying out information services. (10) the convenience of an information service room environment facilitated by comfortable seating and air conditioning.

The conclusion of this study is that some principles of public service are not in accordance with the focus of the research. The suggestion of this research is that there is a need for innovations carried out by PPID so that more applicants can visit and submit applications both in direct services and services through print and electronic media. Increasing the socialization of the PPID function to related parties such as SKPD who need information. Improve coordination with related fields to improve the quality of public information services. Improve internal PPID coordination as an effort to improve the implementation of public information services. Strict job description implementation so that the entire PPID organizational structure can run well.

Keywords: Public Services, Public Information Services, PPID (Information and Documentation Management Officer)