Study on Public Complaint Management Staff Positions and Letter Management at the Surabaya City Investment and One-Stop Integrated Service Office

Partisipasi adalah proses aktif yang dilakukan seseorang dalam suatu kegiatan. Penelitian memandang permasalahan terkait ketidaksesuaian validitas target, uraian tugas, dan kurangnya pemahaman pelaksanaan sosialisasi . Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis partisipasi pegawai pada kegiatan monitoring dan evaluasi analisis beban kerja. Metode yang digunakan kualitatif deskriptif. Fokus penelitian ini berdasarkan teori partisipasi dari Cohen dan Uphoff 1997 yang terdiri dari tahapan pengambilan keputusan, pelaksanaan, evaluasi, dan menikmati hasil. Teknik analisis data yang digunakan adalah pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan verifikasi data. Hasil penelitian menunjukkan Pengambilan Keputusan dilaksanakan dengan melaksanakan tahapan rapat perencanaan untuk kegiatan Monev ABK,  pelaksanaan program rapat sosialisasi dengan mengirimkan surat. Pelaksanaan dalam proses sumbangan pemikiran, jabatan staf merasa sistematika pengisian ABK dari tahun 2022-2023 tidak mudah di pahami, sumbangan materi dari jabatan staf adalah dengan mengisi formulir monev ABK pada web e-abk, tindakan program terkait penanggungjawab utama pelaksanaan monev berada pada Bagian Umum dan Kepegawaian (Umpeg). Evaluasi dalam pelaksanaan monev telah menunjukkan perubahan yang lebih baik. Menikmati Hasil diperlihatkan dari Dinas semakin paham dalam penyusunan ABK, kebutuhan pegawai lebih tertata, dan setiap pemilik formasi pegawai semakin paham dengan jumlah beban kerjanya. Saran yang diajukan optimalkan sosialisasi Monev ABK dengan memberikan pelatihan ABK kepada seluruh pegawai, atau peserta magang dengan meningkatkan kompetensi tim Monev ABK. Setiap akan melaksanakan sosialisasi membuat panduan yang jelas dan mudah dipahami untuk pengisian ABK, termasuk perbedaan antara pengisian ABK di tahun 2022, 2023, dan selanjutnya. Lakukan monitoring dan evaluasi secara berkala terhadap pelaksanaan Monev ABK untuk mengidentifikasi kendala dan melakukan perbaikan.

Kata Kunci: Partisipasi, Analisis Beban Kerja, Monitoring dan Evaluasi

Participation is an active process within an activity. This research addresses issues related to targets, mismatched job descriptions, and lack of understanding of the implementation of socialization. The study aims to analyze employee participation in monitoring and evaluating workload analysis, using a descriptive qualitative method. It is based on Cohen and Uphoff's (1997) participation theory, which includes stages of decision making, implementation, evaluation, and enjoying results. Data analysis techniques involve data collection, reduction, presentation, and verification. Findings indicate that decision making occurs through planning meetings for Monev ABK activities and socialization meetings via letter distribution. During implementation, staff contribute ideas but find the ABK form filling from 2022-2023 challenging to understand. Their material contributions involve completing the ABK Monev form on the e-ABK website. Program actions for Monev implementation fall under the General and Personnel Section (Umpeg). Evaluation shows improvements in Monev execution. Enjoying the results is evident in the office’s better understanding of ABK compilation, more organized employee needs, and greater awareness among employees of their workload. Recommendations include optimizing Monev ABK socialization by providing ABK training to all employees or interns to boost the Monev ABK team’s competence. Clear and understandable guides for ABK filling should be created during socialization, highlighting differences between the years 2022, 2023, and beyond. Regular monitoring and evaluation of Monev ABK implementation should be conducted to identify obstacles and improve processes.

Keywords: Participation, Workload Analysis, Monitoring and Evaluation