PENGELOLAAN ARSIP DI DESA SIDOREJO KECAMATAN KRIAN KABUPATEN SIDOARJO DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI SECARA ONLINE DAN OFFLINE.

THE MANAGEMENT OF THE ARCHIVE IN THE VILLAGE OF SIDOREJO KECAMATAN KRIAN SIDOARJO REGENCY BY USING THE APP ONLINE AND OFFLINE.

Kegiatan pengarsipan merupakan bagian dari kegiatan organisasi yang sangat penting. Pengarsipan merupakan pusat ingatan bagi suatu organisasi dan selalu terlibat dalam setiap kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut. Namun, dalam pelaksanaan pengarsipan dari suatu organisasi masih banyak terjadi pengarsipan yang kurang atau bahkan tidak efisien dan efektif. Desa Sidorejo Kecamatan Krian Kabupaten Sidoarjo memiliki 2 (dua) sistem administrasi yang bekerja, yaitu secara Online dan Offline. Sistem administrasi yang dijalankan secara Online dengan menggunakan aplikasi SiPRAJA yang sudah digunakan serentak se-Sidoarjo. Sistem administrasi desa di desa Sidorejo yang lain yaitu dijalankan secara Offlinedengan menggunakan aplikasi khusus desa Sidorejo SIPP KADESI (Sistem Pelayanan Publik Kantor Desa Sidorejo). Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan efektifitas dan efisiensi proses pengelolaan arsip di desa Sidorejo Kecamatan Krian Kabupaten Sidoarjo baik pengarsipan melalui aplikasi secara Online maupun melalui aplikasi secara Offline. Menurut Muhidin dan Winata, tahapan pengelolaan arsip digital setidaknya meliputi 2 (dua) hal, yaitu: (1) Tahap penyimpanan arsip. Pada tahapan ini terdiri dari 3 (tiga) proses untuk mengetahui bagaimana pihak desa Sidorejo melakukan penyimpanan arsip, yaitu: (a) proses pencatatan arsip, (b) Proses pengendalian arsip, dan (c) Pemindahan Dokumen. (2) Penemuan kembali arsip.Pada tahapan ini terdapat dua hal yang dilakukan untuk melakukan penemuan kembali arsip, yaitu penemuan arsip secara fisik dan penemuan arsip secara elektronik. Aplikasi yang digunakan di Desa Sidorejo secara Online cukup efektif dan efisien untuk pengguna saja tidak untuk pihak desa, karena aplikasi SiPRAJA dapat diakses di rumah tetapi membuat tugas pihak yang Sekretaris desa dalam melakukan pengarsipan susah dengan tidak tersedianya arsip pribadi untuk desa. Sedangkan, aplikasi yang digunakan di Desa Sidorejo secara Offline cukup efektif dan efisien untuk pengguna karena pihak pelayanan tidak perlu terlalu lama untuk mencari file surat yang akan dibutuhkan, juga Sekretaris desa dapat dengan mudah menemukan arsip yang tersimpan secara elektronik pada aplikasi SIPP KADESI. Dalam penemuan kembali arsip secara fisik di desa Sidorejo masih kurang efektif dan dapat menimbulkan kesalahan dalam menyimpan kembali arsip dan mengakibatkan terlalu lama untuk menemukan kembali arsip yang akan dibutuhkan.

Kata Kunci: Arsip, Arsip Digital, Teknologi

Archiving activity is part of the activities of the organization which is very important. Archiving is the memory center for an organization and always engage in any activities that will be implemented by the organization. However, in the implementation ofthe archiving of an organization is still a lot happening archiving less or even not efficient and effective. Desa Sidorejo Kecamatan Krian Sidoarjo Regency has 2 (two) system administration work, namely Online and Offline. The administrative system that is run Online by using application SiPRAJA used simultaneously se-Sidoarjo. System administration village in Sidorejo village is run Offline using a special application Sidorejo village SIPP KADESI (the System of the Public Service Office Sidorejo Village). This study aimed to describe the effectiveness and efficiency of the process management of the archive in the village of Sidorejo Kecamatan Krian Sidoarjo Regency better archiving through the application Online or through the app Offline. According to Muhidin and Vinata, the stages of the management of digital archives at least two (2) things: (1) the Stage of the storage archive. At this stage consists of 3 (three) process to determine how the parties Sidorejo village doing archival storage, namely: (a) the process of recording archive, (b) Process control archives, and (c) the Transfer of Documents. (2) the rediscovery of the archive. At this stage there are two things that are done to perform the rediscovery of the archive, namely the discovery of the archive are the physical and the discovery of the archive electronically. Applications used in Sidorejo Village Online is quite effective and efficient for the user only not for the village, because the application SiPRAJA can be accessed in the home but make the task of the party Secretary of the village in do archiving of hard with the unavailability of a personal archive for the village. Whereas, the application used in Sidorejo Village Offline quite effective and efficient for the users because the service does not need to be too long to search for the file of the letter that will be needed, also the Secretary of the village can easily find the archive that is stored electronically on the application SIPP KADESI. In the rediscovery of the archive are thephysical in Sidorejo village is still less effective and can cause errors in the save back in the archives and result in too long to find the back of the archive that will be needed.

Keywords: Archive, Digital Archives, Technology.