Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kediri 

Utilization of Integrated Dynamic Archives Information System (SRIKANDI) in Active Dynamic Archives Management at the Archives and Library Service of Kediri City

Penelitian ini memiliki tujuan untuk menjelaskan pemanfaatan, kendala, dan solusi pada aplikasi SRIKANDI dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kediri. Penelitian ini menggunakan metode yaitu kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Serta Teknik keabsahan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu triangulasi antar peneliti dengan aplikasi NVivo 12 Plus.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa : (1) Aplikasi SRIKANDI mulai diterapkan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kediri pada awal Januari tahun 2024 lalu. Sebelum adanya aplikasi SRIKANDI, Pemerintah Kota Kediri telah menciptakan aplikasi persuratan daerah yaitu ASN Digital. Keduanya sama-sama digunakan untuk mengelola arsip dinamis. Dengan adanya aplikasi SRIKANDI, pegawai di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kediri tidak begitu kesulitan dari peralihan penggunaan ASN Digital ke SRIKANDI. (2) Kendala yang terjadi dalam penerapan aplikasi SRIKANDI di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kediri yaitu aplikasi yang sering mengalami maintance (perbaikan) versi, selain itu surat menjadi terlambat saat proses pengiriman karena aplikasi tersebut tidak hanya diakses di lingkup Kota Kediri saja, namun juga diakses oleh seluruh Indonesia. (3) Solusi yang dapat diterapkan dalam mengatasi kendala yang terjadi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kediri yaitu kegiatan surat menyurat sementara beralih menggunakan media konvensional atau dengan mnegirim melalui kantor pos, selain itu juga dapat beralih ke aplikasi milik pemerintah Kota Kediri yaitu ASN Digital.

Kata Kunci : SRIKANDI, pengelolaan arsip dinamis aktif.

This study aims to explain the utilization, constraints, and solutions to the SRIKANDI application in managing active dynamic archives in the Archives and Library Service of Kediri City. This research uses a descriptive qualitative method. Data collection techniques used in this study are observation, interview, and documentation techniques. Data analysis techniques used are data reduction, data presentation, and conclusion drawing. And the data validity technique used in this study is triangulation between researchers with the NVivo 12 Plus application.

The results of this study indicate that: (1) The SRIKANDI application began to be implemented at the Kediri City Archives and Library Service in early January 2024. Before the SRIKANDI application, the Kediri City Government had created a regional correspondence application, namely ASN Digital. Both are used to manage dynamic archives. With the SRIKANDI application, employees at the Kediri City Archives and Library Service do not have much difficulty in switching from using ASN Digital to SRIKANDI. (2) The obstacles that occur in implementing the SRIKANDI application at the Kediri City Archives and Library Service are that the application often experiences version maintenance (repairs), in addition, letters are late during the delivery process because the application is not only accessed within the Kediri City area, but also accessed by all of Indonesia. (3) Solutions that can be applied to overcome the obstacles that occur in the Archives and Library Service of Kediri City are temporary correspondence activities switching to using conventional media or by sending via the post office, in addition to switching to the application owned by the Kediri City government, namely ASN Digital.

Keywords: SRIKANDI, active dynamic archive management.