ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF BAGIAN SEKRETARIAT
DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR
ANALYSIS OF THE MANAGEMENT OF ACTIVE DYNAMIC ARCHIVES OF THE SECRETARIAT SECTION
OF THE LIVESTOCK SERVICE OF EAST JAVA PROVINCE
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh pentingnya pengelolaan arsip dinamis aktif dalam menunjang kelancaran administrasi pemerintahan. Tingginya kebutuhan akan pengelolaan arsip yang diciptakan tidak sebanding dengan ketersediaan ruang penyimpanan arsip aktif maupun inaktif, serta minimnya jumlah tenaga profesional yang memiliki dedikasi dan kompetensi di bidang kearsipan. Kondisi ini menjadi urgensi utama dalam penelitian ini, karena dapat berdampak pada terganggunya kelancaran administrasi serta lemahnya pengendalian informasi di lingkungan instansi.
Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis aktif pada Bagian Sekretariat Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur berdasarkan empat fokus pengelolaan arsip menurut Muhidin dan Winata, yaitu penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Pendekatan penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan metode studi kasus. Teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dalam penelitian ini adalah reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa: 1) Proses Penciptaan dilaksanakan cukup baik, meskipun keterbatasan jumlah pegawai yang memiliki kemampuan khusus di bidang kearsipan; 2) Pemeliharaan Arsip belum berjalan cukup baik dikarenakan minimnya jumlah pegawai yang terlatih di bidang kearsipan serta keterbatasan ruang penyimpanan; 3) Penggunaan Arsip dapat dikatakan berjalan cukup baik, meski belum didukung oleh sistem administrasi formal yang tertulis; 4) Penyusutan arsip belum mencapai tingkat optimal. Terdapat beberapa rekomendasi yang dapat dijadikan sebagai pertimbangan dan masukan di Bagian Sekretariat Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur: Penyelenggaraan pelatihan SDM di Bidang Kearsipan, pengembangan Standar Operasional Prosedur (SOP), dan penerapan sistem e-filing untuk mengatasi keterbatasan ruang penyimpanan fisik dan meningkatkan efisiensi dalam temu kembali arsip.
Kata Kunci: pengelolaan arsip, arsip dinamis aktif, Bagian Sekretariat Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur.
This research is motivated by the importance of managing active dynamic archives in supporting the smooth running of government administration. The high demand for managing created records is not matched by the availability of storage space for active and inactive records, as well as the limited number of professionals with dedication and competence in the field of archiving. This condition is the main urgency in this research, as it can disrupt the smooth running of administration and weaken information control within the agency.
The purpose of this study is to analyze the management of active dynamic archives in the Secretariat of the East Java Provincial Livestock Service based on four focuses of archive management according to Muhidin and Winata, namely archive creation, archive use, archive maintenance, and archive reduction. The research approach used is descriptive qualitative with a case study method. Data collection techniques included observation, interviews, and documentation. Data analysis techniques in this study were data reduction, data presentation, and conclusion drawing.
The research results indicate that: 1) The creation process is carried out fairly well, despite the limited number of staff with specialized skills in archiving; 2) Archive Maintenance is not yet functioning adequately due to the limited number of staff trained in archival management and insufficient storage space; 3) Archive Utilization can be considered adequate, though it is not yet supported by a formal written administrative system; 4) Archive Disposal has not yet reached an optimal level. Several recommendations can be considered and implemented by the Secretariat of the East Java Provincial Livestock Service: Conducting human resource training in the field of archiving, developing Standard Operating Procedures (SOPs), and implementing an e-filing system to address the limitations of physical storage space and improve efficiency in retrieving archives.
Keywords: records management, active dynamic records, Secretariat Section of the Livestock Service Office of East Java Province