RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PELAYANAN PEMBUATAN SURAT DESA SANGGRAHAN BERBASIS WEB 

(STUDI KASUS : DESA SANGGRAHAN)

WEB-BASED SERVICE INFORMATION SYSTEM DESIGN AND DEVELOPMENT OF SANGGRAHAN VILLAGE LETTER

(STUDY CASE: SANGGRAHAN VILLAGE)

Berkembangnya dunia teknologi komunikasi saat ini sangatlah pesat sehingga memungkinkan untuk dapat meringankan pekerjaan manusia dalam berbagai hal. Perolehan informasi yang akurat dan tepat merupakan salah satu dampak yang positif dari adanya internet. Informasi-informasi tersebuat dikemas dalam sebuah halaman yang disebut dengan website. Oleh karena itu, beberapa instansi memanfaatkan sebuah website sebagai wadah untuk pelayanan publik. Desa Sanggrahan yang berlokasi di Kecamatan Gondang Kabupaten Nganjuk dalam melayani masyarakat masih menggunakan cara-cara yang manual, salah satu contohnya pada pelayanan surat-menyurat. Dalam melayani permintaan pembuatan surat, sekretariat Desa Sanggrahan masih menggunakan sistem lama yaitu masyarakat yang ingin dibuatkan surat harus datang langsung ke kantor desa dan mengisi data surat yang dipesan secara manual dibuku yang telah disediakan. Kemudian petugas kesekretariatan akan membuat surat sesuai permintaan, serta mengurus penandatanganan dan pengesahan surat. Cara ini tentu tidak efektif dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Resiko kehilangan data dan kesalahan dalam mengisikan data juga tidak dapat dihindari. Selain itu, adanya pandemi COVID-19 ini tidak memungkinkan untuk keluar rumah atau bahkan sampai adanya kerumunan masa. Salah satu upaya untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan adanya pembuatan sistem informasi manajemen permintaan surat berbasis website yang dapat melakukan proses pemesanan surat secara online tanpa harus datang langsung ke lokasi. Pada perancangan sistem informasi manajemen permintaan surat ini akan dibuat dengan tampilan atau interfaces yang sederhana sehingga dapat dipahami oleh user. Metode penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan metode Air Terjun (Waterfall) dan dalam pengembangan perangkat lunak menggunakan Flowchart, DFD, CDM dan PDM.

The development of the world of communication technology today is very rapid, making it possible to ease human work in various ways. Obtaining accurate and precise information is one of the positive impacts of the internet. This information is packaged on a page called a website. Therefore, several agencies use a website as a forum for public services. Sanggrahan Village, which is located in Gondang District, Nganjuk Regency, still uses manual methods for serving the community, one example is correspondence services. In serving requests for letter writing, the Sanggrahan Village secretariat still uses the old system, where people who want to make letters must come directly to the village office and fill in the data ordered letters manually that have been provided. Then the secretarial officer will make a letter according to the request, and take care of signing and ratifying the letter. This method is certainly ineffective and takes a long time. The risk of losing files and errors in entering files is also unavoidable. In addition, the COVID-19 pandemic makes it impossible to leave the house or even until there is a crowd. One of the efforts to overcome this problem is the creation of a website-based mail request management information system that can carry out the online mail order process without having to come directly to the location. In designing this letter request management information system, it will be made with a simple interface so that it can be understood by the user The research method used is to use the Waterfall method (Waterfall) and in software development using Flowchart, Usecase, DFD, CDM and PDM.