TRANSFORMASI DIGITAL MELALUI APLIKASI PENATAAN KEARSIPAN DI BIRO PERENCANAAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTAHANAN REPUBLIK INDONESIA

DIGITAL TRANSFORMATION THROUGH THE PENATAAN KEARSIPAN APPLICATION IN THE BIRO PERENCANAAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTAHANAN REPUBLIK INDONESIA

Di era digital, pengelolaan arsip pemerintahan dituntut untuk beralih dari manual ke elektronik guna meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas. Biro Perencanaan dan Keuangan (Rorenku) Setjen Kemhan RI mengembangkan inovasi "Aplikasi Penataan Kearsipan" secara mandiri untuk menjawab kebutuhan spesifik organisasi yang tidak sepenuhnya dapat dipenuhi oleh aplikasi nasional (SRIKANDI) karena alasan keamanan dan kerahasiaan data pertahanan. Meskipun telah meraih penghargaan internal, implementasi aplikasi ini di lapangan masih menghadapi berbagai tantangan teknis dan non-teknis. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan proses transformasi digital tersebut serta menganalisis efektivitas dan hambatannya menggunakan perspektif tujuh dimensi transformasi digital menurut Dewana et al. (2025). Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi partisipatif, wawancara mendalam, dan dokumentasi. Teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa transformasi digital di Rorenku Setjen Kemhan RI masih bersifat parsial. Secara positif, aplikasi berhasil meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan dan mempercepat akses informasi. Namun, terdapat kesenjangan signifikan antara standar keamanan siber yang ketat dengan kapasitas infrastruktur fisik yang rentan, ditandai dengan instabilitas server akibat akumulasi data yang tidak terkendali. Pada aspek proses, ditemukan inersia birokrasi berupa ketiadaan SOP tertulis, penggunaan buku verbal manual, serta penghapusan arsip secara subjektif akibat absennya Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dari sisi budaya, terbentuk ekosistem "digital hibrida" di mana pegawai mempertahankan metode manual sebagai mekanisme pertahanan terhadap kegagalan sistem. Selain itu, tata kelola data menghadapi risiko integritas akibat praktik manipulasi input dan penggunaan akun bersama. Penelitian ini merekomendasikan formalisasi regulasi internal (SOP dan JRA), peremajaan infrastruktur server, serta penerapan akun individu untuk menjamin keberlanjutan transformasi digital.

Kata Kunci: Transformasi Digital, E-Government, Aplikasi Penataan Kearsipan

In the digital era, government archive management is required to shift from manual to electronic systems to enhance efficiency, transparency, and accountability. The Planning and Finance Bureau (Rorenku) of the Secretariat General of the Ministry of Defense developed the "Penataan Kearsipan Application" independently to address specific organizational needs that could not be fully met by the national application (SRIKANDI) due to defense data security and confidentiality reasons. Although it has won internal awards, the implementation of this application in the field still faces various technical and non-technical challenges. This study aims to describe the digital transformation process and analyze its effectiveness and barriers using the perspective of the seven dimensions of digital transformation by Dewana et al. (2025). This study employs a qualitative method with a descriptive approach. Data collection techniques include participant observation, in-depth interviews, and documentation. Data analysis involves data reduction, data display, and conclusion drawing. The results indicate that the digital transformation at Rorenku Setjen Kemhan RI remains partial. Positively, the application successfully improves storage space efficiency and accelerates information retrieval. However, there is a significant gap between strict cybersecurity standards and vulnerable physical infrastructure capacity, marked by server instability due to uncontrolled data accumulation. In the process aspect, bureaucratic inertia was found in the absence of written SOPs, the continued use of manual verbal books, and subjective archive deletion due to the lack of an Archive Retention Schedule (JRA). Culturally, a "hybrid digital" ecosystem has formed where employees retain manual methods as a defense mechanism against system failures. Furthermore, data governance faces integrity risks due to input manipulation practices and the use of shared accounts. This study recommends the formalization of internal regulations (SOP and JRA), server infrastructure rejuvenation, and the implementation of individual accounts to ensure the sustainability of digital transformation.

Keywords: Digital Transformation, E-Government, Penataan Kearsipan Application