Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surabaya (Studi pada Bagian Rapat dan Perundang-undangan)

Analysis of Dynamic Archives Management in the Secretariat of The Regional People's Representative Council of the City of Surabaya (Study on Meetings and Legislation Section)

Arsip dinamis adalah arsip yang masih berguna dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Fokus Penelitian ini yaitu pengelolaan arsip dinamis di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surabaya pada Bagian Rapat dan Perundang-undangan berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 3 Tahun 2013. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yang bersifat deskriptif. Penelitian ini dilakukan di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surabaya pada Bagian Rapat dan Perundang-undangan. Sumber data dalam penelitian ini yaitu data primer yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara serta data sekunder diperoleh melalui studi literatur dari referensi jurnal atau artikel, buku, pedoman maupun landasan hukum yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dalam penelitian ini yaitu pengumpulan data, reduksi data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian adalah belum melakukan penyusutan arsip berdasarkan regulasi yang berlaku. Selain itu, pegawai pengelola arsip juga menduduki jabatan sebagai penyusun materi hukum dan perundang-undangan dan pegawai pengelola arsip belum pernah mengikuti pendidikan dan pelatihan kearsipan. Saran yang dapat diberikan yaitu menambah fasilitas rak penyimpan arsip, memberikan Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) Kearsipan kepada pegawai pengelola arsip, mengajukan tenaga ahli di bidang kearsipan, dan melakukan penyusutan arsip sesuai jadwal retensi arsip berdasarkan Peraturan Walikota Surabaya Nomor 1 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Subtantif dan Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian Pemerintah Kota Surabaya.

Kata kunci: arsip dinamis, pengelolaan arsip, Bagian Rapat dan Perundang-undangan.

Dynamic archives are records that are still useful in daily administrative activities. The focus of this research is the management of dynamic archives in the Secretariat of the Regional House of Representatives of Surabaya City in the Meetings and Legislation Section based on the Surabaya City Regional Regulation Number 3 of 2013. This research uses a qualitative method with a descriptive approach. The research was conducted at the Secretariat of the Regional House of Representatives of Surabaya City in the Meetings and Legislation Section. The sources of data in this research are primary data obtained through observation and interviews, as well as secondary data obtained through literature studies from journal or article references, books, guidelines, and legal foundations related to the management of dynamic archives. The data collection techniques in this research are observation, interviews, and documentation. The data analysis techniques in this research are data collection, data reduction, and conclusion drawing. The results of the research indicate that archival depreciation has not been carried out based on applicable regulations. Furthermore, the archive management staff also hold positions as compilers of legal and legislative materials and have never attended archival education and training. The suggestions that can be provided are to add archive storage racks, provide archival education and training to archive management staff, propose experts in the field of archives, and conduct archival depreciation according to the archival retention schedule based on Surabaya Mayor Regulation Number 1 of 2014 concerning the Substantive and Facilitative Non-Financial and Non-Staffing Archive Retention Schedule of Surabaya City Government.

Keywords: dynamic archives, archives management, parts of meetings and legislation.