Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian Dan Pengembangan Daerah

Analysis of Active Dynamic Archive Management at the Regional Development Planning, Research and Development Agency

Pengelolaan arsip dinamis aktif merupakan bagian penting dalam sistem kearsipan, khususnya dalam mengatur keluar masuk arsip untuk kegiatan administrasi sehari-hari di suatu instansi. Arsip yang tidak dikelola dengan baik bisa menghambat pelayanan dan proses pengambilan keputusan. Bappeda Gresik adalah salah satu instansi yang menghasilkan dan memanfaatkan banyak dokumen penting dalam menjalankan tugasnya. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif di Bappeda Gresik dilakukan, yang mencakup proses penciptaan arsip, penggunaan arsip dalam kegiatan, pemeliharaan agar arsip tetap teratur, serta penyusutan arsip melalui pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan. Penelitian ini diterapkan dengan metode deskriptif menggunakan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, serta dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa 1) Proses penciptaan arsip di Bappeda Gresik telah berjalan sesuai alur administrasi umum, namun masih dilakukan secara manual dan belum terintegrasi secara digital. 2) Pada Tahap Penggunaan arsip belum didukung oleh sistem peminjaman dan pengembalian arsip yang tertib, sehingga berpotensi menimbulkan risiko kehilangan dan kesulitan dalam pencarian dokumen arsip. 3) Tahap pemeliharaan arsip dilakukan oleh masing-masing bidang dengan cara manual dan menyimpannya dalam filling kabinet, namun belum disertai klasifikasi dan pengkodean yang baku. 4) Sementara itu, pada tahap penyusutan arsip belum dilaksanakan sesuai prosedur yang berlaku karena belum adanya kebijakan internal maupun prosedur terkait Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dan dapat disimpulkan dari penelitian ini bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Bappeda Kabupaten Gresik belum terlaksana secara optimal dan masih memerlukan perbaikan pada setiap tahapan. Dibutuhkan sistem pengelolaan arsip yang lebih terstruktur, fasilitas pendukung yang memadai, serta peningkatan kompetensi pegawai dalam bidang kearsipan untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.

The management of active dynamic records is a crucial part of the archival system, particularly in regulating the flow of records for daily administrative activities within an institution. Poorly managed records can hinder services and decision-making processes. Bappeda Gresik is one such institution that produces and utilizes many important documents in carrying out its duties. This study aims to examine how the management of active dynamic records is implemented at Bappeda Gresik, covering the processes of records creation, utilization, maintenance to keep records organized, and disposition through transfer, destruction, or handover. Using a descriptive method with a qualitative approach, data was collected through observation, interviews, and documentation. The results show that: (1) the records creation process follows general administrative procedures but is still manual and not yet digitally integrated; (2) the utilization of records is not supported by an orderly lending and returning system, posing risks of loss and difficulties in document retrieval; (3) maintenance is carried out manually by each division using filing cabinets without standardized classification and coding; and (4) records disposition has not been implemented according to proper procedures due to the absence of internal policies and a Records Retention Schedule (JRA). It can be concluded that the management of active dynamic records at Bappeda Gresik is not yet optimal and requires improvements in all stages, including the establishment of a more structured management system, adequate supporting facilities, and enhanced staff competencies in archival management to achieve effective and efficient records management.