ABSTRAK
INOVASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN MELALUI WEBSITE DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN GRESIK
Nama : Aqza Noviardini Putri
NIM : 16040263024
Program Studi : DIII Administrasi Negara
Jurusan : Administrasi Publik
Fakultas : Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum
Nama Lembaga : Universitas Negeri Surabaya
Dosen Pembimbing : Dr. Agus Prastyawan, S.Sos., M.Si.
Pelayanan publik adalah sebuah pelayanan baik berupa barang, jasa, dan administratif yang dilakukan oleh pemerintah di pusat, daerah, dan di lingkungan BUMN serta BUMD untuk memenuhi aspirasi, kebutuhan, dan harapan masyarakat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Publik tidak hanya menyangkut publik eksternal atau masyarakat saja, namun publik juga menyangkut orang-orang yang terlibat dalam organisasi yang bersangkutan yaitu pegawai. Pelayanan publik harus mengikuti perkembangan teknologi dan informasi yang ada untuk memberikan kemudahan akses kepada penerima layanan. Pelayanan publik berbasis teknologi diciptakan selain untuk memudahkan akses kepada penerima layanan juga untuk mewujudkan pelayanan publik berbasis E-Government. Sehingga BKD Gresik membuat sebuah website resmi berisi informasi kepegawaian dan fitur pengaduan yang memungkinkan publik untuk mengetahui informasi terkait kepegawaian dengan cepat, dan akurat. Sehingga tujuan dari penelitian ini adalah mendeskripsikan inovasi pelayanan kepegawaian melalui website di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik.
Pendekatan penelitian yang digunakan yaitu pendekatan deskriptif dengan metode kualitatif. Dalam penelitian ini fokusnya adalah bagaimana inovasi pelayanan kepegawaian melalui website di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik berdasarkan Teori Faktor Keberhasilan Inovasi menurut Cook, Matthews, dan Irwin (dalam Choiriyah, 2018). Teknik pengumpulan data dilakukan dengan tiga tahap, yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Dan teknik analisis data menggunakan empat tahap yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, serta verifikasi data atau penarikan kesimpulan.
Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa inovasi pelayanan kepegawaian melalui website yang dimiliki oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik masih ditemukan beberapa kendala dan perlu adanya pembuatan dasar hukum dan SOP (Standart Operasional Prosedur) untuk memberikan pelayanan yang memiliki kekuatan hukum dan dapat memberikan kepasian hukum bagi penerima layanan. Hal tersebut dibuktikan dengan hasil analisis dengan menggunakan faktor keberhasilan inovasi menurut Cook, Matthews, dan Irwin, antara lain faktor Leadership (Kepemimpinan) yang dipegang oleh penanggungjawab inovasi pelayanan kepegawaian yaitu Kepala BKD Gresik telah menunjukkan peran, tanggungjawab, dan komitmen dengan baik. Faktor Management/Organization (Manajemen/Organisasi) terkait dengan strategi kebijakan dalam pengenalan website sebagai media informasi sekaligus media pengaduan sudah baik serta koordinasi antara bidang-bidang yang terlibat dalam pemberian pelayanan sudah baik. Faktor Management Risk (Manajemen Risiko) menunjukkan bahwa masih terdapat kendala dalam hal para pegawai usia lanjut yang sulit beralih ke sistem elektronik, serta belum terdapatnya peraturan/dasar hukum dan SOP khusus untuk pelayanan kepegawaian melalui website BKD Gresik sehingga penerima layanan belum mendapat kepastian hukum dalam hal informasi yang didapat baik dari segi berita maupun jawaban atas pengaduan yang ada. Faktor Human Capital (Kemampuan SDM) menunjukkan bahwa kemampuan dari admin/operator dan staf yang membidangi urusan pelayanan kepegawaian sudah cukup baik serta diikutkan dalam diklat-diklat terkait pengembangan aplikasi dan diklat sebagai operator yang diadakan oleh Dinas Kominfo. Faktor Technology (Teknologi) menunjukkan bahwa website BKD Gresik sudah menggunakan teknologi yang cukup baik sehingga menampilkan tampilan yang menarik dan sudah terdapat fitur pengaduan berupa tanya jawab, keluhan, kritik, dan saran sebagai media interaksi antara admin dengan pengguna website yaitu pegawai di lingkungan Kabupaten Gresik. Selain itu inovasi/pembaruan dalam teknologi terus dilakukan yaitu adanya menu-menu baru yang disesuaikan dengan kebutuhan penerima layanan seperti menu download jadwal mobil taspen, menu download materi diklat dan peraturan terkait kepegawaian serta yang terbaru adalah menu download jadwal cuti bersama yang baru dibentuk pada tahun 2019.
Berdasarkan penjelasan dari hasil penelitian, maka peneliti memiliki beberapa saran yang sekiranya dapat bermanfaat bagi peningkatan kualitas inovasi pelayanan kepegawaian melalui website yang dimiliki oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik yaitu Pembuatan peraturan/dasar hukum dibentuknya website BKD Gresik sebagai media informasi sekaligus media pengaduan yang dapat diakses dan dijangkau oleh pengguna layanan serta agar dapat memberikan kepastian hukum bagi pengguna website dan SOP (Standart Operasional Prosedur) yang khusus mengatur mengenai pemberian pelayanan melalui website BKD Gresik dan Pengembangan menu yang ada di website yaitu menu layanan yang saat ini masih berupa keterangan dokumen-dokumen yang perlu dibawa seperti dokumen mutasi, dokumen kenaikan gaji berkala, dan lain-lain diharapkan nantinya menu tersebut juga bisa digunakan untuk upload dokumen dengan cara online.
Kata Kunci: inovasi pelayanan, kepegawaian, website BKD Gresik
ABSTRACT
INNOVATION OF EMPLOYEE SERVICES THROUGH THE WEBSITE IN THE REGIONAL CIVIL SERVICE AGENCY OF GRESIK DISTRICT
Name : Aqza Noviardini Putri
Study Program : DIII State Administration
Department : Public Administration
Faculty : Faculty of Social Sciences and Law
Institution Name : Surabaya State University
Supervisor : Dr. Agus Prastyawan, S.Sos., M.Si.
Public service is a service in the form of goods, services, and administration carried out by the government at the central, regional, and in the environment of BUMN and BUMD to fulfill the aspirations, needs, and expectations of the community in accordance with the prevailing laws and regulations. The public does not only concern the external public or society, but the public also concerns the people involved in the organization concerned, namely employees.
Public services must follow the development of existing technology and information to provide easy access to service recipients. Technology-based public services are created in addition to facilitating access to service recipients also to realize E-Government-based public services. So that BKD Gresik makes an official website containing personnel information and complaint features that allows the public to find out information related to personnel quickly, and accurately. So the purpose of this study is to describe the innovation of staffing services through a website at the Regional Civil Service Agency of Gresik Regency.
The research approach used is descriptive approach with qualitative methods. In this study the focus is on how to innovate staffing services through the website at the Gresik District Civil Service Agency based on the Theory of Innovation Success Factors according to Cook, Matthews, and Irwin (in Choiriyah, 2018). The technique of data collection is done in three stages, namely observation, interviews, and documentation. And data analysis techniques use four stages, namely data collection, data reduction, data presentation, and data verification or conclusion drawing.
The results of this study indicate that the innovation of staffing services through the website owned by the Regional Civil Service Agency of Gresik Regency is still found several obstacles and the need for legal basis and SOP (Operational Standard Procedure) to provide services that have legal strength and can provide legal certainty for recipients service. This is evidenced by the results of the analysis using innovation success factors according to Cook, Matthews, and Irwin, including Leadership factors held by the person in charge of personnel service innovation, namely the Head of BKD Gresik has shown good roles, responsibilities, and commitments. Management / Organization factors related to policy strategies in the introduction of websites as a medium of information as well as media complaints are good and coordination between the fields involved in providing services is good. The Management Risk (Risk Management) factor shows that there are still obstacles in terms of elderly employees who find it difficult to switch to electronic systems, as well as the absence of regulations / legal basis and specific SOPs for services.
Staffing through the BKD Gresik website so that service recipients have not received legal certainty in terms of information obtained both in terms of news and answers to complaints that exist. The Human Capital factor shows that the ability of the admin / operator and staff in charge of personnel services has been good enough and has been included in training related to application development and training as an operator organized by the Ministry of Communication and Information. The Technology factor shows that the BKD Gresik website has used technology that is quite good so that it displays an attractive display and there are complaints features in the form of question and answer, complaints, criticism, and suggestions as a medium of interaction between admin and website users, namely employees in Gresik Regency. In addition, innovation / renewal in technology continues to be carried out, namely the presence of new menus tailored to the needs of service recipients such as menu downloads of Taspen car schedules, menu downloads of training materials and related personnel regulations and the latest is a menu download schedule of newly formed leave together in the year 2019.
Based on the explanation of the results of the study, the researcher has several suggestions that could be useful for improving the quality of staffing innovation services through the website owned by the Regional Civil Service Agency of Gresik namely the making of regulations/legal basis for the establishment of BKD Gresik website as an information media as well as accessible complaints media and is reached by service users and in order to provide legal certainty for website users and SOP (Operational Standard Procedures) specifically regulating service delivery through the BKD Gresik website and the development of menus on the website, namely the service menu which is currently in the form of document descriptions that need to be taken such as transfer documents, periodic salary increase documents, etc. are expected to later be able to use the menu to upload documents online.
Keywords: service innovation, staffing, BKD Gresik website