Pengelolaan Arsip dalam Mendukung Pelayanan Informasi pada Bagian Tata Usah di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo

Archive Management in Support of Information Services in the Administrative Section in Ponorogo Regency Social Service

Arsip sangat penting bagi suatu organisasi karena sebagai sumber informasi organisasi yang berkaitan dengan pengembangan dan kegiatan operasional suatu bisnis atau organisasi pemerintah. Semakin banyak pekerjaan organisasi juga akan meningkatkan jumlah catatan yang dihasilkan. Dari waktu ke waktu jumlah catatan akan bertambah sehingga memerlukan manajemen. Manajemen catatan merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi bisnis maupun pemerintahan yang baik sehingga informasi yang akan dicari dapat ditemukan dengan cepat dan akurat. Mengelola arsip secara manual yang telah dilakukan sejauh ini, memiliki beberapa kelemahan, termasuk: membutuhkan ruang dan penyimpanan yang besar, risiko kerusakan arsip akibat bencana, membutuhkan banyak karyawan dan waktu pencarian yang lama. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip yang meliputi penerimaan surat masuk dan keluar, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, dan pemeliharaan arsip.  Penelitian Ini berjenis penelitian deskriptif kualitatif. Subjek penelitian ini adalah 3 orang staf Tata Usaha Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo. Analisis data mengacu pada model Miles dan Huberman dengan menggunakan triangulasi sumber serta instrumen penelitian berupa wawancara dan dokumentasi. Berdasarkan hasil penelitian yang berjudul "Manajemen Arsip dalam Mendukung Layanan Informasi di Bagian Administrasi di Dinas Sosial Ponorogo" bahwa catatan manajemen dalam mendukung layanan informasi telah berjalan dengan baik karena sistem manajemen sesuai dengan prosedur pengarsipan.

Archives are very important for an organization because as a source of organizational information relating to the development and operational activities of a business or government organization. More and more organizational work will also increase the number of records produced. From time to time the number of records will increase, requiring management. Records management is an important aspect in an organization, both business organizations and good government so that the information to be sought can be found quickly and accurately. Managing archives manually that has been done so far, has several weaknesses, including: requiring large space and storage, the risk of damage to the archive due to disaster, requires a lot of employees and a long search time. This study aims to determine the records management procedure which includes receiving incoming and outgoing mail, archiving, rediscovering records, and maintaining records. This research is a qualitative descriptive study. The subjects of this study were 3 administrative staff from Ponorogo Regency Social Service. Data analysis refers to the Miles and Huberman model using source triangulation and research instruments in the form of interviews and documentation. Based on the results of a study entitled "Management of Archives in Supporting Information Services in the Administration Section at the Social Service Agency of Ponorogo" that records management in supporting information services has been running well because the management system is in accordance with the filing procedures.