Analysis Of The Management Of Active Dynamic Archives In The Surabaya City Dprd Secretariat Based On Surabaya City Regional Regulation No. 3 Of 2013 Concerning The Organization Of Archives
Pada Penelitian ini melihat adanya permasalahan yaitu hanya ada 1 pada bagian umum yang telah mengikuti Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) Kearsipan namun pada bagian lain belum ada. lalu ditemukan juga, belum adanya ruangan khusus untuk menyimpan arsip sehingga di simpan di tiap-tiap ruang kepala bagian masing-masing di sekretariat DPRD Kota Surabaya. Tujuan penelitian tugas akhir ini adalah mendeskripsikan pengelolaan arsip dinamis aktif di sekretariat DPRD Kota Surabaya berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 3 tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Metode penelitian yang dilakukan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif, Teknik pengumpulan data dikumpulkan dengan menggunakan Teknik observasi, Wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan melalui empat tahapan, yaitu, pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan verifikasi data. Hasil penelitian ini mendeskripsikan pengelolaan arsip dinamis aktif dimulai dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip. Dalam penelitian yang dilakukan ditemukan masalah pada bagian penyimpanan arsip yaitu kurangnya ruangan penyimpanan khusus arsip pada setiap bagian di sekretariat DPRD Kota Surabaya sehingga dicampur dengan ruangan kepala disetiap bagian. Kedua, Sumber Daya Manusia yang ahli dalam mengolah arsip juga minim hanya ada 1 dari bagian umum khususnya di bagian Tata Usaha dan Kepegawaian yang telah mengikuti Pendidikan & pelatihan kearsipan namun di bagian lain belum ada. Saran dapat diberikan yaitu dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ahli dalam bidang kearsipan yaitu dengan mendorong beberapa pegawai fungsional pada masing-masing bagian untuk mengikuti Pendidikan dan Pelatihan kearsipan. Pembinaan kearsipan dilaksanakan oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Melakukan pengembangan sarana fasilitas ruangan penyimpanan khusus arsip pada masing-masing bagian di Sekretariat DPRD Kota Surabaya. Sehingga tidak tercampur dengan ruangan kerja kepala Bagian dan pegawai fungsional atau staff
This research sees a problem, namely that there is only 1 in the general section who has attended Archival Education and Training (DIKLAT) but in other sections there is none. then it was also found that there was no special room for storing archives so that they were stored in each room of the head of each section in the Surabaya City DPRD secretariat. The purpose of this final project research is to describe the management of active dynamic archives at the Surabaya City DPRD secretariat based on Surabaya City Regional Regulation Number 3 of 2013 concerning the Implementation of Archives. The research method used is descriptive with a qualitative approach, the data collection technique is collected using observation, interview, and documentation techniques. Data analysis techniques used through four stages, namely, data collection, data reduction, data presentation and data verification. The results of this study describe the management of active dynamic archives starting from archive creation activities, archive storage, archive maintenance and archive shrinkage. In the research conducted, a problem was found in the archive storage section, namely the lack of a special archive storage room in each section in the Surabaya City DPRD secretariat so that it was mixed with the head room in each section. Second, Human Resources who are experts in processing archives are also minimal, there is only 1 from the general section, especially in the Administration and Personnel section who has attended archival education & training but in other sections there are none. Suggestions can be given, namely by improving the quality of human resources who are experts in the field of archives, namely by encouraging several functional employees in each section to attend archival education and training. Archiving guidance is carried out by the Surabaya City Archives and Library Agency.