Pengelolaan Elektronik Arsip Melalui e-Surat di Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya
Electronic Archive Management Through e-Surat at the Surabaya City Manpower Office
Penelitian ini membahas tentang proses pengelolaan arsip secara elektronik melalui e-Surat yang dilakukan di Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya. Proses pengelolaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya dilakukan mulai dari surat masuk melalui aplikasi website e-Surat hingga proses pendisposisian surat tersebut. Penulis tertarik untuk meneliti lebih dalam terkait proses pengelolaan arsip secara elektronik melalui e-Surat yang telah berjalan di Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya. Tujuan penelitian ini untuk mendiskripsikan sistem pengelolaan arsip yang telah dilakukan secara elektronik melalui e-Surat oleh Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya. Jenis penelitian ini yaitu menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif untuk menjelaskan secara detail mengenai proses pengelolaan arsip secara elektronik melalui e-Surat. Fokus pada penelitian ini adalah pengelolaan arsip secara elektronik melalui e-Surat di Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya, berdasarkan teori siklus daur hidup arsip yaitu penciptaan dan penyimpanan, penggunaan dan pendistribusian, pemeliharaan dan pendisposisian. Teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti yaitu dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi, serta menggunakan teknik analisis data yang digunakan dengan cara pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil yang didapat dari pembahasan ini yaitu pengelolaan arsip elektronik melalui e-Surat di Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya belum optimal, terdapat berbagai kendala yang dilakukan tenaga kerja dalam porses pengimplementasiannya yang berakibat pada kerusakan dan kehilangan arsip. Saran yang diberikan penulis adalah melakukan pengoptimalan pada sistem pengelolaan arsip secara elektronik untuk meminimalisir kendala yang terjadi.
This study discusses the process of managing archives electronically through e-mail which is carried out at the Surabaya City Manpower Office. The archive management process at the Surabaya City Manpower Office is carried out starting from incoming letters through the e-Surat website application to the process of distributing the letter. The author is interested in researching more deeply related to the process of managing records electronically via e-mail that has been running at the Surabaya City Manpower Office. The purpose of this study is to describe an archive management system that has been carried out electronically via e-mail by the Surabaya City Manpower Office. This type of research is using a descriptive method with a qualitative approach to explain in detail the process of managing records electronically via e-mail. The focus of this research is the management of records electronically via e-Surat at the Surabaya City Manpower Office, based on the archive life cycle theory, namely creation and storage, use and distribution, maintenance and disposition. Data collection techniques used by researchers are by means of observation, interviews and documentation, and using data analysis techniques used by means of data collection, data reduction, data presentation and drawing conclusions. The results obtained from this discussion are that the management of electronic archives through e-Letters at the Surabaya City Manpower Service is not optimal, there are various obstacles made by the workforce in the implementation process which result in damage and loss of archives. The advice given by the author is to optimize the electronic archive management system to minimize the obstacles that occur.