ABSTRAK

PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK BERBASIS ELEKTRONIK (E-OFFICE)

PADA KANTOR WILAYAH DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN (DJPB) PROVINSI JAWA TIMUR

Nama                    :  Pingkan Ernomo Putri

NIM                       :  16040263059

Program Studi    :  DIII Administrasi Negara 2016

Jurusan                 :  Administrasi Publik

Fakultas               :  Ilmu Sosial dan Hukum

Nma Lembaga   :  Universitas Negeri Surabaya

Pembimbing       :  Yuni Lestrasi, S.AP., M.AP.

Arsip memiliki peranan yang penting bagi organisasi, baik organisasi pemerintah maupun non pemerintah atau swasta yaitu pusat ingatan dan sebagai alat pengawasan secara tertulis dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisan, pengembangan, perumusan kebijakan pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian. Mengingat pentingnya suatu arsip bagi suatu organisasi, maka perlu penanganan secara khusus agar arsip-arsip tersebut tetap terjaga keberadaannya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan Pengelolaan Arsip Surat Masuk Berbasis Elektronik (e-office) pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi Jawa Timur.

Penelitian yang digunakan yaitu penelitian  deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan melalui tiga tahapan yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini melalui empat tahapan yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian ini mendeskripsikan tentang: 1 (satu) penatausahaan surat masuk menggunakan aplikasi e-office pada Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga yang meliputi alur kegiatan penerimaan dan penilaian, disposisi pimpinan, dan distribusi dokumen berdasarkan Standart Operating Procedure Bagian Umum Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi Jawa Timur; 2 (dua) mendeskripsikan pengelolaan arsip surat masuk berbasis elektronik (E-Office) pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Provinsi Jawa Timur yang meliputi kegiatan memindahkan dokumen, menyimpan dokumen, mengindeks dokumen, dan mengontrol akses. Kendala yang ditemukan pada salah satu prosesnya adalah berupa maintance atau perbaikan sistem.

Saran yang dapat direkomendasikan adalah maintance atau perbaikan sistem yang terjadi pada e-office hendaknya dilakukan saat malam hari ataupun saat libur agar tidak mengganggu jalannya pengelolaan kearsipan.

Kata kunci : pengelolaan, arsip elektronik, surat masuk

ABSTRACT

ELECTRONIC-BASED ENTERPRISES (E-OFFICE) ARCHIVE MANAGEMENT

IN THE OFFICE OF THE DIRECTORATE GENERAL OF REGENCY (DJPB) EAST JAVA PROVINCE

Name                    : Pingkan Ernomo Putri

NIM                       : 16040263059

Study Program   : DIII 2016 State Administration

Department         : Public Administration

Faculty                  : Social Sciences and Law

Nma Institute     : Universitas Negeri Surabaya

Advisor                : Yuni Lestari, S.AP., M.AP.

Archives have an important role for organizations, both government and non-government or private organizations, namely the memory center and as a written supervision tool in the context of planning, analyzing, developing, decision-making policy formulation, reporting, accountability, valuation, and control. Given the importance of an archive for an organization, it needs special handling so that the archives are maintained. The purpose of this study is to describe the Management of Electronic-Based Incoming Archives (e-office) at the Regional Office of the Directorate General of Treasury of East Java Province.

The research used is descriptive research with a qualitative approach. Data collection techniques are carried out through three stages, namely observation, interviews, and documentation. Data analysis techniques used in this study through four stages, namely data collection, data reduction, data presentation, and conclusion.

The results of this study describe: 1 (one) administration of incoming letters using e-office applications in the Administration and Household Subdivisions which include the flow of acceptance and assessment activities, leadership disposition, and distribution of documents based on the Standard Operating Procedure of the General Office of the Regional Office of the Directorate General of Treasury East Java Province; 2 (two) describe the management of electronic-based incoming mail records (E-Office) at the Regional Office of the Directorate General of East Java Province which includes activities of moving documents, storing documents, indexing documents, and controlling access. Constraints found in one of the processes are in the form of maintance or system improvement.

Suggestions that can be recommended are maintenance or system improvements that occur in e-office should be done at night or during holidays so as not to interfere with the running of archival management.

Keywords: management, electronic archives, incoming mail