ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP AKTIF BERBASIS ELEKTRONIK PADA SUB BAGIAN PEMERINTAHAN DAN OTONOMI DAERAH PEMERINTAH KOTA SURABAYA

Analysis Of Electronic Based Active Archives Management In Sub Sections Of Government And Regional Autonomy Of The Surabaya City Government 

Arsip elektronik merupakan bentuk kemajuan teknologi yang telah dimanfaatkan menjadi sebuah aplikasi yang diciptakan untuk mengelola dokumen arsip secara elektronik yaitu E-Arsip. Dengan adanya E-Arsip dapat memudahkan pengelolaan dan pengorganisasian melalui digital dan membutuhkan waktu yang singkat. Arsip aktif adalah arsip yang sering digunakan dalam sehari-hari. Meskipun demikian, dalam pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik ditemukan kendala atau masalah yang menghambat proses pengelolaan arsip seperti menu yang ada dalam E-Arsip kurang lengkap, tidak adanya SOP terkait penggunaan E-Arsip, Sarana dan Prasarana yang kurang memadai. Penelitian ini bertujuan menganalisis dan mendeskripsikan pengelolaan arsip aktif berbasis elektronik dengan menggunakan Teori Read & Ginn (dalam Muhidin, 2016) melalui empat tahap yaitu penciptaan dan penyimpanan, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan, dan disposisi. adalah jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian ini adalah: 1)tahap penciptaan dan penyimpanan berjalan dengan baik, tetapi untuk penyimpanan belum maksimal dikarenakan masih ada menu yang belum tersedia 2)tahap penggunaan dan distribusi sudah berjalan dengan baik, namun masih ada kendala terkait prosedur dalam penggunaan aplikasi menyebabkan pegawai kesulitan menggunakan E-arsip sehingga harus menggunakan foto, video untuk membantu dalam tahapan-tahapan nya agar pegawai tidak mengalami kesulitan.Tahap pemeliharaan sudah sesuai dengan prosedur jadwal retensi, tetapi masih ada kendala kekurangan fasilitas komputer, agar kegiatan pemeliharaan bisa sangat optimal bisa melakukan penambahan komputer. 4)proses disposisi hanya dilakukan pemindahan dokumen ke DISPUSIP, karena Sub Bagian Pemerintahan dan Otonomi Daerah tidak memiliki wewenang pemusnahan dokumen arsip sehingga dokumen arsip akan ditindaklanjuti oleh DISPUSIP.

Electronic archives are a form of technological advancement that has been utilized into an application created to manage archive documents electronically, namely E-Archives. With the existence of E-Archives, it can facilitate management and organization through digital and requires a short time. Active archives are archives that are often used in everyday life. However, in the implementation of electronic archive management, there are obstacles or problems that hinder the archive management process such as the incomplete menu in E-Archive, the absence of SOPs related to the use of E-Archive, inadequate facilities and infrastructure. This research aims to analyze and describe the management of electronic-based active archives using Read & Ginn Theory (in Muhidin, 2016) through four stages namely creation and storage, use and distribution, maintenance, and disposition. is a type of descriptive research with a qualitative approach. The results of this study are: 1) the creation and storage stages are going well, but for storage it is not optimal because there are still menus that are not available 2) the use and distribution stages are going well, but there are still obstacles related to procedures in using the application causing employees to have difficulty using E-archives so they have to use photos, videos to help in the stages so that employees do not experience difficulties. The maintenance stage is in accordance with the retention schedule procedure, but there are still obstacles to the lack of computer facilities, so that maintenance activities can be highly optimized by adding computers. 4) the disposition process is only carried out by transferring documents to DISPUSIP, because the Subdivision of Government and Regional Autonomy does not have the authority to destroy archive documents so that archive documents will be followed up by DISPUSIP.