Pengembangan Aplikasi DESDM Dalam Sistem Kearsipan Pada Sub Bagian Tata Usaha Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Jawa Timur

Development of DESDM Archival Applications on Archiving System at Administration Sub-Section of the Energy and Mineral Resources Department of East Java Province 

Arsip merupakan suatu catatan rekaman setiap kegiatan sehingga menjadikan arsip sebagai pusat ingatan informasi serta bukti yang sah atas kejadian yang ada Jika di masa lampau peninggalan arsip menggunakan menggunakan media batu dan kertas, kini berkembang dengan berformat file seperti .doc, .docx, .pdf, .xls, .xlsm, dan .ppt atau dikenal dengan arsip elektronik. Jika dahulu penyimpanan arsip masih secara manual, kini dapat disimpan dalam map virtual pada program komputer, laptop, atau PC. Penelitian dilatarbelakangi oleh sistem kearsipan pada Sub Bagian Tata Usaha Dinas Energi dan SumberDaya Mineral Provinsi Jawa Timur yang masih dilakukan secara manual, dimana dalam penataan dan penyimpanan arsip tidak urut abjad atau tahun, cover odner arsip yang sobek, rusak, dan tidak seragam, dan beberapa informasi arsip yang ada dalam odner arsip tidak urut dari segi tanggal surat atau nomor surat. Oleh karena itu, peneliti mengembangkan aplikasi kearsipan DESDM dengan menggunakan metode Waterfall, perancangan desain menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), dengan basic aplikasi Microsoft Excel dan bahasa pemrograman Visual Basic for Applications (VBA). Penelitian ini adalah penelitian Research and Development (RnD) atau penelitian pengembangan dengan melakukan analisis kebutuhan melalui observasi, merancang desain aplikasi, pengkodean, pengujian aplikasi, dan pemeliharaan aplikasi.

Archives are a record of every activity, making the archive a center for information memory and valid evidence of existing event. If in the past archival heritage used stone and paper media, now it has developed into file formats such as .doc, .docx, .pdf, .xls, .xlsm, and .ppt or known aselectronic archives. If previously archives were still stored manually, now they can be saved in a virtual folder on a computer, laptop, or PC. This research was motivated by archive’s system at Administration Sub Section of the Energy and Mineral Resources Department of East Java Province which is still carried out manually, inthe arrangement and storage of archives are not in alphabetical order and year, some archive’s cover are torn, damaged, and not same between odner’s each other, and some of information’s archive on the folder is not ordered by date of letter or number’s letter. Therefore, the researcher developed a DESDM archival application using the Waterfall method, designing a design using Entity Relationship Diagram (ERD), with Microsoft Excel as basic application, and Visual Basic for Applications (VBA) as programming language. This research is development research (Research and Development) through fives stages, namely conducting requirement analysis through observation,designing application, coding, testing, and application maintenance.