Analysis of Dynamic Archive Management in the Legal and Cooperation Section of the Regional Secretariat of the City of Surabaya
Arsip dinamis adalah dokumen arsip yang dapat dimanfaatkan secara langsung dalam suatu pekerjaan di setiap instansi, baik pemerintah maupun swasta. Tujuan penelitian ini yaitu untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis pada Bagian Hukum dan Kerjasama Sekretariat Daerah Kota Surabaya. Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini yaitu menggunakan metode penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Hasil dari penelitian ini dapat dilihat bahwa pada pengelolaan arsip dinamis dijumpai beberapa faktor yang mempengaruhi adanya kendala yang dialami seperti jumlah SDM dan tempat penyimpanan arsip yang kurang memadai sehingga dapat mempengaruhi pada proses pelaksanaan dari tahap penggunaan arsip dan pemeliharaan arsip.Tahap penyusutan arsip belum berjalan secara maksimal, dikarenakan kegiatan yang dilakukan dalam penyusutan arsip yang dilakukan saat ini belum sepenuhnya sesuai dengan prosedur, mengingat banyaknya dokumen yang harus tetap disimpan di dalam instansi tersebut. Saran yang dapat diberikan pada penelitian ini yaitu sebaiknya lebih memperhatikan kembali terkait jumlah SDM dalam pengelolaan arsip dinamis serta memperhatikan pelaksanaan pada tahap penyusutan arsip, karena dapat mempengaruhi ketersediaan tempat untuk menyimpan arsip itu sendiri. Penambahan fasilitas dengan membuat SOP terkait pengelolaan arsip dinamis.
Dynamic archives are archival documents that can be used directly in a job in every agency, both government and private. The purpose of this study is to analyze the management of dynamic archives at the Legal and Cooperation Section of the Surabaya City Regional Secretariat. The research method used in this research is to use a descriptive qualitative research method. Data collection techniques in this study are through observation, interviews and documentation. The results of this study can be seen that in dynamic archive management there are several factors that influence the constraints experienced such as the number of human resources and inadequate archive storage space so that it can affect the implementation process from the stage of using archives and maintaining archives. The archive depreciation stage has not run smoothly. maximum, because the activities carried out in depreciating archives that are being carried out at this time are not fully in accordance with procedures, given the large number of documents that must be kept in the agency. The advice that can be given in this research is that you should pay more attention to the number of human resources in managing dynamic archives and pay attention to the implementation at the archive depreciation stage, because it can affect the availability of space to store the archive itself. Adding facilities by making SOPs related to managing dynamic archives.