Pengelolaan Virtual Arsip Melalui Aplikasi E-Taman Di Kantor Kelurahan Petamanan Kota Pasuruan
Virtual Management Of Archives Through E-Taman Application In Petamanan Village Office Of Pasuruan City
Arsip memiliki peran penting di setiap organisasi dalam sistem administrasi, selain itu arsip juga salah satu bukti data yang sah. Pengelolaan arsip kini mengalami perubahan yang signifikan mengikuti perkembangan teknologi yang menjadikan arsip diolah secara elektronik. Salah satunya, pengelolaan arsip di Kelurahan Petamanan Kota Pasuruan juga menerapkan pengelolaan elektronik arsip melalui media online atau website yaitu melalui aplikasi E-Taman. Maka dari itu, penulis tertarik untuk meneliti sistem pengelolaan arsip elektronik di Kelurahan Petamanan karena aplikasi E-Taman adalah aplikasi yang baru saja di terapkan pada Kelurahan ini. Fokus penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem pengelolaan virtual arsip melalui aplikasi E-Taman di kantor Kelurahan Petamanan, yang berdasarkan dengan teori siklus pengelolaan arsip elektronik yaitu penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan terkait pengelolaan arsip virtual yang dilakukan oleh Kelurahan Petamanan melalui aplikasi berbasis website. Penelitian ini dilakukan menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dengan cara reduksi data, penyajian data, penarikan kesimpulan/verifikasi. Hasil yang didapatkan dari pembahasan ini yaitu pengelolaan arsip elektronik di Kelurahan Petamanan telah dilakukan dengan baik tetapi masih belum maksimal karena aplikasi E-Taman masih baru diimplementasikan dan masih dalam proses pengembangan aplikasi. Saran yang diberikan adalah untuk segera mengembangkan aplikasi E-Taman agar dapat dipergunakan dengan baik sehingga sistem pengelolaan arsip elektronik menjadi lebih maksimal.
Archives have an important role in every organization in the administrative system, besides that archives are also one of the valid evidence of data. Records management is now undergoing significant changes following technological developments that make archives processed electronically. One of them, the management of archives in Petamanan Village Pasuruan City also applies electronic archive management through online media or websites, namely through the E-Taman application. Therefore, the author is interested in researching the electronic archive management system in the Petamanan Village because the E-Taman application that has just been implemented in this Village. The focus of this research is to find out the virtual archive management system through the E-Taman application at the Petamanan Village office, which is based on the Theory of the electronic records management cycle, namely creation & storage, distribution & use, maintenance, and disposition. In this article, the author describes the virtual archive management carried out by the Petamanan Village through a website based application. This research was conducted using a descriptive method with a qualitative approach. Data collection techniques were by means of observation, interviews, adn documentation. Data analysis techniques by means of data reduction, data display and conclusion drawing/verification. The results obtained from this discussion are that the management of electronic archives in Petamanan Village has been carried out well but is still not optimal because the E-Taman application is still newly dumped and is still in the process of developing the application. The advice given is to immediately develop the E-Taman application so that it can be used properly so that the electronic archive management system becomes more leverage.