ABSTRAK

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN INSPEKTORAT DAERAH KABUPATEN SIDOARJO

Nama                    : Dela Rachmawati

NIM                       : 16040263055

Program Studi    : DIII Administrasi Negara

Jurusan                 : Administrasi Publik

Fakultas               : Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum

Nama Lembaga : Universitas Negeri Surabaya

Pembimbing       : Hj. Weni Rosdiana, S.Sos., M.AP.

Pengelolaan arsip pada suatu organisasi instansi pemerintahan merupakan suatu kegiatan yang wajib dilakukan dalam rangka mewujudkan tata kelola arsip yang baik sehingga mewujudkan tujuan organisasi pemerintahan yang ingin dicapai. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Inspektorat Daerah Kabupaten Sidoarjo.

Penelitian menggunakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan  dalam penelitian ini adalah menggunakan metode observasi, wawancara, dan dokumentasi. Selanjutnya, analisis data kualitatif  yang digunakan dalam penelitian ini meliputi kegiatan pengumpulan data (collecting data), reduksi data (data reduction),  penyajian data (data display), serta verifikasi data atau penarikan kesimpulan (verification/conclusion drawing).

Hasil penelitian ini memberikan informasi berupa deskripsi tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di Inspektorat Daerah Kabupaten Sidoarjo  yang meliputi dengan 4 (empat) tahapan pengelolaan arsip yaitu penciptaaan yang ada di Inspektorat Daerah Kabupaten Sidoarjo dengan melakukan penerimaan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, tahapan penggunaan yang meliputi kegiatan peminjaman arsip inaktif bagi pihak-pihak yang berhak saja yang terkait dengan hukum, tahapan pemeliharaan di Inspektorat meliputi kegiatan penataan dan penyimpanan arsip yang disimpan secara terpusat di record center serta penyimpanannya berupa boks arsip dan rak arsip , tahapan penyusutan yaitu kegiatan pemusnahan arsip yang belum dilakukan oleh Inspektorat Daerah Kabupaten Sidoarjo disebabkan adanya beberapa permasalahan yaitu tidak adanya daftar arsip dan masih terdapat arsip-arsip berantakan yang masih belum teridentifikasi jenisnya karena ruangan penyimpanan arsip yang belum sesuai dengan ketetapan yang ada.

Saran yang dapat diberikan yakni perlu adanya penambahanan dan perbaikan sarana prasarana penyimpanan arsip inaktif, perlu dilakukan penambahan sumber daya manusia yaitu arsiparis, serta perlunya melakukan peralihan dari sistem penyimpanan arsip manual menjadi penyimpanan secara elektronik agar memudahkan dalam melakukan pencarian arsip inaktif ketika sewaktu-waktu diperlukan.

Kata Kunci: Pengelolaan Arsip, Arsip Dinamis, Arsip Inaktif

ABSTRACT

MANAGEMENT OF INACTIVE DYNAMIC ARCHIVES IN ARCHIVES UNIT REGIONAL INSPECTORATE DISTRICT OF SIDOARJO

Management of records in a government agency organization is an activity that must be carried out in order to realize good archive governance so as to realize the objectives of the government organization to be achieved. The purpose of this study is to describe the management of inactive dynamic records in the Archives Unit of the Regional Inspectorate District of Sidoarjo.

The  research method used descriptive research with a qualitative approach. Data collection techniques used in this study were using the method of observation, interviews, and documentation. Furthermore, qualitative data analysis used on this research includes collecting data, reduction data, display data, and verification data or conclusion / conclusion (verification / conclusion drawing).

The results of this study provide information in the form of a description of inactive dynamic archive management at the Sidoarjo Regional Inspectorate which includes 4 (four) stages of archive management, namely the creation of the Regional Inspectorate District of Sidoarjo  by receiving archives from the Processing Unit to the Archives Unit, the usage stages includes inactive archive borrowing activities for those who are entitled only those who are related to the law, the stages of maintenance in the Inspectorate include the activities of structuring and storing archives that are stored centrally in the record center and their storage in the form of archive files and shelves, stages of depreciation, namely destruction of records not yet carried out by the Regional Inspectorate District of Sidoarjo due to the existence of several problems, namely the absence of a list of archives and still there are messy archives that are still not identified because the archive storage room is not in accordance with the provisions.

Suggestions that can be given are the need for the addition and improvement of inactive archive storage facilities, it is necessary to add human resources, namely archivists, and the need to make a transition from manual archive storage systems to electronic storage so that it makes it easier to do inactive archive searches when needed .

Keywords: Management Archieves, Dynamic Archives, Inactive  Archieves