IMPLEMENTASI METODE DESIGN THINKING PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN SURAT BERBASIS WEBSITE

(STUDI KASUS : KANTOR KECAMATAN PACE, KABUPATEN NGANJUK)

IMPLEMENTATION OF DESIGN THINKING METHOD ON WEBSITE-BASED LETTER DOCUMENT MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

(CASE STUDY: PACE SUBDISTRICT OFFICE, NGANJUK REGENCY)

Surat sebagai media dalam penyampaian pesan secara tertulis diperlukan pengelolaan yang terorganisir, dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Dokumen Surat berbasis website sebagai media pengelola dan bentuk digitalisasi dari layanan pengadaan surat hingga manajemen dokumen surat, yang mana template disesuaikan dengan yang digunakan oleh Kantor Kecamatan Pace dan Peraturan Gubernur Nomor 95 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas lampiran II sebagai penambahan. Adapun cara daripada penggunaan fitur utama sistem informasi surat agenda yaitu pengguna memilih salah satu dokumen surat agenda lalu mengisi form yang tersedia untuk disesuaikan pada template jenis surat agenda yang telah dipilih sebelumnya, sistem juga akan menyimpan dokumen surat sebagai data arsip yang telah dibuat secara otomatis untuk mencegah kehilangan atau kerusakan dokumen. Terdapat fitur library dan kotak formulir pengaduan yang dapat dipakai pengguna ketika mengalami permasalahan umum termasuk kritik dan saran ataupun membutuhkan bantuan teknis terkait penggunaan sistem. Dengan melakukan setiap tahap design thinking yaitu emphatize, define, ideate, prototype, dan testing. Kemudian sistem diuji coba oleh pengguna untuk dinilai, hal ini diukur dengan IBM SPSS dengan hasil cronbach’s alpha 0,234 dapat dikatakan sistem informasi telah mencapai tujuan sebagai media untuk meningkatkan efektivitas kinerja pegawai bagian dokumen surat agar lebih terorganisir dapat membantu pegawai agar menciptakan lingkungan kerja produktif.

Kata Kunci: Surat Agenda, Sistem informasi, Design Thinking, Website, Framework Codeigniter.

Letters as a medium for delivering messages in writing require organized management, with the existence of a website-based Letter Document Management Information System as a management medium and a form of digitization from letter procurement services to letter document management, where templates are adjusted to those used by the Pace District Office and Governor Regulation Number 95 of 2018 concerning Office Manuscripts attachment II as an addition. As for how to use the main features of the agenda letter information system, namely the user selects one of the agenda letter documents and then fills in the available form to be adjusted to the previously selected agenda letter type template, the system will also save the letter document as archive data that has been created automatically to prevent loss or damage to documents. There is a library feature and a complaint form box that can be used by users when experiencing general problems including criticism and suggestions or needing technical assistance related to the use of the system. By doing each stage of design thinking empathize, define, ideate, prototype, and testing. Then the system is tested by users to be validation, this is measured by IBM SPSS with the results of Cronbach's alpha 0.234, it can be said that the information system has achieved its purpose as a medium to improve the performance of employees in the mail document section to make it more organized and help employees to create a productive work environment.

Keyword: Agenda Letter, Information system, Metode Design Thinking, Website, Framework Codeigniter.