IMPLEMENTASI PENGELOLAAN VIRTUAL ARSIP MELALUI APLIKASI SEPASI DI BADAN PENDAPATAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH KABUPATEN TUBAN

IMPLEMENTATION OF VIRTUAL ARCHIVE MANAGEMENT THROUGH SEPASI APPLICATION AT THE REVENUE AGENCY OF FINANCIAL AND ASSET MANAGEMENT OF TUBAN REGENCY

Abstrak

Badan Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Tuban adalah salah satu Organisasi Perangkat Daerah yang sudah menggunakan aplikasi SEPASI sejak tahun 2019. Aplikasi SEPASI merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengirim surat secara online serta dalam pengelolaan virtual arsip. Aplikasi ini dapat dioperasikan pada komputer dan handphone dengan berbasis web dan android. Keberadaan Aplikasi SEPASI dapat membantu meringankan kegiatan pengelolaan arsip secara mudah dan tepat. Pemanfaatan dalam Aplikasi SEPASI dapat dilihat dari pengelolaan arsip surat masuk yang tidak perlu dilakukannya alih media surat. Surat yang diterima akan secara langsung masuk pada fitur arsip surat masuk dan dalam hal pencarian surat, dapat dilakukan dengan cara memasukkan kata kunci untuk temu kembali arsip. Dengan kemudahan tersebut, Badan Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Tuban masih mengalami kesulitan dalam melakukan disposisis di Aplikasi SEPASI. Hal ini terlihat dari fitur disposisi surat masuk yang masih kosong. Permasalah ini terjadi disebabkan oleh para Kepala Badan, Wakil Kepala Badan, Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian yang masih lupa password dan belum pernah mengikuti pelatihan dalam penggunaan Aplikasi SEPASI. Peneliti bertujuan untuk mendeskripsikan implementasi pengelolaan virtual arsip melalui Aplikasi SEPASI di Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Tuban. Metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Fokus Penelitian yaitu penanganan dalam implementasi pengelolaan virtual arsip melalui Aplikasi SEPASI. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan teknik triangulasi yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang dilaksanakan dengan cara reduksi data, penyajian data, dan kesimpulan. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa dalam melakukan pengelolaan virtual arsip dapat menggunakan satu rangkaian kegiatan walaupun masih terdapat permasalahan. Saran yang dapat direkomendasikan yaitu dapat memanfaatkan fitur disposisi dengan melakukan pelatihan terhadap pegawai pengelolaan surat yang bersangkutan serta meng-upgrade komputer versi baru supaya dapat terhubung pada jaringan wifi.

Kata Kunci: Arsip Elektronik, Aplikasi SEPASI

Abstract

The Revenue Agency for Financial Management and Assets of Tuban Regency is one of the Regional Device Organizations that has been using SEPASI Application since 2019. SEPASI Application is an application used to send mail online as well as in the management of virtual archives. This application can be operated on computers and mobile phones with web and android based. The existence of SEPASI Application can help ease the activities of managing archives easily and appropriately. Utilization in SEPASI Application can be seen from the management of incoming mail archives that do not need to be done over the mail media. The received mail will be directly entered in the incoming mail archive feature and in the case of mail search, it can be done by entering keywords for the archive retrieval. With the ease, the Revenue Agency for Financial Management and Assets of Tuban Regency is still having difficulty in dispositions in SEPASI Application. This can be seen from the blank incoming mail disposition feature. This problem occurs due to the Heads of Agencies, Deputy Heads of Agencies, Heads of Field and Heads of Sub-Sections who still forget passwords and have never participated in training in the use of SEPASI Applications. The recearcher aims to describe the implementation of virtual archive management through SEPASI Application in the Revenue, Financial and Asset Management Agency of Tuban Regency. The Method used is descriptive qualitative. The focus of research is the handling in the implementation of virtual archive management through SEPASI Application. Data collection techniques are carried out by triangulation techniques, namely observation, interview, and documentation. Data analysis techniques are carried out by means off data reduction, data presentation, and conclusion. The results of this study show that in conducting virtual management of archives can use a series of activities although there are still problems. The recommended advise is to take advantage of the disposition feature by training the relevant mail management employees and upgrading the new version of the computer so that it can connect to the wifi network.

Keywords: Electronic Archives, SEPASI Applications