Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja Pegawai di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sumenep

Dynamic Archives Management In Supporting Employee Work Efficiency Of Library And Archives Of Sumenep District

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja pegawai pada Kantor Dinas  Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sumenep. Metode yang digunakan penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan untuk penelitian ini terdiri dari dua orang yaitu Kepala Bidang Kearsipan dan seorang Arsiparis Muda. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui teknik observasi, dokumentasi dan wawancara. Penelitian ini menggunakan teknik analisis data, diantaranya pengumpulan data, penyajian data, reduksi data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengeloaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja pegawai mencakup: (1) penataan arsip dilakukan dengan asas sentralisasi (terpusat); (2) penyimpanan arsip menggunakan sistem kode klasifikasi masalah. Arsip dinamis aktif tersimpan di bagian Tata Usaha, sedangkan arsip dinamis inaktif tersimpan di record center; (3) penemuan kembali dapat dilakukan secara manual dan dapat menggunakan aplikasi; (4) pemeliharaan arsip dilakukan menggunakan kemucing sedangkan pengamanan arsip dilakukan dengan memberikan kunci. Hambatan dan solusi yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis diantaranya: (1) dalam penataan arsip belum ada hambatan karena penataanya yang dilakukan secara terpusat; (2) penyimpanan arsip terdapat kendala dari segi SDM yang kurang konsisten dalam melakukan penyimpanan arsip dan upaya yang dilakukan yakni melakukan penyimpanan ulang sesuai dengan kode klasifikasi yang benar; (3) kendala dalam penemuan kembali arsip yaitu terjadinya human eror. Para pegawai yang merasa telah menginput surat kedalam aplikasi SIMARDI, akan tetapi surat tersebut belum terinput dan solusi yang diberikan yakni dengan menginput ulang surat tersebut; (4) untuk pemeliharaan dan pengamanan arsip tidak temukan adanya kendala karena arsipnya sudah tersimpan dalam ruangan berAC.

The purpose of this study was to determine the management of dynamic records in supporting the work efficiency of employees at the Office of the Library and Archives of Sumenep Regency. The method used in this study is a descriptive method with a qualitative approach. Informants for this study consisted of two people, namely the Head of the Archives Division and a Young Archives. Data collection techniques were carried out through observation, documentation and interviews. This study uses data analysis techniques, including data collection, data presentation, data reduction, and drawing conclusions.

The results of the study indicate that the management of dynamic records in supporting employee work efficiency includes: (1) the arrangement of archives is carried out on the principle of centralization (centralized); (2) archive storage using problem classification code system. Active dynamic archives are stored in the Administration section, while inactive dynamic archives are stored in the record center; (3) rediscovery can be done manually and can use the application; (4) archive maintenance is carried out using a kemucing while archive security is carried out by providing a key. Obstacles and solutions that occur in the management of dynamic archives include: (1) in the archive arrangement there are no obstacles because the arrangement is carried out centrally; (2) archive storage there are obstacles in terms of human resources that are less consistent in storing archives and the efforts made, namely re-storing in accordance with the correct classification code; (3) the obstacle in recovering archives is the occurrence of human error. Employees who feel they have inputted a letter into the SIMARDI application, but the letter has not been inputted and the solution given is to re-enter the letter; (4) for the maintenance and security of the archives, there are no obstacles because the archives are stored in an air-conditioned room.