Analisis dan Rancang Ulang Pemodelan Proses Bisnis dalam Proses Pemenuhan Pesanan di Konveksi Raya Dupak Surabaya

Analysis and Redesign of Business Process Modeling in the Order Fulfillment Process at Konveksi Raya Dupak Surabaya

Diketahui proses bisnis yang terjadi saat ini adalah make-to-order yaitu proses produksi baru terjadi apabila ada pesanan yang masuk. Setiap pesanan yang masuk, selanjutnya akan ditentukan waktu penyelesaian dan pengiriman ke pelanggan. Selama ini perkiraan waktu penyelesaian pesanan hanya berdasarkan perkiraan pemilik Konveksi Raya Dupak, sehingga sering mengalami keterlambatan dalam proses pemenuhan pesanan. Untuk mengejar tenggat waktu, Konveksi Raya Dupak seringkali melakukan subkontrak ke konveksi lain yang menyebabkan biaya produksi bertambah dari yang seharusnya. Sedangkan untuk menjaga kualitas layanan, ketepatan waktu merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan.

Untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi, dapat digunakan Business Process Management (BPM) yaitu dengan memetakan proses bisnis as-is. Kemudian dari as-is process model dilakukan analisis kualitatif dengan metode value-added analysis dan rootcause analysis untuk menemukan sumber masalah dari sisi waktu (time). Selanjutnya redesign proses bisnis dilakukan untuk mendapatkan model to-be yang kemudian disimulasikan untuk mengetahui model paling optimal untuk meningkatkan efisiensi waktu.

Diperoleh tiga model proses bisnis to-be yang dapat meningkatkan efisiensi waktu, yaitu activity elimination, automation-integration, dan paralellism. Setelah disimulasikan, hasil simulasi to-be yang memiliki nilai paling signifikan adalah model Redesign 1 (activity elimination) yaitu sebesar 7,608 atau lebih cepat 5 hari kerja. Disusul oleh model Redesign 3 (paralellism) yaitu sebesar 3,527 atau lebih cepat 2 hari kerja. Dan yang menempati urutan terakhir adalah model Redesign 2 (automation-integration) yaitu sebesar 1,957 atau lebih cepat 1 hari kerja. Oleh karenanya, model Redesign 1 atau activity elimination adalah model yang paling optimal untuk meningkatkan efisiensi waktu.

Kata Kunci: Business Process Management, konveksi, as-is, to-be, redesign, simulasi.

It is known that the current business process is make-to-order, namely the new production process occurs when there is an incoming order. Each incoming order, then the completion time and delivery to the customer will be determined. During this time, the estimated order completion time is only based on the estimate of the owner of Konveksi Raya Dupak, so that it often experiences delays in the order fulfillment process. To catch up with deadlines, Konveksi Raya Dupak often subcontracts to other convections which causes production costs to increase than they should. As for maintaining service quality, punctuality is very important to do.

To solve the problems that occur, Business Process Management (BPM) can be used, namely by mapping the as-is business process. Then from the as-is process model, qualitative analysis is carried out with the value-added analysis method and root cause analysis to find the source of the problem in terms of time. Furthermore, business process redesign is carried out to obtain a to-be model which is then simulated to determine the most optimal model to improve time efficiency.

Three to-be business process models were obtained that could improve time efficiency, namely activity elimination, automation-integration, and parallelism. After being simulated, the to-be simulation result that has the most significant value is the Redesign 1 model (activity elimination) which is 7.608 or 5 working days faster. Followed by the Redesign 3 (parallelism) model which is 3.527 or 2 working days faster. And the last is the Redesign 2 (automation-integration) model which is 1.957 or 1 working day faster. Therefore, the Redesign 1 or activity elimination model is the most optimal model to improve time efficiency.

Keywords: Business Process Management, convection as-is, to-be, redesign, simulation.