PEMANFAATAN ELECTRONIC ARCHIVE DALAM OPTIMALISASI TATA ARSIP DI KANTOR DESA KEDANYANG 

UTILIZATION OF ELECTRONIC ARCHIVE IN ARCHIVE OPTIMIZATION IN KEDANYANG VILLAGE OFFICE

Mengelola arsip dengan sifat konvensional belum bisa menjadi dukungan kebutuhan informasi dengan cepat, tepat, akurat serta belum bisa berimbang dengan tingginya dinamika dan aktivitas dalam suatu organisasi. Perkembangan teknologi yang semakin pesat terutama pada bidang komputer, memudahkan penggunaan untuk pelayanan pada pemerintahan desa. Alat yang menunjang dan mendukung pengelolaan arsip yang memadai seharusnya dapat mengimbangi kekurangan dari proses pengelolaan arsip secara konvensional. khususnya pada kegiatan surat-menyurat. Sistem administrasi desa harus terus dikembangkan untuk mengupayakan penekanan masalah yang terjadi dalam pengelolaan arsip yang menjadikannya sulit dalam mencari arsip dengan penyebab penumpukkan arsip atau yang tidak dikelola dengan sistem penyimpanan yang baik. Sistem yang dapat dimanfaatkan sebagai aplikasi untuk membantu penanganan kegiatan surat-menyurat pada desa supaya lebih efisien adalah microsoft access. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode research and development (R&D). Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan data primer dan data sekunder. Data primer meliputi observasi dan wawancara. Terdapat sepuluh langkah dalam melakukan research and development, tetapi karena keterbatasan waktu, dalam penelitian ini dilakukan hanya sampai pada lima langkah, diantaranya sebagai berikut : 1) Potensi dan masalah, 2) Mengumpulkan data atau informasi, 3) Desain produk, 4) Validasi desain, 5) Revisi atau perbaikan desain. Sistem lama yang digunakan masih manual menggunakan Microsoft excel dan menggunakan buku agenda. Perangkat desa menginginkan sistem aplikasi yang mudah diakses, menyimpan data surat dalam jumlah banyak, dan bisa mengurangi penggunaan kertas untuk mencatat setiap agenda surat yang masuk maupun keluar. Produk yang dihasilkan pada perancangan ini adalah sebuah sistem aplikasi surat-menyurat desa berbasis microsoft access. Kesimpulan dan saran yang bisa kita tarik adalah sistem aplikasi surat-menyurat berhasil dibuat dan di uji validasi, Semoga kedepannya sistem aplikasi ini bisa lebih dikembangkan dalam hal pemanfaatanya seperti menambah format tulis surat keluar sesuai kebutuhan kantor desa Kedanyang. Kata Kunci: electronic archive, tata arsip, administrasi desa.

Conventional records management is unable to support the need for fast, accurate, and accurate information and is not able to compensate for the high dynamics and activities in an organization. Rapid technological developments, especially in the field of computers, facilitate the use of services for village government. Supporting facilities and supporting adequate records management is expected to offset the shortcomings of the conventional records management process. Particularly in correspondence activities, the village administration system must continue to be developed in an effort to suppress the constraints faced in managing archives that result in the difficulty of searching for archives due to stacking records or those that are not managed with a good storage system. The system that can be used as an application to help manage correspondence activities in villages to be more efficient is Microsoft Access. This research was conducted using research and development (R&D) methods. Data collection techniques in this study used primary data and secondary data. Primary data include observation and interviews. There are ten steps in conducting research and development, but in this study only carried out up to five steps, including the following: 1. Potential and problems, 2. Gathering data or information, 3. Product design, 4. Design validation, 5. Revision or design improvements. The old system used is still manual using Microsoft Excel and using the agenda book. Conclusions and suggestions that we can draw is that the correspondence application system was successfully created and tested for validation. Hopefully in the future this application system can be further developed in terms of its use such as increasing the format of writing out letters according to the needs of the Kedanyang village office. Keywords : electronic archive, archive management, village administration