PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK DI DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI JAWA TIMUR MELALUI APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)

Pengelolaan arsip merupakan elemen penting dalam administrasi organisasi untuk memastikan efisiensi, kemudahan akses, dan pemanfaatan informasi. Tantangan dalam pengelolaan arsip meliputi kurangnya sumber daya, sistem manual, dan keterbatasan teknologi. Dinas ESDM Provinsi Jawa Timur telah menerapkan aplikasi TNDE untuk mengelola surat masuk dan surat keluar secara elektronik. Namun, beberapa masalah masih ditemukan, seperti surat yang tidak lengkap, koneksi internet yang tidak stabil, serta kekurangan pegawai yang mengelola arsip, yang menghambat kelancaran proses administrasi. Penelitian ini difokuskan pada pengelolaan arsip surat masuk di Dinas ESDM Provinsi Jawa Timur melalui aplikasi TNDE. Studi ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan fokus penelitian meliputi penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Metode pengumpulan data dilakukan melalui proses pengumpulan data, reduksi data, penyajian data serta penarikan kesimpulan. Temuan penelitian membuktikan beberapa masalah adalah tidak adanya nomor dan tanggal bagian surat, kondisi internet yang tidak stabil, serta jumlah pegawai yang menangani surat masuk kurang, sedangkan permintaan dan pelaporan dari perusahaan di seluruh Jawa Timur terus meningkat. Faktor-faktor tersebut berdampak pada keterlambatan dalam pemprosesan surat serta hambatan dalam penelusuran informasi arsip. kesimpulan dari penelitian ini adalah pengelolaan arsip surat masuk di Dinas ESDM perlu ditingkatkan, terutama baik dari segi kapasitas tenaga kerja maupun pengetahuan teknis aplikasi TNDE agar dapat menunjang efektivitas administrasi dan aksesbilitas arsip yang lebih baik.

Archive management is an important element in organizational administration to ensure efficiency, ease of access, and utilization of information. Challenges in managing archives include a lack of resources, manual systems, and technological limitations. The East Java Provincial Energy and Mineral Resources Office has implemented the TNDE application to manage incoming and outgoing letters electronically. However, several problem are still found , such as incomplete letters, unstable internet connections, and a shortage of employees who manage archives, which hinders the smooth administrative process. This research is focused on the management of incoming mail archives at the East Java Provincial Energy and Mineral Resources Office through the TNDE application. This study uses a qualitative descriptive approach with a research focus including creation and storage, distribution and use, maintenance, and disposition. Data collectioin methods include interviews, observations, and documentation, while data analysis is carried out thorough the process of data collection, data reduction, data presentation and conclusion drawing. The findings of the study prove several problems, including the absence of numbers and dates on the letter, unstable internet conditions, and the number of employees who handle incoming mail is low, while inquiries and reporting from companies throughout East Java continue to increase. These factors have an impact on delays in letter processing as well as obstacles in retrieving archival information. The conclusion of this study is that the management of incoming mail archives at the Energy and Mineral Resources Office needs to be improved, especially in terms of labor capacity and technical knowledge of the TNDE application in order to support administrative effectiveness and better archive accessibility.