The Role of the Population and Civil Registration Service in Protecting Population Data in Submitting Death Certificates in Surabaya

Perlindungan data kependudukan memegang peranan penting dalam tata kelola administrasi publik, khususnya dalam mengelola peristiwa penting seperti pencatatan kematian. Penelitian ini mengkaji peran petugas pencatatan sipil di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surabaya dalam melindungi data kependudukan yang sensitif melalui penerapan Prosedur Operasional Standar (SOP) permohonan akta kematian. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi faktor pendukung dan penghambat yang mempengaruhi kinerja petugas, serta strategi untuk mengatasi kendala yang ada. Dengan menggunakan metode penelitian hukum empiris, penelitian ini memperlakukan hukum tidak hanya sebagai aturan tertulis tetapi juga sebagai praktik yang dapat diamati dalam masyarakat. Data dikumpulkan melalui observasi lapangan, wawancara dengan pejabat, dan analisis dokumen SOP resmi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa meskipun SOP tersedia dan berfungsi sebagai pedoman operasional, implementasinya masih menghadapi beberapa tantangan. Tantangan tersebut meliputi keterbatasan pemahaman masyarakat terhadap prosedur administrasi, kurangnya upaya sosialisasi dan penjangkauan oleh petugas, dan potensi kelalaian dalam pengamanan data kependudukan. Namun, keberadaan infrastruktur digital dan komitmen yang kuat dari aparat dinilai sebagai faktor pendukung yang positif. Studi ini menyimpulkan bahwa peningkatan peran petugas dalam perlindungan data memerlukan pelatihan yang lebih baik, pengawasan yang lebih kuat, dan upaya penyadaran publik yang konsisten.

The protection of population data plays a vital role in the governance of public administration, particularly in managing vital events such as death registration. This study examines the role of civil registration officers at the Department of Population and Civil Registration of Surabaya City in protecting sensitive population data through the implementation of Standard Operating Procedures (SOP) for death certificate applications. The study aims to identify both supporting and inhibiting factors that influence the performance of the officers, as well as

strategies to address existing obstacles. Using an empirical legal research method, this study treats law not only as written rules but also as observable practices within

society. Data were collected through field observations, interviews with officials, and analysis of official SOP documents.

The results indicate that although SOPs are available and function as operational guidelines, their implementation still faces several challenges. These include the public’s limited understanding of administrative procedures, insufficient outreach

and socialization efforts by officers, and the potential for negligence in safeguarding population data. However, the presence of digital infrastructure and

a strong commitment from the apparatus are identified as positive contributing

factors. This study concludes that enhancing the role of officers in data protection requires improved training, stronger supervision, and consistent public awareness

efforts.