ABSTRAK

PENERAPAN APLIKASI AGENDA SURAT MASUK DI BIRO ADMINISTRASI KESEJAHTERAAN SOSIAL DI SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

Nama                  : Sri Nadian Santoso

NIM                    : 16040263030

Program Studi   : DIII Administrasi Negara 2016

Jurusan               : Administrasi Publik

Fakultas              : Ilmu Sosial dan Hukum

Nama Lembaga : Universitas Negeri Surabaya

Pembimbing      : Hj. Weni Rosdiana, S.Sos., M.AP

Pengelolaan arsip secara elektronik dapat memberikan efisiensi dalam pengelolaan dan penemuan kembali surat, dan menghemat kertas, menghemat tempat serta menghemat biaya. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan penerapan aplikasi agenda surat masuk di Biro Administrasi Kesejahteraan Sosial di Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penentuan subjek penelitian ini menggunakan purposive sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Data yang diperoleh dianalisis menggunakan analisa data kualitatif.

Hasil penelitian ini mendiskripsikan tentang penerapan aplikasi agenda surat masuk di Biro Administrasi Kesejahteraan Sosial di Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur yang meliputi 1) penciptaan dan penyimpanan aplikasi untuk mempermudah pengarsipan surat dan sistem penyimpanan berdasarkan kronologis atau tanggal surat diterima. 2) Penggunaan dan distribusi dimana tidak semua orang bisa mengakses aplikasi dan pendistribusian yang masih manual pada level bagian dan sub bagian. 3) Pemeliharaan  aplikasi yang dilakukan setiap sebulan sekali agar aplikasi terhindar dari gangguan. 4) Disposisi dimana file arsip yang tidak terpakai masih disimpan dengan cara di backup.

Saran yang dapat direkomendasi adalah meningkatkan keahlian Sumber Daya Manusia, diantaranya seperti mengadakan pelatihan dan regenerasi petugas pengoperasian aplikasi agenda surat masuk. Penerapan sistem pendistribusian kepada bidang-bidang yang ditujukan secara online agar proses pelaksanaan pekerjaan pegawai menjadi lebih efektif sehingga menghemat waktu dan tenaga. Selain itu, Perlunya meningkatkan pemeliharaan arsip seperti membuat jadwal yang pasti mengenai kapan arsip disimpan atau dibuang. Perlunya pembuatan jadwal penyusutan atau  pemusnahan arsip sehingga mempermudah dalam pengadaan arsip.

Kata kunci: Pengelolaan Arsip, Berbasis Elektronik, Aplikasi surat masuk

ABSTRACT

THE APPLICATION OF INCOMING LETTER AGENDA IN SOCIAL WELFARE ADMINISTRATION BUREAU IN THE SECRETARIAT OF EAST JAVA GOVERNMENT

        The electronic archive management provides efficiency in managing and rediscovering letters, paper-saving, space-free as well as cost-free. This study aims to describe the application of the incoming letter agenda in the Social Welfare Administration Bureau in the Secretariat of East Java Government.

        This study is a descriptive study with a qualitative approach. The subject of this study is determined by using purposive sampling. Data collection used were observation, interviews, and documentation. Further, the data obtained were analyzed using qualitative data analysis.

        The results of this study describes the application of the incoming letter agenda in Social Welfare Administration Bureau in the Secretariat of East Java Government, those are; 1) The compilation and storage applications to simplify the filing of letters and storage systems based on the date or chronological order of the receipt. 2) The use and distribution where not everyone can access the application and distribution which are still manually-accessed in the section and sub-section level. 3) The application maintenance is done every month thus the application can avoid interference. 4) Disposition where unused archive files are still saved by backup.

        The suggestion of this study is to improve the expertise of Human Resources, such as; conducting training and regeneration of operations officers, Implementation of the distribution system to online fields so that the jobs processing by the employee becomes more effective in saving time and energy. Moreover, the necessity to improve file maintenance such as making a definite schedule about when files are stored or discarded and the necessity of making a schedule for diminution or destruction of archives so that it will be easier to manage the archive.

Keywords: archive management, electronic-based, incoming letter application