TATA KELOLA KEARSIPAN KANTOR DESA WONOPLINTAHAN DI WILAYAH
KECAMATAN PRAMBON SEBAGAI WUJUD TERTIB ARSIP

WONOPLINTAHAN VILLAGE OFFICE GOVERNANCE IN

PRAMBON DISTRICT AS A MANAGEMENT OF ARCHIVES

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi maupun lembaga sebagai
sumber informasi sehingga dapat memperlancar jalannya kegiatan administrasi, pentingnya tata kelola
kearsipan juga ditunjukkan oleh penelitian Linda Titis Rusmawati pada tahun 2019 yang menyimpulkan
bahwa tata kelola kearsipan dalam Kantor Kelurahan Sidodadi belum berjalan dengan baik yang berimbas
pada efisiensi dan efektivitas kerja administrasi. Namun pada kenyataannya banyak organisasi pemerintah
desa belum menerapkan sistem kearsipan dengan baik dan tepat oleh karena itu peneliti menggadakan
observasi ke perangkat daerah terkecil yakni Pemerintah Desa Wonoplintahan untuk mendeskripsikan
informasi mengenai tata kelola kearsipan dan memahami kendala yang dihadapi sekaligus menemukan
upaya dalam mengatasi kendala tersebut. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan
kualitatif dengan fokus penelitian daur hidup arsip (Rasto, 2015) meliputi penciptaan atau penerimaan arsip,
pendistribusian arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan pemusnahan arsip. Data yang didapatkan
menggunakan dua teknik pengambilan data yakni hasil observasi dan wawancara tentang daur hidup arsip
dengan informan yang mempunyai kemampuan dibidangnya dengan bantuan instrumen penelitian yakni
pedoman wawancara, alat rekam dan buku catatan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada tahap
penciptaan atau penerimaan arsip telah berjalan dengan baik dan tersistematis dengan surat yang telah
terkonsep dan tercatatnya dokumen arsip atau surat masuk ke buku register yang dijadikan alat bukti, pada
tahap pendistribusian telah berjalan dengan baik tanpa ada masalah kekeliruan pembagian arsip, pada tahap
penggunaan arsip telah berjalan dengan baik namun masih memiliki masalah pada sistem penggunaan ulang
arsip, kemudian pada tahap pemeliharaan telah berjalan namun kurang baik dan sesuai dengan pedoman
arsip seperti belum terklasifikasinya arsip serta sarana prasarana yang kurang menunjang dan pada tahap
pemusnahan belum berjalan dengan baik karena masih terdapatnya dokumen arsip yang berumur 10 tahun
lebih. Sehingga secara keseluruhan tata kelola kearsipan di Kantor Desa Wonoplintahan belum berjalan
dengan baik.

Archival has an important role for the smooth running of the organization and institutions as a source of
information so they can facilitate the course of administrative activities, the importance of archival
management is also shown by Linda Titis Rusmawati's research in 2019 which concluded that archival
management in the Sidodadi Village Office has not run well which has an impact on the efficiency and
effectiveness of administrative work. However, in reality, many village government organizations have not
implemented the archival system properly and precisely, therefore the researchers made observations to the
smallest regional apparatus, namely the Wonoplintahan Village Government to describe information about
archival management and understand the obstacles faced as well as find efforts to overcome these obstacles.
This study uses a descriptive method with a qualitative approach with a focus on archive life cycle research
(Rasto, 2015) including the creation or receipt of archives, distribution of archives, use of archives,
preservation of archives, and destruction of archives. The data obtained using two data collection
techniques, namely the results of observations and interviews about the archive's life cycle with informants
who have the ability in their fields with the help of research instruments, namely interview guides, recording tools and notebooks The results showed that at the stage of creating or receiving archives it had been going well and systematically with drafted letters and recorded archival documents or letters entering the register book which were used as evidence, at the distribution stage it had gone well without any problems in the distribution of archives, at the archive use stage it has been going well but still has problems with the archive reuse system, then at the maintenance stage it has been running but it is not good and in accordance with archive guidelines such as not yet classified archives and infrastructure that is less supportive and at the destruction stage it has not gone well because there are still archival documents that are more than 10 years old. So that the overall management of archives at the Wonoplintahan Village Office has not gone well.