ABSTRAK
PENGELOLAAN SURAT MASUK BERBASIS ELEKTRONIK DI SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH
PROVINSI JAWA TIMUR
Nama : Noni Lidya Parameita
Nim : 16040263016
Program Studi : DIII Administrasi Negara
Jurusan : Administrasi Publik
Fakultas : Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum
Nama Lembaga : Universitas Negeri Surabaya
Pembimbing : Dian Arlupi Utami, S.Sos., M.AP.
Sistem kearsipan elektronik (electronic filling system) merupakan aplikasi yang digunakan untuk kegiatan mengelola arsip elektronik di sebuah organisasi/kantor. Dalam sistem kearsipan elektronik dapat ditemukan beberapa hal menarik yaitu efisiensi penggunaan kearsipan elektronik, ketidak lengkapan dokumen dalam aplikasi, maupun error-login pada aplikasi. Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan pengelolaan arsip surat masuk berbasis elektronik di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Badan Perencanaan Pembangunan Provinsi Jawa Timur.
Penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif dengan metode kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui tiga tahap yaitu wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi empat tahap yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian ini mendeskripsikan mengenai Pengelolaan Surat Masuk Berbasis Elektronik di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Jawa Timur yang meliputi: (1) membuat arsip elektronik dan memindahkan arsip surat masuk dengan cara menscan dokumen cetak menggunakan mesin scanner. Namun, proses memindahkan dokumen khususnya pemindaian dokumen belum diterapkan dengan baik karena mesin scanner sering eror ketika digunakan terus-menerus (2) sistem keamanan yang digunakan dalam pengelolaan arsip menggunakan form login aplikasi E-Surat yang hanya dapat diakses oleh beberapa pegawai, penggunaan antivirus SMADAV dan AVAST, serta dilakukannya pemback-upan ke dalam harddisc (3) memasukkan dokumen (Input) dan pencarian arsip dengan menggunakan kata tangkap yang telah ditentukan yaitu kode surat. (4) distribusi dokumen masih dilakukan secara manual dengan mencetak dokumen arsip kemudian diberikan secara langsung kepada pihak terkait.
Saran yang dapat direkomendasikan untuk Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Badan Perencanaan Pembangunan Provinsi Jawa Timur adalah perlunya pengecekan dan penggantian sarana dan prasarana misalnya penggantian mesin scanner, perlunya perbaikan sistem keamanan aplikasi khususnya form login yang masih sering error pada aplikasi E-Surat. perlunya pengoptimalan kemampuan yang dimiliki Sumber Daya Manusia yang ada, terkait penggunaan Aplikasi E-Surat dalam sistem kearsipan surat masuk dengan dilakukannya pendampingan, serta perlunya pemerataan penerapan sistem pendistribusian dokumen surat masuk secara online di Badan Perencanaan Pembangunan Provinsi Jawa Timur sehingga dapat menunjang penyelesaian pekerjaan lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci: Pengelolaan, Arsip, Elektronik.
ABSTRACT
ELECTRONIC-BASED INCOMING LETTER MANAGEMENT IN SUB GENERAL AND REGIONAL SUBSIDIARIES OF REGIONAL DEVELOPMENT PLANNING AGENCY
EAST JAVA PROVINCE
Name : Noni Lidya Parameita
Course : DIII Administrasi Negara
Majors : Administrasi Publik
Faculty : Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum
Nama Of Institution : Universitas Negeri Surabaya
Supervising Professor : Dian Arlupi Utami, S.Sos., M.AP.
Electronic filing system (electronic filling system) is an application that is used to manage electronic records in an organization / office. In the electronic filing system there can be found some interesting things, namely the efficiency of using electronic archives, incompleteness of documents in the application, and error-logins in the application. The purpose of this study is to describe the management of electronic-based incoming mail archives in the General Subdivision and Staffing of the Development Planning Board of East Java Province.
This study uses descriptive research with qualitative methods. The technique of collecting data is done through three stages, namely interviews, observation, and documentation. Data analysis techniques used in this study include four stages, namely data collection, data reduction, data presentation, and conclusion.
The results of this study describe the Management of Electronic-Based Entry Letters in the General Subdivision and Staffing of the Regional Development Planning Board of East Java Province which include: (1) making electronic archives and transferring incoming mail files by scanning printed documents using a scanner machine. However, the process of moving documents, especially document scanning, has not been implemented properly because the scanner engine often errors when used continuously (2) security systems used in archive management using the E-Mail application login form that can only be accessed by a number of employees, using antivirus SMADAV and AVAST, as well as backing up into harddisc (3) entering documents (Input) and searching archives using predefined capture words, namely letter codes. (4) distribution of documents is still done manually by printing archival documents and then given directly to the parties concerned.
Suggestions that can be recommended for the General Subdivision and Staffing of the Development Planning Board of East Java Province are the need to check and replace facilities and infrastructure such as the replacement of scanner machines, the need to improve the application security system, especially the login form, which is often error in the E-Mail application. the need for optimizing the capabilities of existing Human Resources, related to the use of E-Mail Applications in the incoming mail filing system with assistance, as well as the need for equitable application of the online distribution of incoming documents at the East Java Provincial Development Planning Agency so as to support the completion of work effective and efficient.
Keywords: Management, Archives, Electronics.