ABSTRAK

PENGELOLAAN ARSIP STATIS BERBASIS ELEKTRONIK di DINAS PERPUSTAKAAN dan KEARSIPAN KOTA SURABAYA

Nama                                    : Nila Rukhama

NIM                                       : 16040263049

Program Studi                    : DIII Administrasi Negara 2016

Jurusan                                 : Administrasi Publik

Fakultas                               : Ilmu Sosial dan Hukum

Nama Lembaga                 : Universitas Negeri Surabaya

Pembimbing                       : Hj. Weni Rosdiana S.Sos., M.AP.

                Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Surabaya merupakan salah satu lembaga kearsipan daerah yang bergerak dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Pada awalnya pengelolaan arsip statis dilakukan secara manual karena adanya perkembangan teknologi informasi maka pengelolan arsip statis sudah memanfaatkan media eletronik.

               Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mendeskripsikan Pengelolaan arsip statis berbasis elektronik serta kendala-kendala pada pengelolaan arsip statis berbasis elektronik yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kota Surabaya.

                Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Terdapat 2 (dua) fokus yang digunakan yaitu Pengelolaan arsip statis berbasis elektronik dan kendala-kendala pada pengelolaan arsip elektronik. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan 3 (tiga) tahap yaitu melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Dan Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi 4 (empat) tahap yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data (display data), dan penyimpulan/verifikasi.

                Hasil penelitian ditemukan bahwa (1) pengelolaan arsip statis berbasis elektronik meliputi : akuisisi arsip statis masih menggunakan media konvensional. Pengolahan arsip statis sudah menerapkan media elektronik yaitu E-Arsip. Preservasi arsip statis dilakukan dengan memelihara fisik arsip statis kemudian peralatan serta sistem pengolahan arsip statis. Akses arsip statis sudah menerapkan media elektronik berupa E-Invea. (2) Kendala pengelolaan arsip elektronik meliputi : Sulitnya menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip elektronik, Keusangan teknologi perangkat keras seperti komputer maupun perangkat lunak seperti aplikasi database, Kegagalan organisasi dalam menjalankan arsip elektronik yang Berkaitan dengan manajemen dan teknologi serta Berkaitan dengan fungsi staf, Masalah yang berkaitan dengan pengaturan hukum , dan perlindungan data pribadi, Masalah yang berkaitan dengan media penyimpanan, teknologi mesin yang akan dipakai, sistem pengolahan, sistem penyimpanan dan  sistem penemuan kembali.

                Saran yang dapat diberikan untuk bidang akuisisi, deposit, dan pengolahan kearsipan adalah perlu adanya pengawas yang menjaga di setiap depo arsip konvensional dan elektronik, perlu adanya tindakan pengecekan secara berkala meliputi komponen-komponen peralatan elektronik, perlu adanya penambahan pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan kearsipan dan keterampilan di bidang kearsipan serta ditunjang dengan pengetahuan tentang penggunaan media teknologi kearsipan, Perlu adanya diklat-diklat dan penataran terkait dengan bimbingan teknik kearsipan dan media kearsipan elektronik, Perlu adanya sosialisasi internal secara berkala untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya arsip sehingga pengelolaan arsip statis menjadi optimal, perlu adanya pengawasan ketat perihal persyaratan akses arsip statis yang wajib dipenuhi, perlu adanya sarana-prasarana kearsipan seperti komputer dan scanner, perlu adanya sarana prasarana kearsipan seperti komputer dan scanner.

Kata Kunci : Arsip, Statis, Elektronik.

ABSTRACT

ELECTRONIC-BASED OF STATIC ARCHIVE MANAGEMENT IN THE LIBRARY AND ARCHIVE OFFICIAL SURABAYA

Name: Nila Rukhama

NIM: 16040263049

Study Program: DIII 2016 State Administration

Department: Public Administration

Faculty: Social Sciences and Law

Name of Institution: Surabaya State University

Advisor: Hj. Weni Rosdiana S.Sos., M.AP.

The Library and Archives Office of the City of Surabaya is one of the regional archival institutions engaged in the management of static records and archiving. Initially the static archive management was done manually because of the development of information technology so that static archive management has utilized electronic media.

               The purpose of this thesis is to describe the management of electronic-based static archives and the constraints on static-based electronic archive management in the Library and Archives Office in Surabaya.

The type of research used in this research is qualitative descriptive. There are 2 (two) focus used, namely Management of static-based electronic records and constraints on the management of electronic records. The technique of data collection is done in 3 (three) stages, namely through interviews, observation, and documentation. And the data analysis technique used in this study includes 4 (four) stages, namely data collection, data reduction, data presentation (display data), and inference / verification.

The results of the study found that (1) static-based electronic archive management includes: static archive acquisition still using conventional media. Static archive processing has implemented electronic media namely E-Archive. Static file preservation is done by maintaining the physical static file then the equipment and static archive processing system. Static archive access has applied electronic media in the form of E-Invea. (2) Constraints to managing electronic records include: Difficulty maintaining the reliability and authenticity of electronic records, obsolescence of hardware technology such as computers and software such as database applications, organizational failure in running electronic archives relating to management and technology and relating to staff functions, problems that relating to legal regulation, and protection of personal data, problems relating to storage media, engine technology to be used, processing systems, storage systems and rediscovery systems.

Suggestions that can be given for the field of acquisition, deposit, and processing of archives is that there is a need for supervisors who maintain in each conventional and electronic archive depot, there is a need for regular checking of electronic equipment components, the need for additional employees who have archival education background and skills in the field of filing and supported by knowledge of the use of archival technology media. There is a need for training and upgrading related to archival technical guidance and electronic filing media. There is a need for regular internal socialization to increase awareness of the importance of archives so that static archive management becomes optimal , there needs to be strict supervision regarding the requirements for static archive access that must be fulfilled, the need for archival infrastructure such as computers and scanners, the need for archival infrastructure such as computers and scanners.

Keywords: Archives, Static, Electronics.