ANALISIS PENYIMPANAN ARSIP AKTIF DI BIRO PEMERINTAHAN DAN OTONOMI DAERAH SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR

ANALYSIS OF ACTIVE ARCHIVE STORAGE IN GOVERNMENT BUREAU AND REGIONAL AUTONOMY REGIONAL SECRETARIAT EAST JAVA PROVINCE

Arsip merupakan bentuk dari suatu pelaksanaan kegiatan yang berisikan informasi penting sebagai bahan informasi yang harus disimpan dan dirawat dengan baik dalam suatu lembaga instansi maupun organisasi. Pelaksanaan arsip yang baik dapat dilaksanakan sesuai pedoman yang ditetapkan agar pada saat dilakukan pencarian dokumen tidak membutuhkan waktu yang lama. Tujuan penelitian ini yaitu untuk menganalisis penyimpanan arsip aktif di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah Sekretraiat Daerah Provinsi Jawa Timur.

Penelitian yang dilakukan menggunakan teori penyimpanan arsip menurut Sugiyanti dan Wahyono yang terdapat 5 tahapan yang meliputi Pemeriksaan, mengindeks, memberi tanda, menyortir dan menyimpan. Jenis penelitian yang digunakan pada penelitian ini menggunakan deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Lokasi penelitian ini di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Teknik pengumpulan data dengan observasi, wawancara dan dokumentasi. Analisis data yang digunakan yaitu dengan pengumpulan data,reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan.

Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa Penyimpanan arsip aktif di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah melalui Tahap pemeriksaan yaitu memeriksa kondisi pada dokumen namun, Biro Pemerintahan Dan Otonomi Daerah tidak melaksanakan dalam tahap ini, Tahap mengindeks dilaksanakan dengan  menentukan nama atau subjek pada dokumen yang akan digunakan sebagai sistem penyimpanan, Tahap memberi tanda dilaksanakan dengan memberi tanda centang, lingkaran atau warna yang mencolok pada kata tangkap yang diguankan namun, Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah tidak melaksanakan tahap ini, Tahap menyortir dilaksankan dengan mengelompokkan dokumen berdasrakan sistem yang digunakan, Tahap penyimpanan dilaksanakan sesuai dengan sitem penyimpanan yang telah ditetapkan. Saran yang dapat direkomendasikan yaitu  melakukan penyusun terkait pedoman atau prosedur penyimpan arsip aktif, melakukan rekruitmen pegawai khusus dalam bidang kerasipan, memberikan pelatihan terhadap pegawai dalam bidang kearsipan, serta meningkatkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan. 

Archives are a form of carrying out activities that contain important information as information material that must be stored and cared for properly in an institution or organization. Good archive management can be carried out according to established guidelines si that when searching for documents it does not take a lobg time. The purpose of this research is to analyze the storage of active archive at the Biro Pemerintahan and Otonomi Daerah Sekretariat Daerah Privinsi Jawa Timur.

The research was conducted using the archives storage theory according to Sugiyanto and Wahyono which contained 5 stages whish included checking, indexing, marking, sorting and storing. The type of research used in this research is descriptive with a qualitative approach. The location of this research was at the Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Data collection techniques with observation, interview and documentation. Analysis of the data used is by collecting data, reducing data, presenting data and drawing conclusions.

The results of the study show taht active archive storage at the Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah goes through the inspection stage, namely cheching the conditions on the document, however, the Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah does not carry it out at this stage. The indexing stage is carried out by determining the name or subject of the document to be used as a system. Storage, the marking stage is carried out by palcing check marks, circles or striking colors on the catch word used however, yhe Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah does not carry out this stage, the sorting stage is carried out by grouping documents based on the system used, the storage stage is carried out according to the system specified storage. Suggestions that can be recomended are compiling guidelines orprocedures for active archive storage, recruiting special employes in the archives sector, providing training to employes in the archives sector, and improving the required facilities and infrastructure.