Tata Kelola Arsip Dinamis Aktif Dibagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surabaya

ACTIVE DYNAMIC ARCHIVE MANAGEMENT IN THE

ORGANIZATIONAL SECTION OF THE SURABAYA CITY REGIONAL

SECRETARIAT

Arsip dinamis adalah dokumen penting yang mendukung kegiatan administrasi sehari-hari.

Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan tata kelola arsip dinamis aktif di Sekretariat Daerah

Kota Surabaya, menggunakan teori Muhidin dan Winata dalam (Fauziyah, 2019) melalui empat tahap

yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan arsip, serta mengetahui hambatan yang terjadi

dan bagaimana solusi yang dilakukan agar tetap berjalannya proses pengelolaan arsip di Bagian

Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surabaya. Permasalahan dalam penelitian yaitu pengelolaan arsip

dinamis aktif di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surabaya belum teratur akibat penumpukan

dokumen yang tidak teridentifikasi. Lalu peminjaman dokumen tidak menggunakan formulir

peminjaman dan penyusutan arsip belum dilakukan sesuai regulasi yang berlaku. Metode penelitian ini

dilakukan menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis penelitian deskriptif. Informan yang dipilih

terdiri dari 1 Ketua Bagian Organisasi, 3 Pegawai pengelolaan arsip, 3 Pegawai yang menggunakan

arsip. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik

analisis data dilakukan melalui reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil Penelitian

ini adalah penciptaan arsip dilakukan melalui penerimaan dan pengeluaran surat baik secara elektronik

melalui aplikasi E-Surat maupun manual, dengan proses yang terstruktur dan efisien. Kedua,

penggunaan arsip melibatkan peminjaman arsip aktif dan inaktif oleh staf, namun belum terdapat

prosedur formal untuk pengembalian arsip sehingga berisiko kesulitan pelacakan. Ketiga, pemeliharaan

arsip dilakukan secara manual dan digital, namun menghadapi kendala seperti keterbatasan waktu

pengelola dan ruang penyimpanan yang kurang memadai. Keempat, penyusutan arsip baru dilakukan

melalui pemindahan arsip inaktif ke lembaga kearsipan tanpa kegiatan pemusnahan, sehingga ruang

penyimpanan penuh akibat penumpukan arsip.

Kata Kunci: Tata Kelola, Dinamis Aktif, Organisasi Sekretariat Daerah

Dynamic archives are essential documents that support daily administrative activities. This

study aims to describe the management of active dynamic archives in the Organizational Division of

the Surabaya City Regional Secretariat using Muhidin and Winata's theory (as cited in Fauziyah, 2019),

which consists of four stages: creation, usage, maintenance, and disposal of archives. The study also

identifies the obstacles encountered and the solutions implemented to ensure the continuity of the

archival management process. The main issue in the study is the disorganized management of

active dynamic archives due to the accumulation of unidentified documents. Furthermore, the borrowing of documents does not involve any borrowing forms, and archive disposal has not

been carried out in accordance with existing regulations. This research uses a qualitative

approach with a descriptive research design. The selected informants include 1 Head of the

Organizational Division, 3 archival management staff, and 3 staff members who use the

archives. Data collection techniques include observation, interviews, and documentation. The

data analysis techniques used are data reduction, data presentation, and conclusion drawing.

The findings show that the creation of archives is carried out through the receipt and issuance

of letters, both electronically via the E-Surat application and manually, in a structured and

efficient process. Secondly, the use of archives involves borrowing both active and inactive

archives by staff; however, there is no formal procedure for archive returns, which poses a risk

for tracking difficulties. Third, archive maintenance is conducted both manually and digitally,

but faces challenges such as limited time for managers and inadequate storage space. Fourth,

archive disposal is only carried out through the transfer of inactive archives to archival

institutions, without any destruction activities, resulting in storage space becoming full due to

archive accumulation.

Keywords: Governance, Active Dynamic Archives, Organizational Division, Regional

Secretariat