PENGEMBANGAN INOVASI SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK “SIPANPUT” DI DESA BOTOPUTIH KECAMATAN TIKUNG KABUPATEN LAMONGAN

DEVELOPMENT OF "SIPANPUT" ELECTRONIC ARCHIVE STORAGE SYSTEM INNOVATION IN BOTOPUTIH VILLAGE TIKUNG DISTRICT  LAMONGAN REGENCY

Pada era globalisasi sekarang ini pengelolaan arsip semakin berkembang, membuat organisasi yang mengolah arsip masih secara konvensional kini beralih ke elektronik. Arsip memegang peran penting bagi berjalannya suatu organisasi baik organisasi swasta maupun organisasi pemerintahan. Karena arsip menjadi sumber informasi yang dibutuhkan dalam menunjang proses administrasi. Sehingga arsip memerlukan perhatian khusus agar arsip tetap terjaga. Kearsipan di Desa Botoputih masih menggunakan arsip konvensional, dengan penyimpanan menggunakan lemari kaca, map dan penyimpanan di dalam kardus tanpa dikelompokkan sesuai jenis arsip tersebut. Tidak adanya alur pengelolaan arsip dari penciptaan sampai pemusnahan arsip menjadikan volume arsip semakin lama semakin bertambah, jika arsip tidak disimpan dengan baik maka akan terjadi kerusakan arsip dan hilangnya dokumen arsip. Tujuan dilakukannya penelitian ini untuk menghasilkan aplikasi yang dapat membantu proses pengarsipan, agar dapat menghemat pemakaian tempat dan ruang penyimpanan, menjaga keamanan arsip dan mengurangi resiko arsip robek, hilang, dan hal lain yang dapat merusak arsip. Metode penelitian ini menggunakan metode R&D (Research and Development) menurut Sugiyono dengan menggunakan skala kecil ada 6 langkah yaitu 1) Potensi dan masalah. 2) Pengumpulan data 3) Desain produk. 4) Validasi desain 5) Revisi desain 6) Uji coba produk. Hasil dan pembahasan dari penelitian ini adalah pengembangan sistem kearsipan lama ke sistem kearsipan yang baru, dari konvensional ke elektronik dengan adanya aplikasi arsip SIPANPUT (Aplikasi Kearsipan Botoputih) berbasis Ms Access yang efektif untuk membantu proses administrasi dengan mempermudah pencarian dokumen arsip untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Aplikasi ini di desain sesederhana mungkin agar mudah dimengerti penggunanya, file dokumen yang dimasukkan juga bisa dengan berbagai format file seperti Pdf, Ms Word, Scan gambar, Ms Excel dan gambar dengan format Jpg. Dari hasil penilaian user untuk aplikasi arsip yang dibuat oleh peneliti, sebagian sudah baik tetapi perlu adanya perbaikan lagi untuk menyempurnakan sistem dan fitur yang ada dalam aplikasi SIPANPUT. Berdasarkan dari hasil penelitian maka peneliti menyarankan agar diadakannya sosialisasi bagi pegawai Desa Botoputih tentang kearsipan dan penggunaan Ms Access yang sesuai dengan prosedur agar jika terjadi error pada Ms Access bisa mengatasi dengan baik.

In the current era of globalization, archive management is growing, making organizations that process archives still conventionally now switch to electronic. Archives play an important role for the running of an organization both private organizations and government organizations. Because the archive is a source of information needed to support the administrative process. So that the archive requires special attention so that the archive is maintained. Archives in Botoputih Village still use conventional archives with storage using glass cabinets, folders and storage in cardboard boxes without being grouped according to the type of archive. The absence of an archive management flow from creation to destruction of archives makes the volume of archives increase over time, if archives are not stored properly there will be damage to archives and loss of archived documents. The purpose of this research is to produce applications that can help the archiving process, in order to save the use of storage space and space, maintain archive security and reduce the risk of torn, lost, and other things that can damage archives. This research method uses the R&D (Research and Development) method according to Sugiyono by using a small scale. There are 6 steps, namely 1) Potential and problems. 2) Data collection 3) Product design. 4) Design validation 5) Design revision 6) Product testing. The results and discussion of this research is the development of the old archiving system to the new archiving system, from conventional to electronic with the Ms Access-based SIPANPUT archive application (Botoputih Archives Application) which is effective to assist the administrative process by facilitating the search for archival documents to complete a job. This application is designed as simple as possible so that it is easy for users to understand, the document files included can also be in various file formats such as Pdf, Ms Word, Scan images, Ms Excel and images with Jpg format. From the results of user assessments for archive applications built by researchers, some are already good but need further improvements to improve the system and features in the SIPANPUT application. Based on the results of the study, the researchers suggested that there be socialization for Botoputih Village employees about the archives and the use of Ms Access in accordance with the procedure so that if an error occurred in Ms Access it could be handled properly.