PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS APLIKASI SURAT DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR
ARCHIVES MANAGEMENT BASED ON LETTER APPLICATIONS IN THE LIBRARY AND ARCHIVES OF EAST JAVA PROVINCE
Kegiatan kantor saat ini telah mengalami perubahan signifikan. Ini disebabkan oleh pesatnya perkembangan teknologi. Hampir semua pekerjaan kantor dan administrasi juga dibantu oleh teknologi yang ada, pekerjaan kantor dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Salah satu efek terbesar dari kemajuan teknologi di bidang arsip saat ini adalah pengelolaan arsip elektronik. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan aplikasi arsip berdasarkan Aplikasi Surat di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jawa Timur. Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Subjek penelitian adalah dua karyawan di bagian pengelolaan arsip dinamis. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknik analisis data adalah pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan di lapangan menyatakan bahwa penggunaan Aplikasi Surat hanya digunakan sebagai tempat memasukkan data atau mengumpulkan data surat masuk dan keluar, aplikasi hanya dapat dioperasikan dengan bantuan akses internet, hanya ada dua karyawan yang mengelola arsip dinamis dan dalam mengelola arsip dinamis, yaitu surat masuk dan keluar masih dibantu oleh lembar disposisi dan kartu kendali. Dapat disimpulkan bahwa hasil penelitian ini adalah perlunya evaluasi aplikasi untuk mengembangkan sistem pengelolaan arsip elektronik yang sesuai dengan kebutuhan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jawa Timur sehingga manajemen arsip dinamis akan menjadi lebih mudah dan lebih cepat.
Office activities today have experienced significant changes. This is caused by the rapid development of technology. Almost all office work and administration are also assisted by existing technology, office work can be done effectively and efficiently. One of the biggest effects of technological advancements in the field of archives at present is the management of electronic records. This study aims to analysis the management of archive applications based on the Letter Application in the Department of Library and Archives of East Java Province. This research is a type of descriptive research with a qualitative approach. Research subjects were two employees in the dynamic records management section. Data collection techniques used were interviews, observation and documentation. The data analysis technique is data collection, data reduction, data presentation and drawing conclusions. Based on research conducted in the field states that the use of the Mail Application is only used as a place to enter data or collect data on incoming and outgoing mail, the application can only be operated with the help of internet access, there are only two employees managing dynamic archives and in managing dynamic archives, namely incoming and outgoing letters are still assisted by disposition sheets and control cards. It can be concluded that the results of this study are the need for application evaluation to develop an electronic records management system that suits the needs of the East Java Province Library and Archives Office so that dynamic archive management will become easier and faster.