ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI KEWILAYAHAN
PEMERINTAH KOTA SURABAYA

ANALYSIS OF DYNAMIC ARCHIVE MANAGEMENT IN THE
SUBDIVISION OF TERRITORIAL ADMINISTRATION OF
THE SURABAYA CITY GOVERNMENT.

Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam

suatu pekerjaan di instansi baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam

jangka waktu tertentu. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan

menganalisis pengelolaan arsip dinamis di Sub Bagian Administrasi kewilayahan

Pemerintah Kota Surabaya dengan menggunakan teori Muhidin Dan Winata

(dalam Fauziyah, 2019) melalui 4 (empat) tahapan yaitu penciptaan arsip,

penggunaan arsip, pemeliharaan arsip sampai penyusutan arsip. Penelitian ini

menemukan bahwa pengelolaan arsip dinamis di Sub Bagian Administrasi

Kewilayahan Pemerintah Kota Surabaya belum berjalan secara optimal

dikarenakan Pegawai yang membutuhkan suatu dokumen tidak menggunakan

formulir peminjaman, menumpuknya dokumen arsip yang belum teridentifikasi

dikarenakan sempitnya lokasi penyimpanan sehingga membuat membuat

beberapa dokumen harus disimpan di gudang ditambah lagi pegawai pengelola

arsip yang memiliki tugas tidak hanya fokus dalam kearsipan tidak ada jadwal

retensi arsip, sehingga menumpuknya berkas arsip pada lemari arsip.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan metode

penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif. Informan dalam penelitian ini terdiri

dari empat orang yaitu Kepala Sub Bagian Administrasi Kewilayahan , dua orang

pengelola arsip dan satu staf Sub Bagian Administrasi Kewilayahan Pemerintah

Kota Surabaya. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui teknik observasi,

wawancara dan dokumentasi serta teknik yang digunakan dalam menganalisis

data dalam penelitian ini yaitu melalui teknik pengumpulan data, reduksi data dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada tahap penciptaan arsip telah

berjalan dengan baik dan sistematis, ditunjukkan melalui pengelolaan surat masuk

dan surat keluar yang telah terkonsep serta tercatatnya dokumen surat masuk dan

surat keluar tersebut melalui website E-Surat yang dijadikan sebagai alat untuk

mencatat dokumen yang telah diterima maupun diciptakan, pada tahap

penggunaan arsip belum memiliki prosedur dalam proses peminjaman arsip,

dimana prosedur tersebut belum berjalan dengan optimal, kemudian pada tahap

pemeliharaan arsip telah berjalan melalui pelaksanaan pemeliharaan dokumen

arsip aktif maupun pemeliharaan arsip inaktif, namun pada tahap pemeliharaan

arsip ini belum berjalan secara maksimal dikarenakan banyaknya dokumen yang

belum teridentifikasi serta ruang penyimpanan yang masih berantakan dan sempit,

kurangnya sumber daya manusia yang memengaruhi pada pelaksanaan

pemeliharaan arsip itu sendiri. Pada tahap penyusutan arsip kegiatan yang

dilakukan yaitu kegiatan pemindahan arsip, tetapi hanya sebagian namun kegiatan

tersebut dilakukan sudah beberapa tahun yang lalu dan untuk saat masih belum

ada kegiatan pemusnahan dokumen dengan cara dokumen tersebut dihancurkan.

Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa pengelolaan arsip di Sub Bagian

Administrasi Kewilayahan Pemerintah Kota Surabaya belum berjalan dengan

baik.

Kata kunci : Arsip Dinamis, Pengelolaan Arsip, Sub Bagian Administrasi

Kewilayahan.

Dynamic archives are archives that are used directly in a job in agencies,
both government agencies and private agencies within a certain period of time.
This study aims to describe and analyze the management of dynamic archives in
the Subdivision of Territorial Administration of the Surabaya City Government
using the Muhidin and Winata theory (in Fauziyah, 2019) through 4 (four) stages,
namely archive creation, archive use, archive maintenance to archive shrinkage.
This study found that the management of dynamic archives in the Subdivision of
Territorial Administration of the Surabaya City Government has not run optimally
because employees who need a document do not use a loan form, piling up
archive documents that have not been identified due to the narrowness of the
storage location so that some documents have to be stored in the warehouse plus
archive management employees who have duties not only focus on archiving there
is no archive retention schedule, so that the accumulation of archive files in the
file cabinet. The method used in this research is to use descriptive qualitative
research methods. The informants in this study consisted of four people, namely
the Head of the Subdivision of Territorial Administration, two archive managers
and one staff of the Subdivision of Territorial Administration of Surabaya City
Government.

Data collection techniques are carried out through observation, interview
and documentation techniques and the techniques used in analyzing data in this
study are through data collection techniques, data reduction and conclusion
drawing. The results showed that at the archive creation stage it has been running
well and systematically, shown through the conceptualized management of
incoming letters and outgoing letters and the recording of incoming and outgoing
letter documents through the E-Letter website which is used as a tool to record
documents that have been received or created, at the archive use stage does not
yet have a procedure in the archive lending process, Then at the archive
maintenance stage has been running through the implementation of maintenance
of active archive documents and maintenance of inactive archives, but at this
stage archive maintenance has not run optimally due to the large number of
documents that have not been identified and storage space that is still messy and
narrow, lack of human resources that affect the implementation of archive
maintenance itself. At the archive depreciation stage, the activities carried out
are archive transfer activities, but only partly but these activities were carried out
several years ago and for now there are still no document destruction activities by
destroying the documents. Overall, it can be seen that archive management in the
Subdivision of Territorial Administration of the Surabaya City Government has
not gone well.
Keywords: dynamic archives, archive management, Subdivision Administration.