ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN, PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH KABUPATEN GRESIK

Analysis Of Dynamic Archive Management In The General And Staffing Subdivision Of The Development Planning, Research And Development Agency Of The Gresik District.

Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam suatu pekerjaan di instansi baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam jangka waktu tertentu. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis Pengelolaan arsip dinamis di sub bagian umum dan kepegawian Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian Dan Pengembangan Daerah Kabupaten Gresik dengan menggunakan teori Muhidin Dan Winata (dalam Fauziyah, 2019) melalui 4 (empat) tahapan yaitu penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip sampai penyusutan arsip. Penelitian ini menemukan bahwa Pengelolaan arsip dinamis di di sub bagian umum dan kepegawian Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian Dan Pengembangan Daerah Kabupaten Gresik belum berjalan secara optimal dikarenakan menumpuknya dokumen arsip yang belum teridentifikasi dikarenakan sempitnya lokasi penyimpanan sehingga membuat membuat beberapa dokumen harus disimpan di gudang ditambah lagi tidak adanya prosedur penggunaan arsip dan penyusutan yang membuat pegawai sub umum kepegawaian kesulitan dalam pengelolan arsip tersebut.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan metode penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif. Informan dalam penelitian ini terdiri dari empat orang yaitu Kepala Sub Bagian umum dan kepegawaian, pengelola arsip dan satu dua orang pengguna arsip sub bagian umum dan kepegawian Bappeda Kabupaten Gresik. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui teknik observasi, wawancara dan dokumentasi serta teknik yang digunakan dalam menganalisis data dalam penelitian ini yaitu melalui teknik pengumpulan data, reduksi data dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian menunjukan bahwa pada tahapan penciptaan arsip secara elektronik sudah berjalan dengan baik dan format surat masuk maupun surat keluar sudah ada di aplikasi srikandi, penciptaan secara manual juga dilakukan dengan baik mulai dari pencacatan sampai pendisposisian surat tersebut. Pada tahap pemeliharaan arsip telah berjalan melalui pelaksanaan pemeliharaan dokumen arsip aktif maupun inaktif, namun pada tahap pemeliharaan ini masih belum berjalan dengan maksimal dikarenakan banyak dokumen yang belum teridentifikasi serta ruang penyimpanan yang masih berantakan dan sempit dan pada tahap ini dilakukanya pemeliharaan menggunakan dua cara manual dan elektronik yang masih dilakukan secara bertahap pada elekrtonik menggunakan aplikasi srikandi untuk pemeliharanya sedangkan secara manual dengan melakukan pemilahan, penataan pada rak dokumen yang sudah disiapkan bedasarkan tanggal, penomoran dan deskripsi surat. Pada tahap penyusutan arsip kegiatan dilakukan yaitu kegiatan pemindahan arsip, tetapi hanya Sebagian namun kegiatan tersebut dilakukan secara bertahap yang masih belum ada pemusnahan dokumen dengan cara dokumen tersebut dihancurkan secara keseluruhan karena tidak adanya prosedur penyusutan dokumen kearsipan Pengelolaan arsip sub bagian umum dan kepegawian Bappeda Kabupaten Gresik.

Kata kunci : tata kelolah arsip, Pengelolaan arsip dinamis, bappeda kabupaten gresik

Dynamic archives are archives that are used directly in a job in agencies, both government agencies and private agencies within a certain period of time. This study aims to describe and analyze the management of dynamic archives in the general and staffing subdivision of the Development Planning, Research and Development Agency of Gresik Regency using Muhidin and Winata's theory (in Fauziyah, 2019) through 4 (four) stages, namely archive creation, archive use, archive maintenance to archive shrinkage. This study found that the management of dynamic archives in the general and staffing subdivision of the Gresik Regency Regional Development Planning, Research and Development Agency has not run optimally due to the accumulation of archive documents that have not been identified due to the narrowness of the storage location, making some documents have to be stored in the warehouse plus the absence of procedures for using archives and shrinkage which makes it difficult for sub-general staff to manage these archives

The method used in this research is to use descriptive qualitative research methods. The informants in this study consisted of four people, namely the Head of the General and Personnel Subdivision, the archive manager and one or two archive users of the general and personnel subdivision of the Gresik Regency Regional Development Planning, Research and Development Agency. Data collection techniques are carried out through observation, interview and documentation techniques and the techniques used in analyzing data in this study are through data collection techniques, data reduction and conclusion drawing.

The results showed that at the stage of electronic archive creation it has been running well and the format of incoming and outgoing letters is already in the srikandi application, manual creation is also carried out properly starting from recording to disposing of the letter. Also the physical receipt of incoming letters sent by outside Gresik OPD is also stored based on the date of the numbering letter which will be stored in the report book, at the stage of using the archive, it is handled directly by the archive manager to borrow archives used by employees but there are still no good usage procedures such as minutes and forms so that the archive manager, if he needs the archive, only looks at the letter disposition.Gresik At the archive maintenance stage, it has been running through the implementation of maintenance of active and inactive archive documents, but at this maintenance stage it is still not running optimally because many documents have not been identified and the storage space is still messy and narrow and at this stage maintenance is carried out using two manual and electronic methods which are still carried out in stages in electronics using the srikandi application for maintenance while manually sorting, arranging on a document rack that has been prepared based on date, numbering and letter description. At the stage of archive depreciation, activities are carried out, namely archive transfer activities, but only partially but these activities are carried out in stages, which still do not have document destruction by destroying the document as a whole because there is no procedure for depreciating archival documents for managing archives in the general and staffing subdivisions of the Gresik Regency Regional Development Planning, Research and Development Agency.

Keywords : archive management, dynamic archive management, bappeda gresik district