Sistem Pengarsipan Dokumen Pada Ngaglik Plaza Meggunakan Metode Index Field (SIPDONG)
Document Filing System at Ngaglik Plaza Using the Index Field Method (SIPDONG)
Pada Ngaglik Plaza yang memiliki cukup banyak data dalam hal pengarsipan dokumen, namun sistem pengarsipan masih dilakukan secara manual sehingga dalam jangka waktu panjang akan menyebabkan terjadinya penumpukan data arsip yang ada dan dapat menyebabkan munculnya resiko lain dalam hal penyimpanan dokumen yang dilakukan secara manual.
Melihat permasalahan yang ada, admin Ngaglik Plaza perlu mengubaah metode penyimpanan data arsip dengan baik. Maka dengan adanya sistem pengarsipan dokumen pada Ngaglik Plaza menggunakan metode index field diharapkan untuk dapat mempermudah dalam melakukan pengarsipan, pendataan, pengelolaan berkas-berkas surat yang ada serta membuat proses pengarsipan lebih mudah dan lebih efektif.
Adapun rancangan penelitian yang digunakan dalam pembuatan sistem pengarsipan dokumen Ngaglik Plaza yaitu dilakukan dengan tahap mengidentifikasikan masalah dengan cara mengumpulkan data, menganalisis kebutuhan serta merancang dengan menggunakan perancangan UML dan membuat sistem lalu melakukan pengujian dengan menggunakan black box testing.
Metode Index Field sendiri merupakan pengarsipan berdasarkan katagori, dan pencarian arsip berdasarkan jenisnya, sehingga dengan menggunakan metode ini dapat memberikan kemudahan dalam pengarsipan yang sedang berjalan saat ini, dan di implementasikan ke dalam sebuah aplikasi web.
Yang dihasilkan dari aplikasi sistem pengarsipan dokumen Ngaglik Plaza yairu dapat membantu melakukan pengarsipan dengan cepat dan dapat mengelola dokumen berdasarkan jenisnya.
Kata kunci: Sistem Informasi, Pengarsipan, Index Field
At Ngaglik Plaza, which has quite a lot of data in terms of document archiving, but the filing system is still done manually so that in the long term it will cause a buildup of existing archival data and can cause other risks in terms of storing documents that are done manually.
Seeing the existing problems, the Ngaglik Plaza admin needs to change the archive data storage method properly. So with the existence of a document filing system at Ngaglik Plaza using the index field method, it is expected to make it easier to do archiving, data collection, management of existing mail files and make the filing process easier and more effective.
The research design used in making the Ngaglik Plaza document filing system was carried out by identifying problems by collecting data, analyzing needs and designing using UML design and creating systems and then testing using black box testing.
The Index Field method itself is archiving by category, and searching for archives by type, so using this method can provide convenience in archiving that is currently running, and implemented into a web application.
What is produced from the Ngaglik Plaza document filing system application is that it can help archive quickly and can manage documents by type.
Keywords: Information System, Archiving, Index Field