PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK DI BALAI JASA KONSTRUKSI WILAYAH IV SURABAYA
DEVELOPMENT OF ELECTRONIC ARCHIVES MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM IN BALAI JASA KONSTRUKSI WILAYAH IV SURABAYA
Perkembangan teknologi yang semakin maju menjadikan semua berubah dari konvensional menjadikan serba elektronik. Pengelolaan arsip di berbagai pemerintah atau swasta perlu dilakukannya pengembangan dalam arsip elektronik. Pengarsipan yang dilakukan di Balai Jasa Konstruksi Wilayah IV Surabaya masih menggunakan arsip konvensional dengan pendataan hanya melalui Microsoft Office Excel. Menggunakan Microsoft Office Excel memang cukup mudah, namun kendala yang dihadapi adalah kesulitan dalam mencari file arsip. Selain hal tersebut jika ingin mencari file arsip yang terdahulu dibutuhkan banyak waktu. Penyimpanan file arsip juga hanya dilakukan oleh satu flashdisk pegawai dan dalam satu komputer saja. Jika flashdisk dan komputer yang digunakan atau ganti maka resiko file pengarsipan tersebut juga hilang. Sehingga sistem pengarsipan seperti ini tidak bekerja secara efektif dan efisien. Adanya sistem informasi manajemen arsip elektronik ini adalah proses pengembangan untuk pengelolaan arsip di Balai Jasa Konstruksi Wilayah IV Surabaya. Sistem informasi manajemen arsip elektronik ini berbasis Microsoft Office Access sehingga dapat memudahkan pengarsipan baik dalam pencarian atau penginputan data arsip. Tujuan dilakukannya penelitian ini yaitu untuk menciptakan aplikasi yang membantu proses pengarsipan yang ada di Balai Jasa Konstruksi Wilayah IV Surabaya, khususnya dalam pendataan dan pencarian arsip. Metode penelitian ini berdasarkan tahap ADDIE (Analysis, Design, Development, Implementation, and Evaluation). Hasil dan pembahasan pada penelitian ini adalah dengan cara melakukan analisis kebutuhan materi sistem manajemen arsip elektronik. Selain menganalisis sistem, dalam tahap ini juga menganalisis perangkat keras dan juga perangkat lunak yang dibutuhkan. Dalam tahap pembuatan desain produk sistem manajemen pengarsipan elektronik berbasis Microsoft Office Access dengan merancang Prototype Table, Form, Query, dan Report. Sedangkan pada tahap perwujudan dari langkah desain produk pada Microsoft Office Access baik dalam penambahan arsip maupun pencarian arsip. Tahap penerapan dilakukan dengan cara uji coba produk. Tahapan dan tata cara penggunaan sistem informasi manajemen arsip elektronik. Baik bagi admin maupun pengguna. Untuk tahap terakhir yaitu evaluasi dengan melakukan penilaian produk dan perbaikan produk berdasarkan uji coba lapangan. Dengan melihat hasil dan pembahasan peneliti menyarankan agar instansi dapat terus melakukan pengembangan dan menerapkan sistem manajemen aplikasi elektronik. Evaluasi juga harus dilakukan secara rutin agar sistem informasi manajemen arsip elektronik dapat berguna sesuai dengan kebutuhan.
Kata Kunci: Arsip, Microsoft Office Access, Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik
The development of increasingly advanced technology to make all of the change from conventional make-paced electronic. The management of archives in various government or private-need to do the development in the electronic archive. Archiving is done in Balai Jasa Konstruksi Wilayah IV Surabaya is still using the archive with conventional logging only through Microsoft Office Excel. Using Microsoft Office Excel is quite easy, but the obstacles facing is the difficulty in finding the file archive. In addition to these things if you want to find the archive file that earlier it takes a lot of time. Storage of archive files is also only done by one flash of the servants and one computer only. If the flash and the computer being used or replace then the risk of file archiving is also missing. So the archiving system like this does not work effectively and efficiently. The management information system electronic archive of this is the development process for the management of archives in Balai Jasa Konstruksi Wilayah IV Surabaya. Management information systems archive electronics is based on Microsoft Office Access so that it can facilitate the archiving either in the search or input data archive. The purpose of this study is to create applications that help the process of archiving in Balai Jasa Konstruksi Wilayah IV Surabaya, especially in data collection and search thethe archives. The research method is based on the stage of the ADDIE (Analysis, Design, Development, Implementation, and Evaluation). Results and discussion in this research is to perform an analysis of the needs of material management system electronic archive. In addition to analyzing system, in this stage also analyze the hardware and also the software needed. In the stage of manufacture of product design management system, electronic archiving-based Microsoft Office Access by designing a Prototype Table, Form, Query, and Report. While at this stage of the embodiment of the steps of product design in Microsoft Office Access both in additions to the archive and search the archives. The stage of the application made by way of trial product. The stages and procedures for the use of management information systems electronic archive. Good for admin and users. For the last stage is the evaluation with the assessment of products and repair of the product based on field trials. By viewing results and discussion the researchers suggested that agencies can continue to do development and implement a management system electronic applications. The evaluation should also be done regularly so that the information system management electronic archive can be useful in accordance with the needs.
Keywords: Archives, Microsoft Office Access, Management Information Systems Electronic Archive.