Analisis Penggunaan Aplikasi SI MAS BAIK (Sistem Manajemen Surat Berbasis Elektronik) dalam Pengelolaan Arsip Surat Masuk Berbasis Elektronik di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur

Analysis of the use of the SI MAS BAIK application (System Electronic-Based Mail Management) in managing electronic-based incoming mail archives at the Bureau of Government and Regional Autonomy Regional Secretariat of East Java Province

ABSTRAK

ANALISIS PENGGUNAAN APLIKASI SI MAS BAIK (SISTEM MANAJEMEN SURAT BERBASIS ELEKTRONIK) DALAM PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK BERBASIS ELEKTRONIK DI BIRO PEMERINTAHAN DAN OTONOMI DAERAH SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR

Kearsipan memiliki peran penting sebagai sumber informasi dalam sebuah organisasi atau instansi untuk memperlancar kegiatan administrasi. Dengan berkembangnya teknologi saat ini yang telah mempengaruhi semua organisasi, teknologi komputer merupakan sarana media informasi yang digunakan untuk mengelola data secara cepat dan efektif. Terutama dalam memudahkan pegawai untuk mengerjakan proses pengelolaan arsip. Pemanfaatan teknologi komputer dapat membuat arsip manual menjadi virtual serta dapat menciptakan arsip elektronik. Namun masih terdapat kasus pada beberapa instansi yang nyatanya masih belum siap dalam mengikuti perkembangan teknologi pada proses pengelolaan arsip elektronik, sehingga hasil dari kegiatan administrasi masih berupa dokumen berbentuk kertas yang sering menjadikan kendala dengan tempat penyimpanan, biaya pemeliharaan, serta faktor lain yang menyebabkan kerusakan pada arsip. Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk mendeskripsikan analisis penggunaan aplikasi SI MAS BAIK (Sistem Manajemen Surat Berbasis Elektronik) dalam pengelolaan arsip surat masuk berbasis elektronik di Biro Pemerintahan Dan Otonomi Daerah Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.

Metode yang digunakan pada penelitian ini yaitu metode penelitian deskriptif kualitatif. Fokus pada penelitian ini mengenai Daur Hidup Arsip Elektronik meliputi : (1) tahap penciptaan dan penyimpanan (creation and storage); (2) tahap distribusi dan penggunaan (distribution and use); (3) tahap pemeliharaan (maintanance); (4) disposisi (disposition).

Hasil penelitian menunjukkan  analisis penggunaan aplikasi SI MAS BAIK (Sistem Manajemen Surat Berbasis Elektronik) dalam pengelolaan arsip surat masuk berbasis elektronik di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur sudah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman dan teori daur hidup arsip pada aplikasi SI MAS BAIK (Sistem Manajemen Surat Berbasis Elektronik). Tahap penciptaan dan Penyimpanan (creation and storage) Arsip Elektronik berupa Surat Masuk yang ada di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Tahap distribusi dan Penggunaan (distribution and use) Dokumen di Biro Pemerintahan Pemerintahan dan Otonomi Daerah Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Tahap pemeliharaan (maintanance) Arsip Elektronik di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Tahap disposisi (disposition) Arsip di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.

Kata Kunci: pengelolaan, arsip, elektronik.

ABSTRACT

ANALYSIS OF THE USE OF THE SI MAS BAIK APPLICATION (LETTER MANAGEMENT SYSTEM ELECTRONIC BASED) IN MANAGEMENT OF ENTRY MAIL ARCHIVES ELECTRONIC BASED IN GOVERNMENT BUREAU AND REGIONAL AUTONOMY REGIONAL SECRETARIAT OF EAST JAVA PROVINCE

Archives have an important role as a source of information in an organization or agencies to expedite administrative activities. With the development of current technology This has affected all organizations, computer technology is a means of media information used to manage data quickly and effectively. Especially deep make it easier for employees to work on the archive management process. Technology utilization computers can create virtual manual archives and can create electronic archives. However, there are still cases in several agencies that are in fact still not ready in keep abreast of technological developments in the process of managing electronic records, so that the results of Administrative activities are still in the form of paper documents which often create obstacles with storage, maintenance costs, and other factors that cause damage on archive. This research was conducted aiming to describe the analysis of usage SI MAS BAIK application (Electronic Based Mail Management System) in managing records electronic-based entry letter at the Bureau of Government and Regional Autonomy of the Regional Secretariat East Java Province. 

The method used in this research is descriptive qualitative research method. The focus of this research on the Electronic Archive Life Cycle includes: (1) the creation stage and storage (creation and storage); (2) the stage of distribution and use (distribution and use); (3) the maintenance stage; (4) disposition (disposition). 

The results showed an analysis of the use of the SI MAS BAIK application (System Electronic-Based Mail Management) in managing electronic-based incoming mail archives at the Bureau of Government and Regional Autonomy Regional Secretariat of East Java Province already runs well in accordance with the guidelines and theory of the archive life cycle in the SI MAS application OK (Electronic Based Mail Management System). Creation and Storage stage (creation and storage) Electronic Archives in the form of Entry Letters in Government Bureaus and Regional Autonomy Regional Secretariat of East Java Province. Distribution and Use Stage (distribution and use) Documents at the Bureau of Government Administration and Regional Autonomy Regional Secretariat of East Java Province. Electronic Archives maintenance stage at Bureau of Government and Regional Autonomy Regional Secretariat of East Java Province. Stage disposition (disposition) Archives in the Bureau of Government and Regional Autonomy Regional Secretariat East Java Province.

Keywords: management, archives, electronics.