Pengembangan Sistem Pendataan Pengunjung Berbasis Website dengan Optical Character Recognition untuk Pemindaian Identitas di PUSPAGA Surabaya

Development of a Website-Based Visitor Data Collection System with Optical Character Recognition for Identity Scanning at PUSPAGA Surabaya

Pusat Pembelajaran Keluarga (PUSPAGA) Surabaya merupakan layanan publik yang memiliki peran penting dalam pemberdayaan keluarga. Sistem pencatatan pengunjung yang masih menggunakan Google Form menyebabkan proses input identitas berjalan lambat dan tidak terintegrasi dengan baik. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengembangkan sistem pendataan pengunjung berbasis website yang terintegrasi dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR) untuk mempercepat proses input data identitas pengunjung serta meningkatkan efisiensi pengelolaan informasi oleh DP3APPKB. Sistem ini dilengkapi dengan fitur pemindaian KTP otomatis, pengelolaan data pengunjung, identifikasi kebutuhan layanan, dan ekspor laporan rekapitulasi. Pengembangan sistem dilakukan dengan menyesuaikan struktur kode dari website SIAPPAK yang telah ada, serta diuji dalam lingkungan lokal tanpa deployment ke server produksi. Teknologi OCR diimplementasikan melalui backend Laravel menggunakan API dan skrip Python untuk mengekstrak data dari gambar KTP yang diunggah atau diambil melalui kamera. Dari sisi performa, sistem mampu mencapai rata-rata akurasi ekstraksi sebesar 84.31 persen berdasarkan pengujian terhadap 100 sampel. Selain itu, pengujian terhadap 88 data menunjukkan bahwa metode OCR dapat mengurangi rata-rata waktu input data dari 232.33 detik menjadi 70.36 detik per entri. Hasil ini menunjukkan bahwa sistem berfungsi secara optimal dari sisi teknis serta memberikan peningkatan nyata dalam efisiensi dan kualitas layanan pencatatan pengunjung di PUSPAGA Surabaya.

The Family Learning Center (PUSPAGA) Surabaya is a public service that plays a vital role in family empowerment. The existing visitor recording system still relies on Google Forms, resulting in slow and poorly integrated identity data input. This study aims to design and develop a website-based visitor data collection system integrated with Optical Character Recognition (OCR) technology to accelerate the identity input process and improve the efficiency of information management by DP3APPKB. The system is equipped with features such as automatic ID card scanning, visitor data management, service needs identification, and report export. The development process was adapted from the existing SIAPPAK website structure and tested in a local environment without deployment to a production server. The OCR technology is implemented via a Laravel backend using APIs and Python scripts to extract data from ID card images uploaded or captured via camera. In terms of performance, the system achieved an average extraction accuracy of 84.31 percent based on testing on 100 samples. Furthermore, testing on 88 data entries showed that the OCR method reduced the average data input time from 232.33 seconds to 70.36 seconds per entry. These results demonstrate that the system not only functions optimally from a technical perspective but also significantly improves the efficiency and quality of visitor data recording services at PUSPAGA Surabaya.