Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara Surabaya merupakan salah satu instansi yang menyelenggarakan tugas negara dibidang manajemen kepegawaian yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan Pegawai Negeri Sipil di Wilayah kerjanya dengan cepat termasuk juga dalam mengelola tata naskah Kepegawaian. Pada awalnya pengelolaan tata naskah hanya dilakukan dalam bentuk dokumen fisik, namun dengan semakin berkembangnya teknologi informasi maka Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara Surabaya merupakan salah satu instansi yag terkena dampak akan perkembangan tekologi informasi dengan yaitu menerapkan Aplikasi TakTronik salah satunya adalalah di bagian Kenaikan Pangkat, sehingga dengan adanya aplikasi TakTronik Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara Surabaya menerapkan kedua pengelolaan tata naskah yaitu dalam bentuk dokumen fisik maupun image document (aplikasi TakTronik).

Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mendeskripsikan tentang penerapan pengelolaan tata naskah dokumen fisik dan pengelolaan tata naskah Image Documet (aplikasi TakTronik) yang ada pada bagian Kenaikan Pangkat di Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara Surabaya.

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan terdapat 2 (dua) fokus yaitu pegelolaan tata naskah dokumen fisik dan pengelolaann tata naskah Image Document (Aplikasi TakTronik) dengan pengumpulan data yang dilakukan dengan  (tiga) teknik yaitu melalui tahap obserasi, wawancara dan dokumentasi. Dan teknik anaslisi yang data yang digunakan dalam penelitian ini meliputio 3 (tiga) tahap yaitu Redukasi data, penyajian data dan penyimpulan/verifikasi.

Hasil penelitian ditemukan bahwa (1) pengelolaan tata naskah dokumen fisik di bagian Kenaikan Pangkat meliputi: pencatatan tata naskah kedalam daftar isi dan kartu induk pegawai kemudian melakukan penyimpanan kdalam lemari penyimpanan dengan megurutkan tata naskah berdasarkan NIP PNS dengan pemeliharaanya yaitu denga memasukkan tata naskah kedalam map bening dan map biru yang dinilai lebih aman dan tahan lama. (2) Pengelolaan tata naskah image document (Aplikasi TakTronik) di bagian Kenaikan Pangkat meliputi : melakukan pemindaian dokumen dengan mengambil tata  naskah di lemari penyimpanan dengan mengurutkan sesuai dengan urutan NIP PNS lalu melakukan scanning dengan cara membuka aplikasi TakTronik serta memasukkan dokumen pada alat scanner yang kemudian penyimpanannya akan tersimpan secara otomatis pada saat melakukan scan, dan pemeliharaan tata naskah pada aplikasi TakTronik memiliki pencarian dokumen, tambah dokumen dan hapus dokumen. pengelolaan dokumen fisik dan Aplikasi Taktronik dikelola oleh pengelola yang sama sesuai dengan wilayah tanggung jawabnya masing – masing.

Saran yang dapat diberikan pada untuk bidang Pengelolaan Arsip Kepegawaian pada bagian Kenaikan Pagkat adala perlu adanya pengusulan pengelola yang baru, penambahan fitur pada aplikasi TakTronik, dan diadakannya latihan/pengarahan pada proses digitalisasi kepada pengelola tata naskah sehingga akan memperrmudah pemahaman mengenai penamaan dokumen pada saat melakukan scanning.

Regional Office II Surabaya State Personnel Agency is one of the agencies that carry out state tasks in the field of personnel management which is expected to meet the needs of Civil Servants in their work Area quickly, including in managing the Civil Service manuscript. Initially the management of manuscripts was only done in the form of physical documents, but with the development of information technology, the Regional Office II of the Surabaya State Personnel Agency was one of the agencies affected by the development of information technology by implementing the Electronic Application, one of which was in the Promotion Section, so that with the Takronronic application of the Regional Office II the Surabaya State Civil Service Agency applies both manuscript management, namely in the form of physical documents and image documents (TakTronik applications).

The purpose of writing this Final Project is to describe the application of the management of physical document manuscripts and the management of the Image Documet manuscripts (takTronik application) that is in the Promotion Section at the Regional Office II of the Surabaya Civil Service Agency.

This type of research used in this study is descriptive qualitative with there are 2 (two) focuses, namely the management of physical document manuscripts and the management of Image Document manuscripts (Application of Electronic) with data collection carried out with (three) techniques, namely through the stages of observation, interviews and documentation. And data analysis techniques used in this study cover 3 (three) stages, namely data education, data presentation and conclusion / verification.

The results of the study found that (1) the management of physical document manuscripts in the Promotion Section includes: recording the manuscript into the table of contents and employee master card then storing it in the storage cabinet by sorting the manuscript based on the PNS NIP with its maintainers by inserting the manuscript into the folder clear and blue map which is considered safer and durable. (2) Management of the document image manuscripts (Notronic Application) in the Promotion Section includes: scanning documents by taking manuscripts in storage cabinets by sorting according to the NIP PNS sequence and then scanning by opening the Tronic application and entering documents in the scanner tool then the storage will be saved automatically at the time of the scan, and maintenance of the script in the TakTronik application has a search for documents, add documents and delete documents. the management of physical documents and the Tactronic Application are managed by the same manager in accordance with their respective areas of responsibility.

Suggestions that can be given to the field of Managing Archive Management in the section Increase Pagkat is the need for new manager proposals, additional features in the TakTronik application, and holding training / direction on the digitalization process to the manuscript manager so that it will facilitate understanding of naming documents when doing scanning.

Keywords: Manuscript, Physical Documents, TAKTRONIK Application.