ABSTRAK

PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK BERBASIS ELEKTRONIK DI DINAS PENDIDIKAN KOTA SURABAYA (Studi Penerapan Aplikasi E-surat Pada Sekretariat Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian)

Nama : Oryza Febryanti

NIM : 16040263062

Program Studi : DIII Administrasi Negara 2016

Fakultas : Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum

Nama Lembaga : Universitas Negeri Surabaya

Pembimbing : Yuni Lestari. S.AP., M.AP

Pengelolaan arsip surat masuk berbasis elektronik Di Dinas Pendidikan Kota Surabaya sebelumnya secara manual namun seiring perkembangan teknologi muncul aplikasi e-surat yang diterapkan Dinas Pendidikan Kota Surabaya sejak tahun 2016 untuk memudahkan pegawai dalam menemukan kembali surat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dengan cepat, tepat dan akurat. Tujuan penelitian ini adalah mendeskripsikan Pengelolaan Arsip Surat Masuk Berbasis Elektronik di Dinas Pendidikan Kota Surabaya (studi penerapan aplikasi e-surat pada sekretariat sub bagian umum dan kepegawaian) serta mendeskripsikan kendala yang dihadapi dalam penerapannya di Dinas Pendidikan Kota Surabaya. Metode penelitian menggunakan penelitian deskriptif dengan metode kualitatif. Fokus penelitian yaitu pengelolaan arsip surat masuk berbasis elektronik melalui aplikasi e-surat berdasarkan teori Priansa dan Damayanti (2015:47) dan kendala pengelolaan arsip surat masuk berbasis elektronik melalui aplikasi e-surat berdasarkan teori Siatiras (dalam Sugiarto dan Wahyono, 2014:88). Teknik pengumpulan data dilakukan tiga tahapan yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini melalui empat tahapan yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi. Hasil dari penelitian ini adalah (1) pengelolaan arsip surat masuk melalui e-surat meliputi: memindahkan dokumen dengan cara scanning, conversion, dan importing yang bergantung pada alat atau media elektronik, menyimpan dokumen disimpan kedalam sistem e-surat yang terintegrasi oleh server pusat, mengindeks dokumen berdasarkan indeks fields, dan pengontrolan akses dimana setiap pegawai diberi batasan dalam menggunakan aplikasi e-surat. (2) Dalam pengelolaan arsip surat melalui aplikasi e-surat kendala mengenai memanipulasi informasi dan terbatasnya data tahan media fisik penyimpanan tidak menjadi kendala di Dinas Pendidikan Kota Surabaya akan tetapi Dinas Pendidikan Kota Surabaya masih mengalami kendala dalam hal biaya pengadaan alat maupun sistem yang relatif tinggi (genset) dan ketergantungan pada media elektronik dalam pengoperasian aplikasi e-surat. Saran yang dapat direkomendasikan adalah butuh integrasi selingkup instansi Pemerintah Kota Surabaya dan perlu komitmen antara instansi Pemerintah Kota Surabaya dengan Dinas Pendidikan Kota Surabaya (eksternal) untuk menggunakan aplikasi e-surat, perlunya komitmen antara pimpinan dengan pegawai Dinas Pendidikan Kota Surabaya (internal) dalam menggunakan aplikasi e-surat, perlu adanya penyediaan sarana prasarana yang memadai seperti genset sebagai antisipasi padamnya listrik yang dapat menghambat pekerjaan, dan perlunya dilakukan update pada hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) yang telah usang dan tidak berfungsi.

Kata kunci : Pengelolaan, Arsip Surat Masuk, E-surat

ABSTRACT

MANAGEMENT OF ELECTRONIC BASED ENTRY LETTER ARCHIVES IN SURABAYA CITY EDUCATION AGENCY (Study of Application of E-surat at the Secretariat of Subdivision General and Staffing)

Name : Oryza Febryanti

NIM : 16040263062

Study program : DIII State Administration 2016

Faculty : Faculty Social Sciences and Law

Name of Institution : Surabaya State University

Supervisor : Yuni Lestari. S.AP., M.AP

Management of electronic mail-entry archives in the Surabaya City Education Office beforehand manually but with the development of technology emerged the e-surat application that has been implemented by the Surabaya City Education Office since 2016 to facilitate employees in finding letters back whenever needed quickly, precisely and accurately. The purpose of this study is to describe the Management of Electronic Based Entry Archives in the Surabaya City Education Office (study of the application of e-surat at the general and staffing sub-division secretariat) and describe the obstacles encountered in its application in the Surabaya City Education Office. The research method uses descriptive research with qualitative methods. The focus of research is the management of electronic mail-based archives through e-surat applications based on Priansa and Damayanti theory (2015: 47) and the constraints on managing electronic-based mail archives through e-surat applications based on Siatiras theory (in Sugiarto and Wahyono, 2014: 88). Data collection techniques carried out three stages, namely observation, interviews, and documentation. Data analysis techniques used in this study through four stages, namely data collection, data reduction, data presentation, and drawing conclusions / verification. The results of this study are (1) managing incoming mail archives through e-surat includes: moving documents by scanning, conversion, and importing that depend on electronic devices or media, storing documents stored into e-mail systems that are integrated by the central server, indexing documents based on index fields, and controlling access where each employee is given restrictions in using e-mail applications. (2) In managing mail archives through the application of e-surat, constraints regarding manipulating information and limited data on physical storage media are not an obstacle in the Surabaya City Education Office, but the Surabaya City Education Office is still experiencing problems in terms of the relatively high cost of procuring equipment and systems. (genset) and dependence on electronic media in the operation of e-surat applications. Suggestions that can be recommended are the need for integration of the Surabaya City Government agencies and the commitment between the Surabaya City Government agencies and the Surabaya City Education Office (external) to use the esurat application, the need for commitment between the leadership and the Surabaya City Education Office staff (internal) in using e-surat application, it is necessary to provide adequate infrastructure such as generators in anticipation of power outages that can hamper work, and the need for updates to hardware and software that is outdated and malfunctioning.

Keywords: Management, Incoming Letter Archives, E-surat