Inovasi SIDIRA (Sistem Digital Surat Internal) pada Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Surabaya

Innovation of SIDIRA (Internal Digital Letter System) at the Surabaya City Regional Financial and Asset Management Agency

Transformasi digital dalam administrasi pemerintahan telah menjadi kebutuhan mendesak dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan publik. Salah satu bentuk transformasi tersebut adalah peralihan sistem pengelolaan surat dari manual ke digital. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis pelaksanaan inovasi SIDIRA (Sistem Digital Surat Internal) di lingkungan Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kota Surabaya. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa wawancara mendalam, observasi langsung, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan SIDIRA secara umum telah memberikan dampak positif terhadap proses administrasi persuratan, khususnya dalam hal kecepatan pencarian surat, kemudahan disposisi, serta kerapian arsip digital. Berdasarkan analisis terhadap tiga dimensi utama dalam teori Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT), ditemukan bahwa implementasi SIDIRA telah sejalan dengan teori tersebut. Dimensi Performance Expectancy tercermin dari peningkatan efisiensi administrasi dan kemudahan akses dokumen. Dimensi Effort Expectancy terpenuhi melalui tampilan antarmuka yang sederhana dan pelatihan bagi pengguna, sehingga sistem mudah diadaptasi. Dimensi Social Influence juga kuat, ditunjukkan oleh dukungan pimpinan, budaya organisasi yang terbuka terhadap inovasi, serta regulasi internal yang mendorong penggunaan sistem. Namun, pada dimensi Facilitating Conditions, masih terdapat hambatan berupa keterbatasan server, bandwidth yang belum optimal, dan kurangnya tenaga teknis pendukung. Oleh karena itu, dibutuhkan peningkatan infrastruktur jaringan dan penguatan kapasitas SDM teknis untuk menjamin keberlanjutan dan optimalisasi pemanfaatan SIDIRA ke depan.

Kata Kunci: SIDIRA, Digitalisasi Persuratan, Administrasi Pemerintahan, UTAUT, Efisiensi Kerja, Infrastruktur Digital

Digital transformation in government administration has become an urgent need in an effort to improve the efficiency and effectiveness of public services. One form of this transformation is the transition of the letter management system from manual to digital. This study aims to describe and analyze the implementation of the SIDIRA (Internal Digital Letter System) innovation in the Surabaya City Financial and Asset Management Agency (BPKAD). This study uses a qualitative approach with data collection techniques in the form of in-depth interviews, direct observation, and documentation. The results of the study indicate that the implementation of SIDIRA in general has had a positive impact on the letter administration process, especially in terms of the speed of letter searches, ease of disposition, and neatness of digital archives. Based on an analysis of the three main dimensions in the Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT), it was found that the implementation of SIDIRA was in line with the theory. The Performance Expectancy dimension is reflected in increased administrative efficiency and ease of document access. The Effort Expectancy dimension is fulfilled through a simple interface and training for users, so that the system is easy to adapt. The Social Influence dimension is also strong, indicated by leadership support, an organizational culture that is open to innovation, and internal regulations that encourage the use of the system. However, in the Facilitating Conditions dimension, there are still obstacles in the form of server limitations, suboptimal bandwidth, and lack of supporting technical personnel. Therefore, it is necessary to improve network infrastructure and strengthen the capacity of technical human resources to ensure the sustainability and optimization of SIDIRA utilization in the future.

Keywords: SIDIRA, Digitalization of Correspondence, Government Administration, UTAUT, Work Efficiency, Digital Infrastructur