ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF PADA BAGIAN SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA TIMUR

ANALYSIS OF DYNAMIC ACTIVE ARCHIVE MANAGEMENT IN THE SECRETARIAT DIVISION OF THE EAST JAVA PROVINCE EDUCATION SERVICE

Arsip dinamis adalah jenis arsip yang sering digunakan dalam pekerjaan harian organisasi, sehingga perlu dikelola dengan rapi dan teratur agar bisa bermanfaat bagi pihak yang menciptakan maupun yang menggunakannya. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis aktif pada Bagian Sekretariat Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur dengan mengacu pada teori Muhidin dan Winata (2018) melalui empat tahapan yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Sumber data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yaitu pengumpulan data, reduksi data, dan penarikan kesimpulan. Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Bagian Sekretariat Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur masih belum optimal, dapat dilihat dari 4 tahap pengelolaan arsip dinamis yaitu : (1) Tahap penciptaan arsip sudah berjalan dengan baik dan sistematis, namun masih ada kendala pada minimnya ruang penyimpanan arsip, sehingga perlu dilakukan langkah pengajuan penambahan fasilitas seperti penambahan ruang arsip sementara kepada pimpinan, (2) Tahap penggunaan arsip masih belum diberlakukannya prosedur peminjaman arsip yang sudah ada, sehingga upaya yang dapat dilaksanakan yaitu penerapan prosedur peminjaman arsip, (3) Pemeliharaan arsip aktif telah berjalan baik, sehingga pemeliharaan perlu terus dipertahankan untuk memastikan keutuhan fisik serta keamanan informasi yang terkandung dalam arsip, (4) Tahap penyusutan arsip belum pernah dilakukan karena belum tersedianya jadwal retensi arsip, sehingga upaya yang dapat dilakukan yaitu melakukan koordinasi dengan pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk menyusun jadwal retensi arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Dynamic archives are a type of archive that is often used in the daily work of an organization, so it needs to be managed neatly and orderly so that it can be useful for both the creator and the user. This study aims to analyze the management of active dynamic archives in the Secretariat Section of the East Java Provincial Education Office by referring to the theory of Muhidin and Winata (2018) through four stages, namely creation, use, maintenance, and depreciation. This study uses a descriptive qualitative method. The data sources used are primary data and secondary data with data collection techniques through observation, interviews, and documentation. Data analysis techniques are data collection, data reduction, and drawing conclusions. The results of the study indicate that the management of active dynamic archives in the Secretariat Section of the East Java Provincial Education Office is still not optimal, as can be seen from the 4 stages of dynamic archive management, namely: (1) The archive creation stage has been running well and systematically, but there are still obstacles in the lack of archive storage space, so it is necessary to take steps to submit additional facilities such as adding temporary archive space to the leadership, (2) The archive usage stage has not yet implemented the existing archive lending procedures, so that the efforts that can be implemented are the implementation of archive lending procedures, (3) Active archive maintenance has been running well, so that maintenance needs to be continuously maintained to ensure the physical integrity and security of the information contained in the archives, (4) The archive reduction stage has never been carried out because there is no archive retention schedule available, so that the efforts that can be made are to coordinate with the Library and Archives Service to prepare an archive retention schedule in accordance with the applicable procedures.