Peran arsip terhadap sebuah organisasi pemerintah maupun swasta sangatlah penting, arsip diperlukan sebagai sarana informasi dan  bukti resmi dalam penyelenggaraan administrasi untuk kelancaran administrasi dalam suatu kantor, sehingga membutuhkan pengelolaan arsip yang baik dalam pelaksanaannya. Tujuan penelitian tugas akhir ini adalah mendeskripsikan tentang bagaimana Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Sub Bagian Keuangan dan Umum Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII Surabaya.

Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data dikumpulkan dengan menggunakan teknik wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan melalui empat tahapan, yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian ini menggambarkan tentang: (1) pengelolaan arsip dinamis aktif di Sub Bagian Keuangan dan Umum Bagai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII Surabaya yang meliputi a) Penciptaan arsip, yaitu kegiatan penerimaan berkas LPJ (Lembar Pertanggungjawaban) penyerapan anggaran meliputi: Gaji/Uang Makan/Lembur, Honor/Ganti Uang/Perjalanan Dinas/pengadaan, pembelian alat tulis kantor, pembelian barang, perbaikan, pembuatan jalan dan jembatan, pembayaran wifi dan telephone, pembayaran listrik dari enam bidang yang ada di Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII Surabaya tetapi tidak ada bagan alur penciptaan yang dibuat untuk SOP Sub Bagian Keuangan dan Umum. b) Penggunaan arsip, yaitu kegiatan untuk menyajikan arsip bagi pengguna yang membutuhkan dengan menuliskan peminjamannya di buku agenda warna hijau karena di Sub Bagian keuangan dan Umum tidak dibuatkan prosedur tata cara penggunaan arsip dan peraturan penggunaan arsip sehingga menimbulkan masalah hilangnya arsip. c) Pemeliharaan arsip, yaitu kegiatan menjaga keutuhan arsip agar arsip tidak mudah rusak dengan cara dibersihkan setiap hari rutin dan pemberian fumigasi satu tahun sekali. Sistem penyimpanan arsip kurangnya sarana prasarana seperti lemari dan pengetahuan Sumber Daya manusianya kurang dalam pengelolaan arsip, dimana system penataan menggunakan sistem nomer SPM (Surat Perintah Membayar) dan sistem subyek yang diklasifikasikan sesuai subjek masing-masing arsip dari hasil saran peneliti. d) Penyusutan arsip, yaitu kegiatan mengurangi jumlah (volume) arsip dengan cara dipindahkan arsip ke ruangan arsip besar yang berada di lantai 4.

Saran yang diberikan yaitu perlu dibuatkan bagan alur penciptaan arsip supaya memiliki SOP pengelola kearsipan, perlu dibuatkan tata cara atau prosedur penggunaan arsip dan peraturan-peraturan dalam penggunaan arsip, pelatihan untuk Sumber Daya Manusia dalam bidang kearsipan terutama pada pengelolaan arsip, penambahan sarana dan prasarana. Selai itu, perlu ditambahkan system pemeliharaan pada arsip keuangan karena pemeliharaan yang dilakukan Sub Bagian Keuangan dan Umum masih kurang baik.

Kata Kunci: Pengelolaan Arsip, Arsip Dinamis Aktif, Keuangan.

The role of records in government or private organizations is very important, archive is needed as a means of information and official evidence in the administration of administration for the smooth administration of an office, so it requires good records management in its implementation. The purpose of this thesis research is to describe how the Management of Active Dynamic Archives in the Sub Bagian Keuangan dan Umum Balai besar Pelaksanaan Jalan nasional VIII Surabaya.

The research method used is descriptive qualitative. Data collection techniques were collected using interviews, observation, and documentation. Data analysis techniques are used through four stages, namely data collection, data reduction, data presentation and conclusion drawing.

The results of this study illustrate: (1) the Management of Active Dynamic Archives in the Sub Bagian Keuangan dan Umum Balai besar Pelaksanaan Jalan nasional VIII Surabaya which includes a) Creation of archives, namely activities of receiving LPJ (Responsible Sheet) budget absorption activities including: Salary / Food Allowance / Overtime, Honor / Replace Money / Official Travel / procurement, purchase of office stationery, purchase of goods, repairs, road construction and bridges, wifi and telephone payments, electricity payments from six fields in the Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII Surabaya, but there is no creation flow chart created for SOPs for Sub Bagian Keuangan dan Umum. b) Use of records, which is an activity to present notes to users who need them and by writing their loans in the green agenda book because the financial and public sub-sections do not make procedures for the use of records and regulations regarding the use of records, causing problems with the loss of records. c) Maintenance of archives, namely activities to maintain the integrity of the archive so that the archive is not easily damaged by cleaning it every day routinely and giving fumigation once a year. Archive storage systems lack infrastructure such as cabinets and knowledge of human resources lacking in records management, where the structuring system uses the SPM number system (Payment Order) and subject systems classified according to the subject of each archive from the results of the researcher's suggestions. d) Depreciation of the archive, namely activities to reduce the number (volume) of records by moving the archive to a large archive room on the 4th floor.

The advice given is that it is necessary to make a flow chart for archiving to have an SOP for archival management, it is necessary to make procedures or procedures for using archives and regulations in the use of archives, training for Human Resources in the field of archives, especially in the management of records, the addition of facilities and infrastructure. In addition, it is necessary to add a maintenance system to the financial archive because maintenance by the Sub Bagian Keuangan dan Umum is still not good

Keywords: Archive Management, Active Dynamic Archives, Finance.